Yang dulunya mahal dan rumit untuk diterapkan menjadi lebih mudah dan menghemat biaya jangka panjang. Berikut adalah saran untuk menjadi nirkertas.
Yang dulunya mahal dan rumit untuk diterapkan menjadi lebih mudah dan menghemat biaya jangka panjang. Berikut adalah saran untuk menjadi nirkertas.
Meskipun kantor nirkertas (tanpa kertas) telah lama menjadi aspirasi bagi bisnis, awal pandemi COVID-19 lah yang menjadikannya sebuah keharusan. Kami telah menyusun daftar praktis untuk membantu kamu mengarahkan bisnismu di jalan menuju transformasi digital.
Mengembangkan Budaya Perusahaan Nirkertas
Setiap upaya untuk mengubah cara kerja bisnis akan dimulai dari dalam dan dari atas ke bawah. Mewujudkan lingkungan kerja tanpa kertas bisa menjadi tantangan, tetapi dengan perencanaan dan implementasi yang cermat, ditambah alat yang tepat, itu dapat dilakukan.
Menyiapkan Tim Pemberdayaan
Tergantung seberapa besar organisasi, tim atau staf pemberdayaan dapat menjadi sumber daya yang sangat membantu untuk mendukung perubahan dan menawarkan saran dan pelatihan. Menjadi nirkertas berarti harus mendigitalisasi dan mengotomatisasi beberapa proses di perusahaan, yang berarti kamu harus memiliki orang yang tepat yang memimpin dengan memberi contoh dan memberikan pelatihan perangkat lunak dan proses baru pada karyawan.
Beralih ke Penagihan Tanpa Kertas
Beralih ke penagihan tanpa kertas tidak hanya membuat proses bisnis lebih mudah, namun juga menghemat biaya. Beberapa manfaat nyata dari digitalisasi faktur meliputi:
- Menghindari biaya keterlambatan dari tagihan yang salah tempat, terlupakan, atau hilang
- Peningkatan keamanan (penagihan dengan kertas dapat membuat bisnis rentan akan pencurian)
- Penghematan biaya ongkos kirim dan surat-menyurat
- Menghemat waktu untuk melacak faktur
Mengadakan Pertemuan Nirkertas
Menggunakan platform digital untuk menjauhkan kertas dari ruang pertemuan tampak menantang pada awalnya, namun dokumentasi pertemuan digital memiliki banyak manfaat bagi semua orang:
- Menyiapkan agenda kompleks dalam hitungan menit
- Semua peserta tetap menyadari perubahan agenda
- Menyiapkan dan memperbarui materi dalam lingkungan interaktif
- Dapatkan semua informasi rapat di muka
- Memiliki semua notulen rapat yang mudah diakses dalam format digital
Beralih ke Tugas & Memo Nirketas
Beralih ke daftar tugas, memo, dan catatan nirkertas cukup mudah, terutama dengan sejumlah perangkat lunak manajemen dokumen yang pintar di pasaran. Sebagian besar opsi yang tersedia juga dilengkapi dengan opsi untuk kolaborasi — dan sinkronisasi — dengan rekan tim.
Lingkungan Kerja Prioritas Mobilisasi
Bahkan di lingkungan kantor tanpa kertas sepenuhnya, kertas terkadang masih digunakan. Biasanya terjadi karena komunikasi dengan vendor, mitra, dan klien eksternal yang belum menempuh rute tanpa kertas. Cara termudah untuk menghentikan penggunaan kertas yang tidak perlu adalah dengan menghubungkan karyawan dengan cara mendigitalisasi dokumen saat bepergian. Aplikasi Mobile Smallpdf adalah alat yang sangat berguna untuk memindai, mengedit, menyimpan, dan berbagi dokumen saat bepergian.
Tanda Tangan Nirketas
Mencetak, menandatangani, memindai, mengirim, dan menyimpan kontrak mungkin menjadi salah satu tugas yang paling memakan waktu dalam bisnis, namun juga yang paling penting. Perbedaan waktu antara mendapatkan tanda tangan tradisional versus elektronik adalah 5 hari versus 37 menit.
Alat eSign Smallpdf menanggapi kebutuhan akan tanda tangan elektronik dan digital yang cepat dan mudah serta memenuhi persyaratan keamanan. Alat ini juga menggabungkan fungsi pengeditan untuk menambahkan tanggal dan teks sebelum penandatanganan. Pengguna juga dapat meminta hingga 100 tanda tangan dari pihak lain dan melacak proses penandatanganan lewat perangkat lunak. Pengguna didorong untuk mengecek undang-undang setempat mengenai legalitas dan tanda tangan elektronik.
Investasi Pada Perangkat Lunak PDF
Bahkan ketika bisnis telah sepenuhnya menjadi digital, tetaplah penting untuk mengetahui cara mengedit, mengubah, dan memanipulasi jenis file yang berbeda untuk mempertahankan ekosistem nirkertas yang baru. Bahkan lebih penting untuk memastikan bahwa semua orang dalam bisnis dapat dengan mudah memahami dan menggunakan perangkat lunak PDF baru. Meskipun perangkat lunak PDF mahal dulunya, terdapat pilihan yang lebih mudah digunakan dan terjangkau, seperti Smallpdf, serta membutuhkan sedikit pelatihan atau tidak sama sekali untuk digunakan.
Siap untuk menandatangani dokumen kamu tanpa tinta dan kertas?
Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina
