10 pasos para abandoner el papel

El concepto de oficina digital ha sido muy popular desde el inicio de los formatos de documentos electrónicos, como el PDF (Portable Document Format), que existe desde principios de los años 90. Más de tres décadas después, el PDF se ha convertido en el estándar técnico del sector durante más de 10 años.

Si bien la oficina libre de papel ha sido siempre una aspiración tanto de empresas como de particulares ha sido en última instancia la pandemia del COVID-19 la que ha hecho que una oficina libre de papel deje de ser un simple atributo o ventaja y se convierta en una necesidad básica. Algo que antes era caro y complicado de implementar se ha convertido en un proceso mucho más sencillo y que permite ahorrar costes a largo plazo. Estos son nuestros consejos para pasar a una oficina digital y libre de papel.

Pasos para pasar del papel al formato digital

 

1. Incorporar la digitalización en la cultura de la empresa

Los cambios nacen desde dentro. Todo esfuerzo por transformar el funcionamiento de una empresa debe empezar desde dentro y desde arriba hacia abajo. Avanzar hacia un ecosistema de trabajo libre de papel puede ser un reto, pero con una planificación e implementación minuciosas, además de las herramientas adecuadas, puede conseguirse.

2. Establecer un equipo de apoyo para la digitalización

En función del tamaño de una organización, un equipo -o una persona- de apoyo para el proceso de digitalización puede ser un recurso realmente útil para respaldar el proceso de transformación y ofrecer asesoramiento y formación. La eliminación del papel significa tener que digitalizar e incluso automatizar múltiples procesos de la empresa. Para ello, será necesario que las personas adecuadas den ejemplo y formen a los empleados que no tengan los conocimientos técnicos necesarios. Una oficina digital requiere el compromiso de todos los empleados con el proceso de transición, por lo que la formación es una importante inversión inicial.

3. Comprobar el grado de cumplimiento

Antes de invertir en herramientas para digitalizar documentos, es recomendable comprobar primero si existen normas de cumplimiento que obliguen a conservar copias impresas de documentos con firma manuscrita durante un periodo de tiempo determinado. Hoy en día la firma electrónica suele estar comúnmente aceptada. Sin embargo, en función del lugar del planeta en el que te encuentras es aconsejable consultar la legislación local en materia de certificación y firma de documentos.

4. Pasar a la facturación en formato electrónico

Pasar a la facturación digital no sólo facilita los procesos empresariales, sino que ahorra costes. Algunas de las ventajas de digitalizar las facturas son:

• Evitar los recargos por retraso en el pago de facturas extraviadas, olvidadas o perdidas
• Mejora de la seguridad (la facturación en papel puede hacer que las empresas sean más vulnerables a los robos)
• Ahorro de costes de franqueo y envío postal
• Ahorro de tiempo en la búsqueda de facturas

5. Tener reuniones sin papel

Pasar del papel a las plataformas digitales durante las reuniones de empresa puede parecer un reto al principio, pero definitivamente merece la pena. La documentación digital tiene muchas ventajas tanto para el organizador como para todos los participantes, por ejemplo:

• Establecer agendas complejas en cuestión de minutos
• Todos los participantes se mantienen al día de los cambios en el orden del día
• Preparar y actualizar el material en un entorno interactivo
• Obtener toda la información de la reunión por adelantado
• Tener todas las notas de la reunión fácilmente accesibles en formato digital

6. Tareas y notas en formato digital y sin papel

Pasar a las listas de tareas, memos y notas sin papel es fácil, sobre todo con la gran cantidad de software de gestión de documentos inteligente que hay en el mercado. La mayoría de las opciones también incluyen la posibilidad de colaborar y sincronizarse con los compañeros de equipo.

7. Un ecosistema de trabajo nómada

Incluso en un entorno de oficina totalmente libre de papel, es posible que haya un cierto consumo de papel. Esto se debe, sobre todo, a la comunicación constante con proveedores externos, socios y clientes que aún no han pasado al formato digital. La mejor manera, y la más proactiva, de mitigar este consumo de papel es dotar a los empleados de una vía móvil para digitalizar documentos compatibles con el entorno sin papel de la empresa. La aplicación móvil Smallpdf es una herramienta especialmente útil para escanear, editar, almacenar y compartir documentos en cualquier lugar.

8. Introducir la firma digital

Imprimir, firmar, escanear, enviar y almacenar contratos puede ser una de las tareas que más tiempo consumen en el trabajo. Una recopilación de estadísticas compartida por "Finances Online" revela que se tarda una media de cinco días en conseguir una firma tradicional, mientras que una firma electrónica solo requiere 37 minutos.

La herramienta eSign de Smallpdf responde a la necesidad de contar con firmas electrónicas y digitales rápidas y sencillas que cumplen con todos los requisitos de seguridad. La herramienta también incorpora una función de edición para añadir fechas y texto antes de firmar. Los usuarios también pueden solicitar hasta 100 firmas a terceros y hacer un seguimiento del proceso de firma desde el software. En general, las firmas digitales están ampliamente aceptadas, pero recomendamos a nuestros usuarios que consulten la legislación local sobre la legalidad de la firma electrónica.

9. Invertir en software para PDFs

Una vez digitalizada toda la documentación, es importante saber cómo editar, convertir y manipular los diferentes tipos de archivos para mantener el nuevo ecosistema sin papel. Es aún más importante asegurarse de que todos los usuarios de la empresa puedan entender y utilizar fácilmente el nuevo software de gestión de archivos PDF para que la empresa lo incorpore completamente. Aunque el software para archivos PDF solía ser costoso de adquirir e implementar, existen opciones ágiles y fáciles de usar, como Smallpdf, que son asequibles y requieren poca o ninguna formación para su uso.

10. Implantar nuevas soluciones para el reciclaje en la oficina

Desgraciadamente, la eliminación del papel rara vez se produce de la noche a la mañana, por lo que una buena primera iniciativa es ofrecer soluciones sostenibles para el papel que todavía se utiliza o se necesita. Aunque no se pueda pasar directamente del papel a lo digital, es un paso en la dirección correcta para fomentar una mentalidad sostenible entre los empleados mientras se producen cambios mayores.

Esperamos que estos pasos te ayuden en tu nuevo o actual proceso de transformación del ecosistema de oficina analógica a digital.

Ya de paso, ¿por qué no empezar con las firmas digitales? Con la herramienta eSign de Smallpdf, puedes firmar contratos y solicitar firmas en un par de clics.

Artículo traducido y adaptado por Alejandro