Elektronische und digitale Unterschrift einfach erklärt

Da sich immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens in den digitalen Raum verlagern, ist es kein Wunder, dass auch Verträge lange nicht mehr unbedingt Papier brauchen. Elektronische Unterschriften gibt es schon lange, aber so richtig los ging es erst nach 2020, als die Welt keine andere Wahl hatte, als sich der digitalen Revolution anzuschließen.

Smallpdf ist die beliebteste Online-PDF-Software. Wir bieten ein Standard-Tool zum elektronischen Unterschreiben für kostenlose Nutzer und eines für digitale Unterschriften für alle, die ein Pro-Abo haben. Im Folgenden erklären wir dir beide Optionen und wie du Unterschriften von anderen anfordern kannst – ganz ohne drucken und Porto.

Du kannst unser eSign-Tool verwenden, um jede Art von PDF-Dokumenten zu unterschreiben. Wenn du elektronische Dokumente in anderen Formaten hast, kannst du sie einfach in PDF konvertieren, bevor du sie unterschreibst.

Um den Prozess der digitalen Unterschrift zu vereinfachen, kannst du mit der oben beschriebenen Methode Online-Unterschriften auf PCs, mobilen Geräten oder sogar Tablets erstellen.

So forderst du eine überprüfbare digitale Signatur an

1. Öffne deine Datei mit unserem eSign-Tool.
2. Klicke auf „Unterzeichner einladen“ und trage den Namen und die E-Mail-Adressen ein.
3. Falls nötig, füge Text- und Datumsfelder oder Kontrollkästchen hinzu.
4. „Überprüfe & sende“ das Dokument. Du kannst auch eine personalisierte Nachricht hinzufügen.
5. Klicke auf „Fertigstellen & Senden“ und dein(e) Empfänger erhalten eine Aufforderung zum Unterschreiben.

Sobald die letzte Person das Dokument unterzeichnet hat, versiegelt Smallpdf das Dokument mit einem digitalen Fingerabdruck. Du und alle anderen Unterzeichner werden benachrichtigt, dass die Datei zum Download bereit steht.

Wir halten dein digitales Dokument 14 Tage lang zum Herunterladen bereit und senden Erinnerungs-E-Mails, um alle daran zu erinnern, die endgültige Version des Dokuments herunterzuladen.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein kryptografisches Verfahren, bei dem aus dem Inhalt des Dokuments und dem beigefügten Zertifikat, das den Namen des Unterzeichners enthält, eine große, eindeutige Zahl berechnet wird. Diese Zahl, die für das Dokument berechnet wird, kann mit so gut wie jedem PDF-Reader oder jeder Software überprüft werden.

Jedes Mal, wenn dem Dokument eine digitale Signatur hinzugefügt wird, wird es mit dieser eindeutigen Zahl versiegelt, die mit der jeweiligen Signatur verbunden ist. Das bedeutet, dass alle vom Unterzeichner hinzugefügten Informationen, einschließlich der Unterschrift selbst, schreibgeschützt und nicht editierbar sind. Wenn mehr als eine Person das Dokument unterschreibt, wird eine neue digitale Unterschrift hinzugefügt, nachdem die Unterschrift geleistet wurde. Bestehende Unterschriften werden bei diesem Prozess nicht beeinträchtigt oder ungültig gemacht.

Der eingebettete Zeitstempel der digitalen Signatur

Neben unserer digitalen Signatur fügen wir auch einen Zeitstempel hinzu, der signiert wird und nicht gefälscht werden kann. Der Zeitstempel hält den genauen Zeitpunkt fest, zu dem ein Nutzer die Unterschrift auf das Dokument setzt. Wenn du das Dokument mit Smallpdf unterschreibst, wird der Zeitstempel festgehalten, wenn deine Unterschrift online auf dem Dokument gespeichert wird.

Wie funktioniert die digitale Unterschrift mit Smallpdf?

Wenn du ein Dokument mit unserem Tool unterschreibst, erstellen wir eine einfache elektronische Signatur, die einen Zeitstempel mit Langzeitvalidierung (LTV) enthält. Dazu verwenden wir ein Zertifikat, das uns, der Smallpdf AG, von einem Trust Service Provider, QuoVadis EU, ausgestellt wurde, um dein Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen.

Du kannst die Eigenschaften der digitalen Signatur mit den meisten PDF-Readern einsehen, die eine Zusammenfassung der Gültigkeit anzeigen sollten:

• ob die Signatur gültig ist,
• den Zeitpunkt der Unterzeichnung,
• ob sie seit dem Zeitpunkt der Unterzeichnung geändert wurde.
• Außerdem sollte es einen Abschnitt „Unterschriftsinformationen“ geben, in dem du unser Zertifikat einsehen kannst. Dort solltest du unseren Firmennamen, die Gültigkeitsdauer unserer digitalen Signaturen und den Namen des Ausstellers unserer digitalen Signatur – QuoVadis EU – finden können.

Du kannst auf diese Informationen zugreifen, indem du eine unterschriebene PDF-Datei mit deinem Reader, z. B. von Adobe, öffnest. Oben sollte eine Benachrichtigungsleiste auftauchen, mit der du ein Signaturfenster öffnen kannst. Wenn du auf den Abschnitt „Zertifikatsdetails“ klickst, erhältst du Zugang zu einer ganzen Reihe von Informationen. Es gibt darunter auch einen weiteren Reiter „Details“, der noch mehr technische Informationen über unser Zertifikat anzeigt. Dazu gehören der Zugang zur Zertifizierungsstelle, die Kennung des Zertifizierungsstellenschlüssels, die Zertifikatsrichtlinien, die CRL-Verteilungspunkte, die Verwendung des Schlüssels, der SHA1-Hash des öffentlichen Schlüssels, die Seriennummer, der Signaturalgorithmus, die Kennung des Subjektschlüssels usw.

Wenn du wissen möchtest, wie du diese Informationen einsehen kannst, findest du weitere Informationen in unserem Beitrag „Wie man eine digitale Unterschrift überprüft.“

Kostenlose digitale Signaturen

Du hast schon viel über digitale Signaturen gelesen und darüber, wie man sie erstellt, anfordert und prüft. Aber wir haben auch schon über elektronische Signaturen gesprochen. Worin liegt also der Unterschied? Nun, zum einen kannst du mit unserem eSign-Tool kostenlos elektronische Unterschriften in deine Dateien einfügen. Diese Art von Unterschriften bietet nicht die zusätzliche Sicherheit, die digitale Unterschriften bieten, wie z. B. den LTV-Zeitstempel oder eine erweiterte Verschlüsselung. In vielen Fällen kann eine elektronische Unterschrift aber trotzdem ausreichen. Letztendlich hängt es davon ab, welche Art von Dokument du unterschreibst und welche Anforderungen damit verbunden sind. Da sich diese nicht nur von Land zu Land, sondern manchmal auch von Region zu Region unterscheiden, können wir diese Frage nicht pauschal für dich beantworten. Es ist immer besser, wenn du dich über die Rechtmäßigkeit von elektronischen und digitalen Signaturen in deinem Land informierst.

Du bist dir nicht sicher, welche Art von Unterschrift du brauchst? Unser Artikel über den Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Unterschriften hilft dir dabei, das herauszufinden.

Wenn du eine digitale Signatur brauchst, aber nicht dafür bezahlen willst, kannst du dich für eine kostenlose 7-Tage-Testversion von Smallpdf Pro anmelden. Außerdem entfernen wir dann auch alle Anzeigen, speichern deine Online-Unterschriften zur späteren Verwendung und geben dir unbegrenzten Zugriff auf über 20 weitere nützliche PDF-Tools!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna