Wie lässt sich ein PDF-Dokument digital beglaubigen?

Digitale Beglaubigung ändert das und macht den Prozess nahtlos, effizient und vollständig online.

Ich bin hier, um dir zu helfen, ein PDF online beglaubigen zu lassen. Ich erkläre dir die Grundlagen, zeige Vorteile und führe dich mit einfachen Schritten durch unsere Plattform und Sign.com.

Was ist Digitale Beglaubigung?

Die digitale Beglaubigung beim Notar, auch als „elektronische Beglaubigung“ bezeichnet, ist der Vorgang, ein Dokument mit sicheren digitalen Tools statt mit physischen Unterschriften und Stempeln zu beglaubigen. Sie ermöglicht die Fernbeglaubigung von Dokumenten, wodurch persönliche Termine oft entfallen.

Die wichtigsten Merkmale der digitalen Beglaubigung:

• Identitätsprüfung: Stellt sicher, dass die Identität der Unterzeichnenden mithilfe fortschrittlicher Prüfung von Ausweisdokumenten und Authentifizierung verifiziert wird.
• Manipulationssichere Siegel: Diese Siegel zeigen an, ob nach der Beglaubigung Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.
• Prüfprotokolle: Zeichnet den Signaturprozess nach, einschließlich Details wie Zeitstempel, IP-Adressen und Geolokalisierung – für zusätzliche Sicherheit.

Die digitale Beglaubigung beim Notar ist [in den meisten US-Bundesstaaten rechtsgültig](https://www.nass.org/initiatives/remote-electronic-notarization#:~:text=Current%20Status%20of%20Remote%20Notarization,the%20process%20of%20doing%20so. „in den meisten US-Bundesstaaten rechtsgültig“) und wird in Branchen wie Rechts-, Finanz- und Immobiliendienstleistungen bereits weitläufig eingesetzt.

Warum Dokumente digital beglaubigen?

Bevor wir uns damit befassen, wie man ein Dokument beglaubigt, sehen wir uns an, warum digitale Beglaubigung für Profis immer häufiger die erste Wahl ist.

Vorteile der digitalen Beglaubigung

1. Rechtsgültigkeit Die digitale Beglaubigung ist dank Rahmenwerken wie dem ESIGN Act und URPERA in den meisten US-Bundesstaaten anerkannt. Ein digital beglaubigtes Dokument hat die gleiche Rechtskraft wie eines, das persönlich beglaubigt wurde.

2. Verbesserte Sicherheit

Von Multi-Faktor-Authentifizierung bis hin zu detaillierten Prüfprotokollen minimiert die digitale Beglaubigung das Risiko von Betrug, Manipulationen und unbefugten Änderungen.

3. Bequem von überall aus __

Warum reisen, wenn du Dokumente bequem von zu Hause aus beglaubigen lassen kannst? Die digitale Beglaubigung kann per Fernzugriff über deinen Computer oder dein Smartphone erfolgen.

4. Zeit- und Kostenersparnis

Mit Tools wie den Vorbereitungsfunktionen von Smallpdf und den Signatur-Services von Sign.com sparst du dir logistischen Stress und zusätzliche Komplikationen.

5. Nachhaltig

Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten reduziert die digitale Beglaubigung physischen Papieraufwand erheblich und ist somit eine umweltbewusste Entscheidung.

Wenn du beruflich häufig Beglaubigungen durchführst, können die bequeme Handhabung und Effizienz digitaler Methoden deinen Workflow erheblich verbessern.

Wie du ein PDF-Dokument auf Smallpdf digital beglaubigst

Smallpdf bietet Tools, mit denen du dein Dokument für die Beglaubigung vorbereiten kannst. Wichtig ist: Smallpdf selbst beglaubigt keine Dokumente. Stattdessen ist Smallpdf in Sign.com integriert – einer Plattform, auf der du elektronische Signaturen anfordern kannst.

Sobald dein Dokument vollständig unterschrieben ist, kannst du es bei einem Notar oder einem Dienst deiner Wahl beglaubigen lassen.

Befolge diese Schritte, um deine PDF-Datei digital zu beglaubigen:

1. PDF-Datei hochladen

Rufe [PDF unterzeichnen](https://smallpdf.com/sign-pdf „PDF unterzeichnen“) auf. Ziehe deine PDF-Datei per Drag & Drop ins entsprechende Feld. Alternativ kannst du Dateien aus Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox auswählen.

2. Deine elektronische Unterschrift hinzufügen

• Verwende das Tool „Sign PDF“, um deine elektronische Signatur zu erstellen und hinzuzufügen. Du kannst deine Signatur zeichnen, tippen oder als Bild hochladen.

• Wenn zusätzliche Unterschriften benötigt werden, verwende die Funktion „[Unterschriften anfordern](https://sign.com/smallpdf?utm_source=smallpdf&utm_medium=nav&utm_content=tool-list „Unterschriften anfordern“)“, die dich zu Sign.com weiterleitet. Dort kannst du Unterschriftsanfragen an andere senden und den elektronischen Signaturprozess abschließen.

3. Abschließen und für die Beglaubigung vorbereiten

Sobald alle Unterschriften hinzugefügt wurden, ist dein Dokument bereit für die Beglaubigung. Sign.com bietet zwar keine direkten Beglaubigungsdienste an, aber du kannst das unterzeichnete Dokument zu einem vertrauenswürdigen Notar bringen oder online beglaubigen lassen, je nachdem, wo du wohnst und was du brauchst.

4. Von einem vertrauenswürdigen Notar beglaubigen lassen

Um den Beglaubigungsprozess abzuschließen, übermittelst du dein unterschriebenes Dokument an einen zugelassenen Notar. Viele Online-Notardienste bieten Fernbeglaubigung an, bei der Identitätsprüfung, Ausweisprüfung und ein manipulationssicheres Siegel auf dein Dokument angewendet werden.

5. Prüfen & Speichern

Nachdem die Beglaubigung abgeschlossen ist, lade dein beglaubigtes Dokument herunter und bewahre es sicher für die Zukunft auf.

Noch mehr Tools zum Ausprobieren

Wenn du regelmäßig Dokumente beglaubigen lässt, findest du hier ein paar Smallpdf-Tools, die den Prozess vereinfachen:

• [PDF glätten](https://smallpdf.com/flatten-pdf „PDF glätten“): Wandelt Formularfelder in statischen Inhalt um – oft eine Voraussetzung für die Beglaubigung.
• [PDF schützen](https://smallpdf.com/protect-pdf „PDF schützen“): Fügt ein Passwort hinzu, um dein Dokument vor der Beglaubigung zu schützen.
• [PDF zusammenführen](https://smallpdf.com/merge-pdf „PDF zusammenführen“): Fasst mehrere Dokumente zu einer Datei zusammen, um die Beglaubigung zu vereinfachen.
• [PDF teilen](https://smallpdf.com/split-pdf „PDF teilen“): Trennt große Dokumente, damit du nur die für die Beglaubigung nötigen Seiten einzureichen brauchst.
• [PDF komprimieren](https://smallpdf.com/compress-pdf „PDF komprimieren“): Reduziert die Dateigröße für einen reibungslosen Upload während des Beglaubigungsprozesses.
• [PDF bearbeiten](https://smallpdf.com/edit-pdf „PDF bearbeiten“): Ermöglicht Korrekturen oder Aktualisierungen, bevor die endgültige Version beglaubigt wird.
• [PDF kommentieren](https://smallpdf.com/pdf-annotator „PDF kommentieren“): Fügt Kommentare oder Markierungen hinzu, um Prüfer vor der finalen, beglaubigten Version zu unterstützen.

Entwicklung der Fernbeglaubigung (Remote Online Notarization, RON)

Die Einführung der Remote Online Notarization (RON) war für Unternehmen und Juristinnen/Juristen ein echter Game-Changer. Frühe Regelwerke wie der ESIGN Act (2000) und URPERA (2004) haben den Weg für die breite Nutzung elektronischer Signaturen und digitaler Dokumente geebnet.

Wichtige Meilensteine

• 2012: Die US-Bundesstaaten Virginia und Montana waren die ersten Bundesstaaten, die RONs zugelassen haben.
• 2023: Über 25 US-Bundesstaaten haben RON zugelassen, weitere Gesetze sind in Vorbereitung. RON wird weiter ausgebaut und bietet einen sicheren, gut zugänglichen Rahmen für die Beglaubigung von Dokumenten über Staatsgrenzen hinweg.

Du fragst dich vielleicht: „Können PDF-Dateien beglaubigt werden?“ Die Antwort lautet: Ja, und RON sorgt dafür, dass der Prozess genauso sicher ist wie eine herkömmliche Beglaubigung.

Übernimm die Kontrolle über deinen Workflow

Nun, da du weißt, wie du ein Dokument digital beglaubigst, ist der perfekte Zeitpunkt zum Umsteigen. Smallpdf und Sign.com machen jeden Schritt deiner digitalen Beglaubigung beim Notar einfacher.

Ob du wichtige Verträge elektronisch unterschreiben oder eine PDF-Datei sicher beglaubigen möchtest – wir helfen dir, schneller, smarter und sicherer zu arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Können PDF-Dateien beglaubigt werden?

Ja, PDF-Dateien können digital beglaubigt werden. Dafür sind in der Regel spezialisierte Notar-Plattformen erforderlich, die Identitätsprüfung und notarielle Bestätigung enthalten. Sign.com ermöglicht es dir, Unterschriften und manipulationssichere Siegel hinzuzufügen, bietet jedoch keine Funktion für die notarielle Bestätigung.

Wie erstelle ich eine digital signierte PDF-Datei?

Verwende Sign PDF, um elektronische Signaturen hinzuzufügen, und lass das Dokument anschließend mit Sign.com beglaubigen, damit es rechtlich anerkannt ist.

Können digital signierte Dokumente beglaubigt werden?

Ja. Sobald ein PDF-Dokument elektronisch signiert wurde, kann es weiterhin digital beglaubigt werden, sofern es die erforderlichen Standards erfüllt.

Ist ein notariell beglaubigtes Dokument gültig?

Auf jeden Fall. Dokumente, die gemäß gesetzlichen Rahmenbedingungen wie ESIGN und RON beglaubigt wurden, haben die gleiche Gültigkeit wie herkömmlich beglaubigte Dokumente.

Wie kann man gescannte PDF-Dokumente in großen Mengen signieren und beglaubigen?

Lade mehrere Dateien per Stapel-Upload auf Smallpdf oder Sign.com hoch, füge elektronische Signaturen hinzu und lasse sie anschließend nacheinander beglaubigen – für eine nahtlose Verarbeitung.