5 conseils pour acheter des outils de traitement PDF et de signature électronique pour ton entreprise

La transition vers un bureau sans papier est en plein essor, notamment grâce au passage au télétravail dans le monde entier. Des entreprises de divers secteurs construisent leur infrastructure de documents numériques, ce qui leur permet de bénéficier d’avantages en termes de temps et de coûts.

Trouver le logiciel parfait peut être un véritable casse-tête. Voici cinq conseils qui t’aideront à trouver le logiciel le mieux adapté à tes besoins :

1. Découvre les outils dont ton équipe a réellement besoin.
2. Calcule le nombre de licences logicielles dont tu as besoin.
3. Estime les coûts de manière réaliste en établissant un budget.
4. Négocie et insiste pour obtenir un prix personnalisé adapté à ton entreprise.
5. Pose les bonnes questions avant de t’engager.

De quels outils ton équipe a-t-elle besoin ?

Parle à ton équipe afin d'obtenir une vue d'ensemble des outils dont elle a besoin. Les RH souhaitent peut-être numériser l'ensemble du processus de signature. Ton graphiste a peut-être besoin de compresser des fichiers PDF ou de les convertir en d'autres formats. Quant aux équipes de vente, elles pourraient avoir besoin d'accéder aux fichiers et de faire signer des documents depuis leurs appareils mobiles.

De combien de licences logicielles ai-je besoin ?

Détermine le nombre d'employés qui ont besoin de ces outils. Cela dépendra de l'activité et de la taille de ton entreprise. La plupart des fournisseurs de logiciels proposent des options de licence flexibles qui te permettent de faire évoluer l'abonnement de ton entreprise au fur et à mesure de son développement.

Recherche de prix et détermination d'un budget

Il est important de rechercher et de déterminer le prix moyen du marché pour les outils de traitement des PDF et de signature électronique. Tu peux utiliser ces informations pour fixer le budget adéquat pour ton entreprise, même si cela signifie payer moins que la moyenne du marché. Différentes structures tarifaires sont disponibles et, parfois, investir dans un abonnement annuel ou collectif permet aux petites entreprises de réaliser des économies sur le long terme.

Tire parti de la taille de ton équipe pour obtenir une tarification personnalisée

De nombreux fournisseurs de logiciels créent des programmes de tarification personnalisés pour les entreprises. Avant de t'inscrire, contacte l'équipe commerciale de l'entreprise et discute d'un arrangement adapté à tes besoins spécifiques. La plupart des fournisseurs seront heureux de mettre en place un partenariat gagnant-gagnant pour intégrer l'ensemble de ton entreprise.

Obtiens des réponses aux questions les plus importantes

Parle à un responsable et passe en revue toutes tes questions. Cela t'aidera à prendre la meilleure décision possible. Demande, par exemple, s'il existe des responsables de l'assistance ou des formations dédiées sur l'utilisation des outils, si cela est important pour ton équipe.

Veille à te renseigner sur le niveau de sécurité fourni par le logiciel. Le logiciel est-il accrédité ISO/IEC 27001 et conforme au GDPR et au CCPA ? L'option de création de signatures numériques est-elle disponible ?

Trouver le bon logiciel de gestion de PDF et de signature électronique peut sembler être une tâche décourageante. Nous espérons que ces conseils t'aideront à simplifier ta recherche. Chez Smallpdf, nous proposons des abonnements Team et Business qui s'adaptent à ton activité. Tu peux comparer nos offres ou tester notre logiciel gratuitement.

Article traduit et adapté en français par Éloïse