5 consejos para comprar un software para PDF y firmas electrónicas para tu empresa

La decisión de dejar de utilizar papel está siendo adoptada por más empresas debido al crecimiento del teletrabajo. Empresas de diversos sectores están construyendo su infraestructura de documentos digitales y obteniendo beneficios relacionados con el tiempo y los costos.

Encontrar las soluciones de software adecuadas puede resultar abrumador, por lo cual te presentamos a continuación cinco consejos para guiarte en el proceso:

1. Identifica cuáles son las herramientas que realmente necesita tu equipo.
2. Calcula el número de licencias de software que necesitarás.
3. Crea una estimación de presupuesto que sea realista.
4. Negocia y pide precios personalizados para tu empresa.
5. Haz las preguntas adecuadas antes de contratar.

¿Qué herramientas necesita tu equipo?

 

Habla con tu equipo y obtén una visión general de las herramientas que necesitan. Quizá el departamento de RRHH quiera digitalizar todo el proceso de firma. Tal vez tu diseñador necesite comprimir archivos PDF o convertirlos a otros formatos de archivo. Por otro lado, es posible que los equipos de ventas necesiten acceder a los archivos y firmar los documentos desde sus dispositivos móviles.

¿Cuántas licencias de software necesitas?

 

Calcula el número de empleados que necesitan usar el software. Esto puede variar en función de tu negocio y del tamaño de la empresa. La mayoría de los proveedores de software ofrecen opciones de licencia flexibles que te permiten actualizar el plan a medida que crece.

Investiga los precios y asigna un presupuesto

 

Es importante investigar y determinar el precio medio de los software para PDF y firma electrónica. Puedes utilizar esa información para establecer el presupuesto adecuado para tu empresa, incluso si esto significa pagar menos que la media del mercado. Existen varias estructuras de precios y, a veces, invertir en una suscripción anual o de equipo permite a las pequeñas empresas ahorrar dinero a largo plazo.

Aprovecha el tamaño de tu equipo para obtener precios personalizados

 

Muchos proveedores de software crean planes de precios personalizados para las empresas. Antes de suscribirte, ponte en contacto con el equipo de ventas de la empresa y discute un acuerdo para tus necesidades en concreto. La mayoría de los proveedores estarán encantados de elaborar una asociación en la que todos salgan ganando para incorporar a toda una empresa.

Pide que te respondan las preguntas importantes

 

Habla con un representante y repasa todas tus preguntas. Esto te ayudará a tomar la decisión mejor informada. Pregunta por los responsables de soporte o por los cursos de formación si es que son importantes para tu equipo.

Asegúrate de preguntar sobre el nivel de seguridad que ofrece el software. ¿Está el software acreditado por la ISO/IEC 27001 y cumple con el GDPR y la CCPA? ¿Está disponible la opción de crear firmas digitales?

Encontrar el software para PDF y firmas electrónicas adecuado puede parecer una misión desalentadora. Pero esperamos que estos consejos te ayuden a simplificar tu búsqueda. En Smallpdf ofrecemos planes para equipos y empresas que se adaptan a tu negocio. Puedes comparar nuestros planes o probar nuestro software de forma gratuita.

Artículo adaptado y traducido por Esmeralda R.