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5 Tipps für den Kauf von PDF & E-Signatur Tools für dein Unternehmen

von Ayla El Assaad

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Spanisch, Italienisch und Portugiesisch lesen.

Grundlegende Tipps, die du beachten solltest, wenn du auf der Suche nach einer PDF- und E-Signatur-Management-Lösung für dein Unternehmen bist.

Der Wandel zu einem papierlosen Büro ist in vollem Gange, zum Teil gefördert durch die globale Bewegung hin zur Telearbeit. Unternehmen aus verschiedenen Branchen bauen ihre digitale Dokumenteninfrastruktur auf und profitieren von Zeit- und Kostenvorteilen.

Die richtige Software zu finden, kann knifflig sein. Hier sind fünf Tipps, die dir helfen, genau das zu tun:

  1. Finde heraus, welche Tools dein Team tatsächlich braucht.
  2. Berechne die Anzahl der Softwarelizenzen, die du benötigst.
  3. Schätze die Kosten realistisch ein, indem du ein Budget festlegst.
  4. Verhandle und bestehe auf einen individuellen Preis, der auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.
  5. Stelle die richtigen Fragen, bevor du dich festlegst.

Welche Werkzeuge braucht dein Team?

Sprich mit deinem Team und mach dir ein Bild von den Werkzeugen, die sie brauchen. Es könnte sein, dass die Personalabteilung den gesamten Prozess zum Unterschreiben von Dokumenten digitalisieren möchte oder deine Designer PDF-Dokumente komprimieren oder in andere Formate konvertieren müssen. Dein Vertriebsteam muss möglicherweise über mobile Geräte auf Dateien zugreifen und unterschriebene Dokumente erhalten.

Wie viele Software-Lizenzen benötigst du?

Identifiziere die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugang zu den Tools benötigen. Die Zahl variiert je nach Unternehmensart und der Größe deiner Firma. Die meisten Softwareanbieter bieten flexible Lizenzierungsoptionen an, die es dir ermöglichen, deinen Plan zu erweitern, wenn dein Unternehmen wächst.

Recherchiere die Preise und lege ein Budget fest

Es ist wichtig zu recherchieren und den durchschnittlichen Preis auf dem Markt für PDF- und E-Signatur-Management-Tools zu ermitteln. Du kannst die gesammelten Informationen nutzen, um ein Budget zu erstellen, das für dein Unternehmen geeignet ist, auch wenn es bedeutet, einen Preis unter dem Marktdurchschnitt zu zahlen. Es gibt verschiedene Preisstrukturen, und manchmal können kleine Unternehmen durch die Investition in ein Jahres- oder Teamabonnement langfristig Geld sparen.

Nutze die Größe deines Teams, um angepasste Preise zu erhalten

Viele Software-Anbieter bieten individualisierte Preispläne für Unternehmen an. Bevor du ein Abonnement abschließt, kontaktiere das Verkaufsteam und handle einen Deal aus, der deinen speziellen Bedürfnissen entspricht. Die meisten Anbieter sind gerne bereit, eine für beide Seiten günstige Vereinbarung zu treffen, um dein gesamtes Unternehmen an Bord zu holen.

Erhalte Antworten auf wichtige Fragen

Sprich mit einem Vertreter und stelle ihm alle Fragen, die du im Kopf hast. Dies wird dir helfen, eine möglichst fundierte Entscheidung zu treffen. Erkundige dich auch, ob es engagierte Care Manager gibt und ob Schulungen angeboten werden, falls diese Punkte für dein Team wichtig sind.

Erkundige dich auch nach dem Sicherheitsniveau, das die Software bietet. Ist die Software ISO 27001 zertifiziert und DSGVO- und CCPA-konform? Erlaubt es dir, digitale Signaturen zu erstellen?

Die richtige PDF- und E-Signatur-Management-Software zu finden, mag wie eine lästige Aufgabe erscheinen - wir hoffen, dass diese Tipps es dir etwas einfacher machen. Hier bei Smallpdf bieten wir Team- und Businesspläne, die zu deinem Unternehmen passen. Du kannst unsere Pläne vergleichen oder unsere Software kostenlos testen.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

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Ayla El Assaad
UX-Autorin @Smallpdf