Online-Tool zum Unterzeichnen von Verträgen für alle

Hast du einen neuen Job? Glückwunsch! Hast du ein neues Zuhause gefunden? Hurra! Schließt du gerade einen Kaufvertrag ab? 

Was auch immer der Grund ist – es gibt viele Situationen, in denen du ein Dokument unterschreiben musst. Und da sich immer mehr in die digitale Welt verlagert, warum sollte dieser Vorgang nicht auch online stattfinden?

Mit der Online-Unterzeichnung von Verträgen kannst du Vereinbarungen abschließen, ohne etwas auszudrucken, einzuscannen oder Dokumenten hinterherzulaufen. Mit Smallpdf eSign kannst du Verträge direkt im Browser selbst unterschreiben, und wenn du Unterschriften von anderen anfordern und einen lückenlosen Prüfpfad behalten musst, kannst du den Vorgang auf Sign.com fortsetzen.

Im Folgenden findest du eine einfache Checkliste für den Einstieg, danach erklären wir alles Schritt für Schritt.

Smallpdf eSign funktioniert in deinem Browser auf jedem Gerät. Du brauchst nur deine Vertragsdatei und eine Internetverbindung.

Schritt 1: Lade deinen Vertrag hoch

Öffne Smallpdf eSign und lade deine Vertragsdatei hoch.

Du kannst:

• Zieh eine PDF-Datei per Drag & Drop hinein.

• Lade Word-, Excel-, PowerPoint- oder Bilddateien hoch.

• Lass Smallpdf andere Formate automatisch in PDF konvertieren.

Sobald die Datei hochgeladen ist, siehst du eine Vorschau deines Vertrags.

Schritt 2: Erstelle deine kostenlose elektronische Signatur

Klicke auf „Deine Signatur“, um deine Signatur einzurichten. Du kannst wählen:

• Eingeben Gib deinen Namen ein und wähle einen Stil aus.

• Zeichnen Zeichne deine Unterschrift mit deiner Maus, deinem Trackpad oder deinem Finger.

• Hochladen Lade ein Bild deiner handschriftlichen Unterschrift hoch.

Du kannst diese Signatur für künftige Verträge wiederverwenden, also musst du sie nur einmal einrichten.

Schritt 3: Platziere und bestätige deine Unterschrift

In der Vorschau:

• Zieh dein Unterschriftsfeld an die richtige Stelle im Vertrag.

• Passe die Größe bei Bedarf so an, dass sie zur Unterschriftszeile passt.

• Füge bei Bedarf weitere Angaben wie Klarnamen, Berufsbezeichnung oder Datum hinzu.

Nimm dir einen Moment Zeit, um den Vertrag zu lesen, bevor du zustimmst. Wenn alles richtig aussieht, klicke auf „Finish & Sign“.

Schritt 4: Lade deinen unterschriebenen Vertrag herunter oder teile ihn

Nach dem Unterschreiben kannst du:

• Lade die unterschriebene PDF-Datei auf dein Gerät herunter.

• Speichere sie in einem Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive.

• Teile einen sicheren Link mit der anderen Partei.

Dein unterschriebener Vertrag enthält einen klaren Signaturnachweis, den du für deine Unterlagen aufbewahren kannst.

Oft bist du nicht die einzige Person, die unterschreiben muss. Du kannst deinen Vertrag mit Smallpdf vorbereiten und dann Sign.com verwenden, um Unterschriften von Kunden, Partnern oder neuen Mitarbeitenden einzuholen.

Unterzeichner und Unterschriftsfelder hinzufügen

In Sign.com:

• Wähle „Signatur anfordern“, anstatt nur für dich selbst zu unterschreiben.

• Gib die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die unterschreiben müssen.

• Platziere Unterschriftsfelder, Initialen, Datumsangaben und Textfelder dort, wo jede unterzeichnende Person aktiv werden soll.

Du kannst auch die Reihenfolge festlegen, sodass eine Person zuerst unterschreibt und die nächste den Vertrag erst danach erhält.

Fortschritt verfolgen und Erinnerungen senden

Sobald du die Anfrage über Sign.com gesendet hast:

• Jede unterzeichnende Person erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link zum Dokument.

• Sie kann den Vertrag prüfen und ihre Felder online ausfüllen.

• In deinem Sign.com-Dashboard kannst du sehen, wer das Dokument geöffnet hat, wer unterschrieben hat und wer noch unterschreiben muss.

Status-Updates und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alles weiterläuft, ohne dass du anderen manuell hinterherlaufen musst.

Du kannst die Online-Unterzeichnung von Verträgen für fast jede Art von Vereinbarung nutzen, zum Beispiel:

• Jobangebote, Arbeitsverträge und HR-Onboarding-Dokumente.

• Freelance-Verträge, Leistungsbeschreibungen und Dienstleistungsverträge.

• Miet- und Pachtverträge für Wohnungen oder Büros.

• Kaufverträge, Bestellungen und Verlängerungsvereinbarungen.

• NDAs und Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Kunden oder Partnern.

Wenn du etwas auf Papier unterschreiben kannst, kannst du es in der Regel auch online mit einer elektronischen Signatur unterschreiben.

In den meisten Regionen haben elektronische Signaturen die gleiche rechtliche Wirkung wie handschriftliche Unterschriften, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Rechtliche Grundlagen einfach erklärt

Gesetze wie der ESIGN Act und UETA in den Vereinigten Staaten sowie eIDAS in der Europäischen Union erkennen elektronische Signaturen als gültig an, wenn:

• die unterzeichnende Person die Absicht hat zu unterschreiben.

• die unterzeichnende Person der Verwendung elektronischer Signaturen zustimmt.

• der Prozess festhält, wer wann unterschrieben hat.

• das unterschriebene Dokument aufbewahrt und reproduziert werden kann.

Viele andere Länder folgen ähnlichen Regeln. Wenn du mit sehr sensiblen oder regulierten Vereinbarungen arbeitest, ist es immer eine gute Idee, die lokalen Anforderungen mit einer Rechtsberatung zu prüfen.

Einfache Checkliste zur Gültigkeit von Verträgen

Bevor du einen Vertrag unterschreibst oder an jemand anderen sendest:

• Stelle sicher, dass alle Parteien eindeutig benannt sind.

• Prüfe, ob wichtige Bedingungen, Datumsangaben und Beträge korrekt sind.

• Stelle sicher, dass alle erforderlichen Felder vorhanden und ausgefüllt sind.

• Speichere eine Kopie der endgültigen unterschriebenen Version für deine Unterlagen.

Wenn du Signaturanfragen über Sign.com verwaltest, erhältst du außerdem einen Prüfpfad, der zeigt, wer wann unterschrieben hat, was die Gültigkeit der Vereinbarung zusätzlich stützt.

Du brauchst keinen Computer, um einen Vertrag online zu unterschreiben. Smallpdf eSign funktioniert in mobilen Browsern und in der Smallpdf-App.

Mit deinem mobilen Browser unterschreiben

• Öffne den Vertragslink oder lade die Datei von deinem Smartphone hoch.

• Erstelle deine Unterschrift, indem du mit deinem Finger oder einem Eingabestift zeichnest.

• Tippe, um die Signatur an der richtigen Stelle zu platzieren.

• Vergrößere die Ansicht, um Text und Platzierung zu prüfen, bevor du auf „Finish“ tippst.

Tipps für kleine Bildschirme und gescannte Verträge

• Nutze die Zwei-Finger-Zoomgeste, wenn du das Kleingedruckte prüfst.

• Dreh dein Smartphone für breite Dokumente ins Querformat.

• Wenn der Vertrag ein Scan ist, kannst du ihn zuerst mit Smallpdf OCR bearbeiten, damit der Text vor dem Unterschreiben durchsuchbar und klarer wird.

Normalerweise läuft alles reibungslos, aber hier sind schnelle Lösungen für typische Probleme.

1. Die Datei lässt sich nicht hochladen oder ist zu groß

• Prüfe, ob die Datei unterstützt wird (PDF, Word, Bilder und gängige Office-Formate funktionieren).

• Wenn die Datei sehr groß ist, komprimiere sie zuerst mit PDF komprimieren .

• Versuche, die Originaldatei als PDF zu speichern, bevor du sie erneut hochlädst.

2. Unterzeichnende haben die E-Mail nicht erhalten

• Bitte sie, den Spam- oder Junk-Ordner zu prüfen.

• Prüfe, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist.

• Wenn die Unternehmensfilter streng sind, sende ihnen den direkten Signatur-Link aus deinem Dashboard.

3. Signatur oder Felder werden nicht korrekt angezeigt

• Aktualisiere die Seite oder öffne den Vertrag erneut.

• Versuche es mit einem anderen Browser wie Chrome, Firefox oder Safari.

• Achte auf Mobilgeräten darauf, dass Browser und Betriebssystem auf dem neuesten Stand sind.

Smallpdf eSign ist dafür gemacht, einfache Signaturabläufe schnell und benutzerfreundlich zu halten, während Sign.com vollständigere Signatur-Workflows unterstützt, wenn du täglich mit Verträgen arbeitest.

Mit Smallpdf kannst du:

• Mit einem Pro-Abonnement mehrere Signaturen für Dokumente erstellen und wiederverwenden, die du selbst unterschreibst.

• Verträge vorbereiten, indem du PDFs bearbeitest, komprimierst oder schützt, bevor du sie zum Unterschreiben weiterleitest.

• Sensible Verträge mit Passwortschutz schützen.

• Gescannte Verträge mit OCR vorbereiten damit sie durchsuchbar und leichter zu prüfen sind.

Mit Sign.com kannst du:

• Unterschriften von mehreren Personen in einer festgelegten Reihenfolge einholen.

• Einen klaren Prüfpfad behalten, der festhält, wer wann unterschrieben hat.

• Signaturanfragen verwalten und ihren Status über ein eigenes Dashboard verfolgen.

Die gesamte Verarbeitung erfolgt mit Mit TLS-Verschlüsselung geschützt, und Dateien werden nach kurzer Zeit gelöscht, sodass du wichtige Verträge sowohl bei Smallpdf als auch bei Sign.com sicher bearbeiten kannst.

Jetzt siehst du, wie einfach es ist, Dokumente jederzeit und überall auf deinem Computer, Mobilgerät oder Tablet zu unterschreiben.

Und wenn du mit gescannten Verträgen arbeitest, die Texterkennung brauchen, kann unsere OCR-Technologie helfen, diese Dokumente vor dem Unterschreiben durchsuchbar und bearbeitbar zu machen.

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