Outil de signature de contrats en ligne accessible à tous

Vous avez décroché un nouveau job ? Félicitations ! Vous avez trouvé un nouveau chez-vous ? Super ! Vous finalisez un contrat de vente ? 

Quelle qu’en soit la raison, il arrive souvent que vous ayez besoin de signer un document. Et puisque tout se passe de plus en plus dans le monde numérique, pourquoi ce processus ne se ferait-il pas lui aussi en ligne ?

Signer un contrat en ligne vous permet de finaliser des accords sans imprimer, numériser ni courir après les documents papier. Avec Smallpdf eSign, vous pouvez signer vous-même des contrats dans votre navigateur. Et si vous devez demander la signature d’autres personnes et conserver une piste d’audit claire, vous pouvez poursuivre le processus sur Sign.com.

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle simple pour bien démarrer, puis nous détaillerons chaque étape pas à pas.

Smallpdf eSign fonctionne dans votre navigateur, sur n'importe quel appareil. Vous n'avez besoin que de votre fichier de contrat et d'une connexion Internet.

Étape 1 : téléchargez votre contrat

Ouvrir Smallpdf eSign et téléchargez votre fichier de contrat.

Vous pouvez :

• Glissez-déposez un PDF.

• Téléchargez des fichiers Word, Excel, PowerPoint ou des images.

• Laissez Smallpdf convertir automatiquement les autres formats en PDF.

Une fois le fichier téléchargé, vous verrez un aperçu de votre contrat.

Étape 2 : créez votre signature électronique gratuite

Cliquez sur « Votre signature » pour configurer votre signature. Vous pouvez choisir :

• Saisir votre nom et choisir un style.

• Dessiner votre signature avec votre souris, votre pavé tactile ou votre doigt.

• Télécharger une image de votre signature manuscrite.

Vous pouvez réutiliser cette signature pour vos prochains contrats, vous n’avez donc à la configurer qu’une seule fois.

Étape 3 : placez et validez votre signature

Dans l’aperçu :

• Faites glisser votre champ de signature à l'emplacement approprié dans le contrat.

• Redimensionnez-le si nécessaire pour qu’il corresponde à la ligne de signature.

• Ajoutez d’autres informations comme le nom en toutes lettres, l’intitulé du poste ou la date si nécessaire.

Prenez un moment pour lire le contrat avant de vous engager. Lorsque tout vous semble correct, cliquez sur « Finish & Sign ».

Étape 4 : téléchargez ou partagez votre contrat signé

Après la signature, vous pouvez :

• Téléchargez le PDF signé sur votre appareil.

• Enregistrez-le sur un espace de stockage en ligne comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

• Partager un lien sécurisé avec l’autre partie.

Votre contrat signé inclut un enregistrement clair de la signature que vous pouvez conserver dans vos dossiers.

Souvent, vous n’êtes pas la seule personne à devoir signer. Vous pouvez préparer votre contrat avec Smallpdf, puis utiliser Sign.com pour recueillir les signatures de clients, partenaires ou nouveaux collaborateurs.

Ajouter les signataires et les champs de signature

Dans Sign.com :

• Choisissez « Request signature » au lieu de signer uniquement pour vous-même.

• Saisissez les adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent signer.

• Placez les champs de signature, les initiales, les dates et les champs de texte là où chaque signataire doit intervenir.

Vous pouvez aussi définir l’ordre de signature afin qu’une personne signe en premier et que la suivante ne reçoive le contrat qu’ensuite.

Suivi de l'avancement et rappels

Une fois la demande envoyée depuis Sign.com :

• Chaque signataire reçoit un e-mail avec un lien sécurisé vers le document.

• Ils peuvent consulter le contrat et remplir leurs champs en ligne.

• Vous pouvez voir qui a ouvert, signé ou doit encore signer depuis votre tableau de bord Sign.com.

Les mises à jour de statut et les notifications permettent de faire avancer les choses sans que vous ayez à relancer les gens manuellement.

Vous pouvez utiliser la signature de contrats en ligne pour presque tous les types d’accords, par exemple :

• Offres d’emploi, contrats de travail et documents d’intégration RH.

• Contrats freelance, cahiers des charges et contrats de prestation de services.

• Contrats de location et baux pour des logements ou des bureaux.

• Contrats de vente, bons de commande et contrats de renouvellement.

• Accords de non-divulgation et accords de confidentialité avec des clients ou des partenaires.

Si vous pouvez le signer sur papier, vous pouvez généralement aussi le signer en ligne avec une signature électronique.

Dans la plupart des régions, les signatures électroniques ont le même effet juridique que les signatures manuscrites, à condition que certaines conditions soient remplies.

Les cadres juridiques en termes simples

Des lois telles que la ESIGN Act et l’UETA aux États-Unis, ainsi que eIDAS dans l’Union européenne, reconnaissent les signatures électroniques comme valides lorsque :

• Le signataire a l’intention de signer.

• Le signataire consent à utiliser des signatures électroniques.

• Le processus enregistre qui a signé et quand.

• Le document signé peut être conservé et reproduit.

De nombreux autres pays suivent des règles similaires. Si vous traitez des accords très sensibles ou soumis à une réglementation, il est toujours recommandé de vérifier les exigences locales auprès d’un professionnel du droit.

Liste de contrôle simple de la validité d’un contrat

Avant de signer ou d’envoyer un contrat à quelqu’un d’autre :

• Vérifiez que toutes les parties sont clairement identifiées.

• Vérifiez que les conditions essentielles, les dates et les montants sont corrects.

• Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont présents et remplis.

• Conservez une copie de la version finale signée pour vos archives.

Lorsque vous gérez des demandes de signature via Sign.com, vous disposez aussi d’une piste d’audit indiquant qui a signé et quand, ce qui contribue à appuyer la validité de l’accord.

Vous n’avez pas besoin d’un ordinateur pour signer un contrat en ligne. Smallpdf eSign fonctionne dans les navigateurs mobiles et dans l'application mobile Smallpdf.

Signer avec votre navigateur mobile

• Ouvrez le lien du contrat ou téléchargez le fichier depuis votre téléphone.

• Créez votre signature en dessinant avec votre doigt ou un stylet.

• Appuyez pour placer la signature au bon endroit.

• Zoomez pour vérifier le texte et l’emplacement avant d’appuyer sur « Finish ».

Conseils pour les petits écrans et les contrats numérisés

• Utilisez le pincement pour zoomer lorsque vous relisez les petits caractères.

• Passez votre téléphone en mode paysage pour les documents larges.

• Si le contrat est un scan, vous pouvez d’abord le traiter avec Smallpdf OCR afin que le texte devienne consultable et plus clair avant la signature.

En général, tout fonctionne sans problème, mais voici quelques solutions rapides aux soucis les plus courants.

1. Le fichier ne se télécharge pas ou il est trop volumineux

• Vérifiez que le format du fichier est pris en charge (PDF, Word, image et formats bureautiques courants).

• Si le fichier est très volumineux, compressez-le avec Compresser PDF d’abord.

• Essayez d’enregistrer le fichier d’origine au format PDF avant de le téléverser à nouveau.

2. Les signataires n’ont pas reçu l’e-mail

• Demandez-leur de vérifier leurs dossiers spam ou courrier indésirable.

• Vérifiez que leur adresse e-mail est correcte.

• Si les filtres de l’entreprise sont stricts, envoyez-leur le lien de signature direct depuis votre tableau de bord.

3. La signature ou les champs ne s’affichent pas correctement

• Actualisez la page ou rouvrez le contrat.

• Essayez un autre navigateur, comme Chrome, Firefox ou Safari.

• Sur mobile, assurez-vous que le navigateur et le système d’exploitation sont à jour.

Smallpdf eSign est conçu pour rendre les parcours de signature simples rapides et agréables, tandis que Sign.com prend en charge des workflows de signature plus complets lorsque vous gérez des contrats tous les jours.

Avec Smallpdf, vous pouvez :

• Créer et réutiliser plusieurs signatures avec un abonnement Pro pour les documents que vous signez vous-même.

• Préparer des contrats en modifiant, compressant ou protégeant des PDF avant de les envoyer à la signature.

• Protégez les contrats sensibles avec une protection par mot de passe.

• Préparer les contrats numérisés avec l’OCR afin qu’ils deviennent consultables et plus faciles à relire.

Avec Sign.com, vous pouvez :

• Recueillir les signatures de plusieurs personnes dans un ordre défini.

• Conserver une piste d’audit claire qui enregistre qui a signé et quand.

• Gérer les demandes de signature et suivre leur statut depuis un tableau de bord dédié.

Tout le traitement utilise Fichiers protégés par un chiffrement TLS, et les fichiers sont supprimés après un court délai, ce qui vous permet de traiter des contrats importants en toute confiance sur Smallpdf comme sur Sign.com.

Vous voyez maintenant à quel point il est facile de signer des documents à tout moment, où que vous soyez, sur votre ordinateur, votre appareil mobile ou votre tablette.

Et si vous travaillez avec des contrats numérisés qui nécessitent une reconnaissance de texte, notre technologie OCR peut vous aider à rendre ces documents consultables et modifiables avant la signature.

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