Strumento per firmare contratti online adatto a tutti

Hai trovato un nuovo lavoro? Congratulazioni! Hai trovato una nuova casa? Evviva! Stai finalizzando un contratto di vendita? 

Qualunque sia il motivo, ci sono tanti momenti in cui devi firmare un documento. E dato che tutto si sta spostando sempre di più nel mondo digitale, perché questo processo non dovrebbe avvenire anche online?

Firmare contratti online ti permette di concludere accordi senza stampare, scansionare o inseguire documenti cartacei. Con Smallpdf eSign, puoi firmare i contratti direttamente nel browser e, quando devi richiedere firme ad altre persone e mantenere una traccia di controllo chiara, puoi continuare il processo su Sign.com.

Di seguito trovi una semplice lista di controllo per iniziare, poi analizziamo tutto passo dopo passo.

Smallpdf eSign funziona nel browser su qualsiasi dispositivo. Ti servono solo il file del contratto e una connessione a Internet.

Passo 1: carica il tuo contratto

Apri Smallpdf eSign e carica il file del tuo contratto.

Puoi:

• Trascinare e rilasciare un PDF.

• Caricare file Word, Excel, PowerPoint o immagini.

• Lasciare che Smallpdf converta automaticamente gli altri formati in PDF.

Una volta caricato il file, vedrai un'anteprima del tuo contratto.

Passo 2: crea la tua firma elettronica gratuita

Clicca su “La tua firma” per configurarla. Puoi scegliere tra:

• Digita il tuo nome e scegli uno stile.

• Disegna la tua firma con il mouse, il trackpad o il dito.

• Carica un'immagine della tua firma autografa.

Puoi riutilizzare questa firma nei contratti futuri, quindi ti basta configurarla una sola volta.

Passo 3: inserisci e conferma la tua firma

Nell'anteprima:

• Trascina il riquadro della firma nel punto corretto del contratto.

• Ridimensionalo se necessario in modo che corrisponda alla riga della firma.

• Aggiungi altri dettagli come nome per esteso, qualifica o data, se richiesto.

Prenditi un momento per leggere il contratto prima di confermare. Quando è tutto corretto, clicca su “Finish & Sign.”

Passo 4: scarica o condividi il tuo contratto firmato

Dopo aver firmato, puoi:

• Scaricare il PDF firmato sul tuo dispositivo.

• Salvarlo su un servizio di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive.

• Condividere un link sicuro con l'altra parte.

Il contratto firmato include una registrazione chiara della firma che puoi conservare nei tuoi archivi.

Spesso non sei l'unica persona che deve firmare. Puoi preparare il tuo contratto con Smallpdf e poi usare Sign.com per raccogliere le firme di clienti, partner o nuovi assunti.

Aggiungi firmatari e campi firma

In Sign.com:

• Scegli “Richiedi firma” invece di firmare solo per te.

• Inserisci gli indirizzi e-mail di tutti quelli che devono firmare.

• Inserisci i campi firma, le iniziali, le date e i campi di testo nei punti in cui ogni firmatario deve intervenire.

Puoi anche impostare l'ordine di firma in modo che una persona firmi per prima e quella successiva riceva il contratto solo dopo.

Monitora i progressi e i promemoria

Una volta inviata la richiesta da Sign.com:

• Ogni firmatario riceve un'e-mail con un link sicuro al documento.

• Può rivedere il contratto e compilare i propri campi online.

• Puoi vedere chi ha aperto, firmato o deve ancora firmare dalla dashboard di Sign.com.

Gli aggiornamenti di stato e le notifiche aiutano a far andare tutto avanti senza che tu debba inseguire le persone manualmente.

Puoi usare la firma dei contratti online per quasi ogni tipo di accordo, ad esempio:

• Offerte di lavoro, contratti di lavoro e documenti di onboarding HR.

• Contratti freelance, statement of work e contratti di servizio.

• Contratti di affitto e locazione per case o uffici.

• Contratti di vendita, ordini di acquisto e accordi di rinnovo.

• NDA e accordi di riservatezza con clienti o partner.

Se puoi firmarlo su carta, di solito puoi firmarlo online con una firma elettronica.

Nella maggior parte delle aree geografiche, le firme elettroniche hanno lo stesso effetto giuridico delle firme autografe, purché siano soddisfatte determinate condizioni.

Quadri normativi in parole semplici

Leggi come la ESIGN Act e l'UETA negli Stati Uniti, e eIDAS nell'Unione europea, riconoscono le firme elettroniche come valide quando:

• Il firmatario ha l'intenzione di firmare.

• Il firmatario acconsente all'uso delle firme elettroniche.

• Il processo registra chi ha firmato e quando.

• Il documento firmato può essere conservato e riprodotto.

Molti altri Paesi seguono regole simili. Se gestisci accordi molto sensibili o soggetti a regolamentazioni specifiche, è sempre una buona idea verificare i requisiti locali con un professionista legale.

Semplice checklist per la validità del contratto

Prima di firmare o inviare un contratto a qualcun altro:

• Verifica che tutte le parti siano chiaramente indicate.

• Controlla che i termini chiave, le date e gli importi siano corretti.

• Assicurati che tutti i campi obbligatori siano presenti e compilati.

• Salva una copia della versione finale firmata per i tuoi archivi.

Quando gestisci le richieste di firma tramite Sign.com, ottieni anche una traccia di controllo che mostra chi ha firmato e quando, aiutando così a supportare la validità dell'accordo.

Non ti serve un computer per firmare un contratto online. Smallpdf eSign funziona nei browser mobili e nell'app mobile di Smallpdf.

Firma usando il browser del tuo telefono

• Apri il link del contratto o carica il file dal tuo telefono.

• Crea la tua firma disegnandola con il dito o con un pennino.

• Tocca per posizionare la firma nel punto giusto.

• Ingrandisci per controllare testo e posizione prima di toccare “Finish.”

Suggerimenti per schermi piccoli e contratti scansionati

• Usa il gesto di pizzicare per ingrandire quando controlli le scritte in piccolo.

• Ruota il telefono in orizzontale per i documenti larghi.

• Se il contratto è una scansione, puoi prima elaborarlo con Smallpdf OCR in modo che il testo diventi ricercabile e più chiaro prima della firma.

Di solito tutto funziona senza intoppi, ma ecco alcune soluzioni rapide ai problemi più comuni.

1. Il file non si carica o è troppo grande

• Verifica che il file sia supportato (funzionano PDF, Word, immagini e i formati Office più comuni).

• Se il file è molto grande, comprimilo con Comprimi PDF prima.

• Prova a salvare il file originale come PDF prima di caricarlo di nuovo.

2. I firmatari non hanno ricevuto l'e-mail

• Chiedi loro di controllare le cartelle spam o posta indesiderata.

• Verifica che il loro indirizzo e-mail sia corretto.

• Se i filtri aziendali sono rigidi, invia loro il link diretto per firmare dalla tua dashboard.

3. La firma o i campi non vengono visualizzati correttamente

• Aggiorna la pagina o riapri il contratto.

• Prova un browser diverso, come Chrome, Firefox o Safari.

• Su mobile, assicurati che il browser e il sistema operativo siano aggiornati.

Smallpdf eSign è progettato per rendere i flussi di firma semplici rapidi e intuitivi, mentre Sign.com supporta flussi di lavoro di firma più completi quando gestisci contratti ogni giorno.

Con Smallpdf puoi:

• Creare e riutilizzare più firme con un abbonamento Pro per i documenti che firmi tu stesso.

• Preparare i contratti modificando, comprimendo o proteggendo i PDF prima di inviarli per la firma.

• Proteggere i contratti sensibili con una password.

• Preparare i contratti scansionati con l'OCR così diventano ricercabili e più facili da controllare.

Con Sign.com puoi:

• Raccogliere le firme di più persone in un ordine prestabilito.

• Mantenere una traccia di controllo chiara che registra chi ha firmato e quando.

• Gestire le richieste di firma e monitorarne lo stato da una dashboard dedicata.

Tutta l'elaborazione usa Crittografia TLS, e i file vengono eliminati dopo un breve periodo, così puoi lavorare con tranquillità su contratti importanti sia su Smallpdf che su Sign.com.

Ora vedi quanto è facile firmare documenti in qualsiasi momento e ovunque ti trovi, dal computer, dal dispositivo mobile o dal tablet.

E se lavori con contratti scansionati che richiedono il riconoscimento del testo, la nostra tecnologia OCR può aiutarti a rendere questi documenti ricercabili e modificabili prima della firma.

Pronto a firmare gratis?