Adobe vs. DocuSign: come firmare elettronicamente con entrambi i servizi

Stai cercando di scegliere tra DocuSign e Adobe Sign? Qui sotto confrontiamo prezzi, integrazioni, flussi di lavoro, sicurezza e assistenza, così puoi trovare subito la soluzione di firma elettronica giusta per te.

Se stai valutando DocuSign e Adobe Sign, di solito stai cercando di risolvere uno di due problemi. O hai bisogno di raccogliere firme in fretta con un monitoraggio chiaro, oppure ti servono firme e anche attività più ampie sui PDF, come modifica e conversione. Entrambe le piattaforme coprono le basi, ma nell’uso quotidiano l’esperienza è molto diversa.

Analizzeremo gli aspetti più importanti e ti mostreremo anche dove si inserisce Smallpdf se vuoi una soluzione più leggera per firmare e preparare i PDF di tutti i giorni.

Ecco una breve panoramica per aiutarti a orientarti.

Gran parte della confusione nasce dal nome.

“Adobe Sign” è comunemente usato come abbreviazione, ma il prodotto che oggi vedrai di solito è “Adobe Acrobat Sign” all’interno dell’ecosistema Acrobat per business di Adobe. Adobe presenta Acrobat Sign come una soluzione di firma elettronica autonoma per esigenze più ampie, con integrazioni e funzionalità di conformità.

Se usi già Acrobat per lavorare sui PDF, questo può essere un vero vantaggio perché firma e attività sui PDF restano vicine.

Entrambe le piattaforme ti permettono di caricare un documento, inserire i campi e inviarlo per la firma. La differenza sta nei flussi di lavoro.

Lo stile del flusso di lavoro di DocuSign

DocuSign è pensato per inviare, tracciare e riutilizzare i flussi di firma.

Di solito funziona così:

1. Crea una busta e carica il tuo documento.

2. Aggiungi i destinatari e definisci l’ordine di firma.

3. Inserisci campi come firma, iniziali, data e campi di testo.

4. Invia, poi monitora lo stato finché il processo non è completato.

Dà il meglio quando invii molti contratti ogni settimana o quando ti servono regole di instradamento in linea con le tue approvazioni interne.

Un esempio pratico: se il tuo team di vendita invia lo stesso modulo d’ordine per tutto il mese, i modelli di DocuSign possono ridurre il tempo di configurazione a pochi minuti. È anche comune che la firma venga completata rapidamente una volta inviata la richiesta. DocuSign afferma che il 76% delle transazioni eSignature completate si conclude in meno di 24 ore.

Lo stile del flusso di lavoro di Adobe Acrobat Sign

Acrobat Sign è spesso la scelta migliore per i team che già gestiscono i PDF nell’ecosistema Adobe e vogliono che la firma sembri parte del lavoro sui documenti, non un universo separato. Adobe presenta Acrobat per business come una combinazione di funzionalità eSign e strumenti PDF, e indica Acrobat Sign come opzione autonoma per i team più grandi.

In pratica, il flusso di lavoro tende a essere questo:

1. Carica un PDF (spesso già preparato con flussi di lavoro in stile Acrobat).

2. Aggiungi i campi firma e i campi del modulo.

3. Invia l’accordo e monitora il completamento.

Se il tuo processo parte da PDF che prima hanno bisogno di essere sistemati (riordinare le pagine, unire allegati, migliorare la formattazione), potresti apprezzare il fatto che la firma sia così vicina al lavoro sul documento.

Se il tuo obiettivo principale è firmare e basta, potresti non aver bisogno di una piattaforma complessa basata sulle buste.

Di solito vediamo due esigenze più semplici:

• Devi firmare tu e rimandare il PDF firmato.

• Devi richiedere firme, ma non ti servono regole di instradamento complesse.

Smallpdf copre questa esigenza in due modi diversi:

• Firma PDF ti permette di apporre una firma elettronica su un PDF in pochi clic.

• Sign.com supporta l’invio di richieste di firma e include un piano gratuito con un numero limitato di documenti al mese e documenti illimitati con pacchetti Smallpdf Pro.

Come firmare un PDF da solo con Smallpdf

1. Apri Firma PDF.

2. Carica il tuo PDF dal dispositivo oppure da Google Drive, Dropbox o OneDrive.

3. Crea la tua firma (digitandola, disegnandola o caricandola), poi posizionala sulla pagina.

4. Scarica il PDF firmato.

Inizia da qui: Usa il tool di firma qui sotto per caricare o trascinare il tuo PDF e iniziare a firmare

Se devi fare una firma semplice, di solito questa è la strada più veloce perché non devi configurare buste o instradamenti.

Come richiedere firme con Sign.com

1. Carica il tuo documento.

2. Aggiungi le email dei firmatari e inserisci i campi obbligatori.

3. Invia la richiesta e monitora l’avanzamento.

Sign.com mette inoltre in evidenza il monitoraggio delle attività e la cronologia dei documenti nelle sue pagine. È un passo oltre la semplice firma elettronica e si avvicina di più alla gestione dei flussi di lavoro di firma.

I prezzi cambiano spesso e variano in base alla regione, ma i fattori che incidono sul costo sono più stabili del prezzo di listino.

Fattori di costo di DocuSign

I piani DocuSign ruotano spesso attorno al numero di buste che invii e alle funzionalità di flusso di lavoro che sblocchi.

Alcuni materiali di DocuSign descrivono quote di buste legate ai piani, come un numero limitato di buste al mese o all’anno per determinati livelli.

Se invii solo pochi documenti al mese, potresti avere la sensazione di pagare per una piattaforma che non usi davvero fino in fondo. Se invece ne invii molti, questa struttura può avere senso perché segue il volume.

Fattori di costo di Adobe Acrobat Sign

I prezzi di Adobe dipendono molto dal fatto che tu acquisti piani Acrobat con funzionalità eSign incluse oppure una configurazione Acrobat Sign più dedicata per aziende più grandi.

Adobe indica esplicitamente Acrobat Sign come la soluzione autonoma per medie e grandi aziende, con solide integrazioni e funzionalità di conformità.

Se il tuo team paga già per il lavoro sui PDF in stile Acrobat, questo effetto bundle può essere una buona opzione.

Un rapido controllo della realtà sui costi

Prima di decidere, fatti due domande:

• Quanti documenti inviamo ogni mese per la firma?

• Ci serve anche la preparazione dei PDF (convertire, comprimere, modificare) nello stesso flusso di lavoro?

Se hai soprattutto bisogno di invio e tracciamento su larga scala, DocuSign spesso ha la meglio. Se ti serve che firma e PDF lavorino in modo strettamente integrato, l’approccio di Adobe può sembrare più naturale. Se vuoi una firma più leggera senza il peso di una piattaforma completa, Smallpdf insieme a Sign.com può bastare.

Le integrazioni contano più di quanto molti si aspettino, perché ottenere una firma elettronica raramente è la fine del flusso di lavoro.

Integrazioni di DocuSign

DocuSign è molto conosciuto per l’ampiezza delle sue integrazioni. Il DocuSign App Center promuove oltre 1.000 integrazioni, utile se i tuoi contratti si trovano in un CRM, in un sistema HR o in una piattaforma di procurement.

Se scegli DocuSign, controlla prima il connettore esatto di cui hai bisogno. Per integrazione si può intendere di tutto: da una sincronizzazione bidirezionale profonda a una semplice scorciatoia di caricamento.

Integrazioni di Adobe Acrobat Sign

Il punto di forza di Adobe tende a emergere negli ecosistemi enterprise e nei flussi di lavoro documentali. Adobe presenta anche Acrobat Sign come una soluzione con integrazioni solide, soprattutto per le organizzazioni più grandi.

Se la tua azienda vive in flussi di file in stile Microsoft 365 e SharePoint, questo può essere un vero vantaggio, anche se il numero principale di integrazioni è più basso.

Smallpdf in un flusso di lavoro più ampio

Smallpdf spesso funziona meglio come livello di preparazione dei documenti. Se devi firmare un contratto un po’ disordinato, puoi prima sistemarlo (comprimere, riordinare, oscurare), poi firmarlo. 

Sia DocuSign che Adobe prendono sul serio la sicurezza, ma la scelta dovrebbe concentrarsi su ciò che la tua organizzazione deve dimostrare.

Di cosa hanno bisogno la maggior parte dei team

Per la maggior parte delle firme aziendali, ti serviranno:

• Crittografia TLS in transito, mentre il documento viene caricato e scaricato

• Crittografia a riposo, mentre il documento viene archiviato ed elaborato

• Audit trail e prove di manomissione

• Copertura di conformità per le aree in cui operi (ad esempio GDPR)

DocuSign presenta la sua offerta eSignature attorno alla conformità con le principali leggi e i principali standard sulla firma elettronica

Adobe presenta Acrobat Sign per business con funzionalità eSign sicure e opzioni pronte per la conformità dedicate alle organizzazioni più grandi.

Se lavori in un settore regolamentato, il tuo team legale potrebbe chiederti certificazioni o documentazione specifiche. In quel caso, vai direttamente alla documentazione su affidabilità e conformità di ciascun fornitore e confrontala con i tuoi requisiti.

Note sulla sicurezza di Smallpdf e Sign.com

Se stai valutando le opzioni di firma di Smallpdf, controlla i dettagli specifici del prodotto.

Sign.com mette in evidenza nella sua comunicazione il posizionamento rispetto alla conformità eIDAS e approcci antimanomissione come eSealing, oltre a un piano gratuito per volumi di invio ridotti.

Per la firma personale semplice, la pagina Firma PDF di Smallpdf punta su una firma elettronica veloce e sicura, senza stampa né download.

Molti strumenti sembrano ottimi in una demo, ma i problemi si vedono dopo l’implementazione.

Se stai acquistando per un team:

• Cerca controlli amministrativi, modelli e processi ripetibili.

• Verifica come gli utenti possono ottenere aiuto se un firmatario non riesce ad aprire un link o se manca un campo

• Decidi dove vive la firma nel tuo flusso di lavoro: dentro il CRM o dentro il processo PDF.

DocuSign tende a essere acquistato come piattaforma e poi ampliato nel tempo man mano che crescono instradamenti e modelli. Adobe viene spesso adottato come parte di uno stack documentale più ampio.

Se hai ancora dubbi, scegli il prodotto più adatto ai tuoi casi d’uso più comuni invece di cercare un’unica opzione migliore in assoluto.

Scegli DocuSign se…

• Invii molti contratti e hai bisogno di modelli riutilizzabili.

• Per te contano soprattutto regole di instradamento, promemoria e tracciamento.

• Ti serve un’ampia copertura di integrazioni tra le app aziendali.

Scegli Adobe Acrobat Sign se…

• Il tuo lavoro parte da PDF che richiedono pulizia e modifica continue.

• Vuoi firmare all’interno di un flusso di lavoro business più ampio in Acrobat.

• Lavori in un’organizzazione più grande che dà valore alla conformità enterprise e alle integrazioni.

Prendi in considerazione Smallpdf se…

• Ti serve soprattutto una firma semplice e veloce.

• Vuoi preparare i PDF (comprimere, convertire, modificare) prima della firma.

• Vuoi un’opzione più leggera per richiedere firme tramite Sign.com, con livelli gratuiti e a pagamento ben chiari.

Se devi scegliere tra DocuSign e Adobe Sign, parti dal volume e dalla complessità del flusso di lavoro, non dalla notorietà del marchio. Quando hai chiaro con che frequenza invii documenti e quanto instradamento ti serve, la scelta diventa più semplice.

Se hai anche bisogno di preparare i PDF prima che qualcuno firmi, Smallpdf può coprire gran parte di questo lavoro in un unico posto. E se vuoi solo firmare o richiedere firme senza il peso di una piattaforma completa, puoi iniziare con Firma PDF o Sign.com e partire da lì.