Cosa succede se il mio documento firmato scade?

Per noi di Smallpdf, la privacy è la massima priorità e lavoriamo instancabilmente per garantire che i tuoi file siano al sicuro con noi. Puntiamo a essere il più trasparenti possibile, cosa particolarmente importante quando si parla dei tuoi dati e di come vengono elaborati e di cosa succede ai tuoi file dal momento in cui li carichi fino al momento in cui hai portato a termine le operazioni che devi completare. Ciò diventa poi ancora più importante quando si deve condividere un documento con altre persone. Per cominciare, però, ti illustreremo la policy di Smallpdf in materia di sicurezza e le sue modalità di archiviazione dei documenti.

Smallpdf e il tool per la firma di PDF: la sicurezza

Qui da Smallpdf prendiamo sul serio la protezione dei dati e la privacy e, dunque, facciamo del nostro meglio per garantire che tutte le informazioni personali siano al sicuro e protette, adottando varie misure di sicurezza.

Il nostro sito è protetto con HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure): ma che cosa vuol dire? Quando visiti una pagina, se vedi il prefisso "https" e il simbolo del lucchetto nella barra di ricerca del browser, significa che viene utilizzato il protocollo HTTPS . I dati che invii a qualsiasi sito web "https" sono criptati, di modo che nessun estraneo possa vederli.

Siamo conformi al GDPR e certificati ISO/IEC 27001 e tutti i nostri tool hanno un sacco di altre caratteristiche riguardanti la sicurezza. I tuoi documenti sono inoltre protetti da server europei sicuri e dalla crittografia TLS, che garantisce che i tuoi dati siano al sicuro. Non importa quale tool tu stia usando, avrai sempre pieno controllo dei tuoi file e di chi può accedervi, modificarli o vederli.

La nostra policy prevede un arco temporale di un'ora prima che i file vengano eliminati dai nostri server. Il servizio per la firma di PDF di Smallpdf costituisce un’eccezione: questo arco di tempo diventa di 14 giorni nel caso delle richieste di firma. Ovviamente l’accesso ai tuoi file sarà possibile solo per te e per gli altri firmatari. Puoi annullare la richiesta di firma in qualsiasi momento sulla pagina dedicata allo strumento per la firma di PDF.

Per quanto tempo un documento firmato in digitale viene salvato su Smallpdf?

Quando si utilizza il nostro tool per la firma di PDF, il PDF firmato verrà archiviato online per 14 giorni prima di essere eliminato. Vogliamo assicurarci che tutti i firmatari abbiano tempo a sufficienza per processare i documenti. Ogni volta che si firma un documento PDF con il nostro tool per la firma di PDF e lo si condivide con altre persone, ciascun firmatario del documento riceverà un’e-mail con un link per scaricare la versione finale firmata del file.

Se si accede al file nell’arco di questi 14 giorni, il conteggio dei giorni ripartirà da capo. Altrimenti, il documento sulla piattaforma di Smallpdf scadrà in automatico 14 giorni dopo la creazione della richiesta di firma. Quando diciamo che "il documento scadrà" intendiamo che il documento verrà cancellato in modo permanente dalla nostra piattaforma e quindi non sarà più accessibile.

Se crei un account su Smallpdf, che sia a pagamento o meno, e vuoi utilizzare il servizio di archiviazione dei file, i tuoi documenti rimarranno sui nostri server per tutto il tempo che desideri. Se invece vuoi eliminare un file, ci vorrà un'ora prima che venga rimosso in maniera definitiva dai nostri server. Quindi, in breve, qualsiasi documento che non sia caricato nell'archivio file verrà cancellato dai nostri server dopo 14 giorni di inattività.

Come recuperare un documento scaduto

Una volta che un documento nel tool per la firma di PDF è scaduto, non può più venire ripristinato. Utilizzando la piattaforma per la firma di PDF si può però caricare un nuovo PDF in modo rapido e semplice e inviarlo per la firma. Ti raccomandiamo inoltre di scaricare i tuoi documenti firmati prima che siano trascorsi i 14 giorni, così da poterli conservare per precauzione.

Sappiamo quanto è importante essere informati sulla protezione e la sicurezza dei propri PDF e su come gestirli in maniera efficiente. Se per caso hai dubbi o domande, non devi far altro che inviarci un'e-mail!

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Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana