Was passiert, wenn mein unterschriebenes Dokument abläuft?

Bei Smallpdf hat der Datenschutz oberste Priorität und wir arbeiten unermüdlich daran, dass deine Dateien bei uns sicher sind. Wir sind bestrebt, so transparent wie möglich zu sein. Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, wie deine Daten verarbeitet werden und was mit deiner Datei passiert; Von dem Moment an, in dem du sie hochlädst, bis du deine Aufgaben erledigt hast. Dies wird noch wichtiger, wenn es darum geht, ein Dokument mit anderen Parteien zu teilen. Doch zunächst wollen wir dir die Sicherheitsrichtlinien von Smallpdf und die Speicherung von Dokumenten näher bringen.

Smallpdf & eSign Sicherheit

Wir nehmen den Datenschutz und die Privatsphäre sehr ernst und tun unser Bestes, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten aller Nutzer/innen sicher sind.

Unsere Website ist mit HTTPS (oder Hypertext Transfer Protocol Secure) geschützt, aber was bedeutet das? Jede Seite, die du besuchst und das Präfix „https“ und das Vorhängeschloss-Symbol in der Suchleiste des Browsers enthält, verwendet sichere Datenübertragungsprotokolle. Die Daten, die du an eine „https“-Website sendest, werden verschlüsselt, so dass kein Außenstehender sie einsehen kann.

Wir sind sowohl DSGVO-konform als auch ISO/IEC 27001-zertifiziert, und alle unsere Tools verfügen über eine Reihe weiterer Sicherheitsfunktionen. Deine Dokumente werden außerdem durch sichere europäische Server und TLS-Verschlüsselung geschützt, was die Sicherheit deiner Daten garantiert. Unabhängig davon, welches Tool du verwendest, hast du die absolute Kontrolle über deine Dateien und darüber, wer auf sie zugreifen, sie bearbeiten oder sehen kann.

Unsere Firmenpolitik sieht eine Frist von einer Stunde vor, bevor die Dateien von unseren Servern gelöscht werden. Für unseren Smallpdf PDF unterschreiben-Service wird diese Frist jedoch auf 14 Tage verlängert, wenn Unterschriften angefordert werden. Es versteht sich von selbst, dass nur du und die übrigen Unterzeichner/innen Zugang zu deinen Dateien haben werden. Du kannst die Unterschriftsanforderung jederzeit über unsere eSign-Toolseite stornieren.

Wie lange wird ein eSign-Dokument bei Smallpdf gespeichert?

Wenn du unser PDF unterschreiben-Tool benutzt, wird das unterschriebene PDF-Dokument 14 Tage lang online gespeichert, bevor es gelöscht wird. Wir möchten sicherstellen, dass alle Unterzeichner ausreichend Zeit haben, die Dokumente abzurufen. Wenn du also ein PDF-Dokument mit unserem eSign-Tool unterschreibst und es an andere Parteien sendest, erhält jeder Unterzeichner des Dokuments eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen der endgültigen unterschriebenen Version des Dokuments.

Wenn innerhalb dieser 14 Tage auf die Datei zugegriffen wird, beginnt die 14-tägige Frist von neuem. Andernfalls läuft das Dokument auf der Smallpdf-Plattform automatisch 14 Tage nach der Erstellung der Signaturanfrage ab. Und mit „ablaufen“ meinen wir, dass es dauerhaft von unserer Plattform gelöscht wird und somit nicht mehr zugänglich ist.

Solltest du ein Konto bei Smallpdf eröffnen - egal ob bezahlt oder unbezahlt - und den Dateispeicher nutzen wollen, bleiben deine Dateien so lange auf unseren Servern, wie du willst. Wenn du dich entscheidest, eine Datei zu löschen, dauert es eine Stunde, bis sie endgültig von unseren Servern gelöscht ist. Kurz gesagt: Alle Dokumente, die nicht in den Dateispeicher hochgeladen wurden, werden nach 14 Tagen von unseren Servern gelöscht, wenn du nichts unternimmst.

Ein abgelaufenes Dokument wiederherstellen

Wenn ein eSign-Dokument auf unseren Servern abgelaufen ist, kann es nicht wiederhergestellt werden. Über die PDF unterschreiben-Plattform kannst du jedoch schnell und einfach eine neue PDF-Datei hochladen, die du zur Unterzeichnung versenden kannst. Wir empfehlen dir außerdem, deine unterschriebenen Dokumente vor Ablauf der 14-tägigen Frist herunterzuladen, damit du sie sicher aufbewahren kannst.

Wir wissen, wie wichtig es ist, dass deine PDFs sicher sind und du sie effizient verwalten kannst. Wenn du dir unsicher bist oder Fragen hast, ist die Antwort nur eine E-Mail entfernt!

Hast du eine PDF-Datei, die du unterschreiben musst?

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna