Apa Yang Terjadi Jika Dokumen Saya Yang Telah Ditandatangani Habis Masa Berlakunya?

Smallpdf memprioritaskan privasi dan menjamin keamanan file kamu. Kami selalu berusaha setransparan mungkin, yang sangat penting ketika bicara tentang bagaimana data kamu diproses dan apa yang terjadi dengan file tersebut mulai dari saat kamu mengunggahnya hingga menyelesaikan tugas yang perlu kamu kerjakan. Begitu kamu membagikannya dengan yang lain, aspek keamanan jadi lebih penting. Namun pertama-tama, biarkan kami memandu kamu melalui kebijakan keamanan dan penyimpanan dokumen Smallpdf.

Keamanan Smallpdf & eSign

 

Kami sangat serius dengan perlindungan data dan privasi, sehingga kami mengambil langkah ekstra untuk memastikan keamanan informasi pribadi pengguna dengan menggunakan serangkaian strategi keamanan.

Situs kami dilindungi dengan HTTPS (atau Hypertext Transfer Protocol Secure), tapi apa artinya ini? Kebanyakan situs web yang kamu kunjungi akan memiliki awalan "https" pada URL mereka. Saat kamu hanya mengetik "www.google.com/", begitu halamannya selesai dimuat, URL lengkapnya akan tertulis "https://www.google.com/". Kamu juga akan menemukan simbol gembok di sebelah kanan URL. Yang berarti situs web yang kamu akses menggunakan protokol transfer data yang aman, memastikan transmisi data terenkripsi untuk menghindari akses dari pihak asing ke situs tersebut. Tentu saja Smallpdf juga menggunakan strategi keamanan tersebut.

Kami patuh dengan ketentuan GDPR dan bersertifikasi ISO/IEC 27001, selain itu semua alat kami memiliki berbagai fitur keamanan lainnya. Dokumen kamu juga dilindungi oleh server Eropa dan enkripsi TLS yang aman, yang menjamin keamanan data kamu. Alat apa pun yang kamu gunakan, kamu memiliki kendali sepenuhnya atas file kamu serta siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau melihatnya.

Contoh, ketika kamu mengunggah file ke server kami, dan memperkecil ukurannya, kami akan menyimpannya di server untuk sekitar satu jam. Begitu waktunya habis, kami akan menghapus file secara otomatis. Dalam satu jam tersebut, kamu dapat mengunduh file atau terus memrosesnya menggunakan Smallpdf.

Terdapat dua pengecualian: membagikan file (lewat email atau link) dengan yang lain, atau meminta tanda tangan dari pihak ketiga lewat fitur eSign. Dalam kasus tersebut, kami akan menyimpan file di server kami selama 14 hari. Yang harusnya merupakan waktu yang cukup bagi semua pihak untuk menjawab permintaan kamu dan menandatangani dokumennya. Tentunya hanya kamu dan seluruh penandatangan yang akan memiliki akses ke file kamu. Kamu dapat membatalkan permintaan tanda tangan kapan saja melalui halaman alat eSign kami.

Berapa Lama Dokumen Yang Ditandatangani Dengan eSign Disimpan Di Smallpdf?

 

Ketika kamu menggunakan alat eSign kami, PDF yang ditandatangani akan disimpan secara online selama 14 hari sebelum dihapus. Kami ingin memastikan bahwa semua penandatangan memiliki waktu yang cukup untuk memproses dokumen-dokumen ini, jadi setiap kali kamu menandatangani dokumen PDF menggunakan alat eSign kami dan membagikannya dengan pihak lain, setiap penandatangan dokumen akan menerima email dengan tautan untuk mengunduh versi dokumen akhir yang telah ditandatangani.

Penghitung mundur 14 hari akan dimulai kembali apa bila file tersebut diakses kembali dalam 14 hari terakhir. Jika tidak diakses sama sekali, kami akan menghapus dokumen tersebut dari server. Yang berarti tidak ada satupun orang, termasuk kamu, yang dapat mengakses file tersebut lagi di Smallpdf.

Apabila kamu memiliki akun Smallpdf — baik itu berbayar atau tidak dibayar — dan ingin menggunakan penyimpanan file, file kamu akan tetap berada di server kami selama yang kamu inginkan. Jika kamu memilih untuk menghapus file, akan memakan waktu satu jam untuk dihapus secara permanen dari server kami, untuk berjaga-jaga. Kami tidak mau kamu menghapus secara permanen file yang salah. Jadi singkatnya, dokumen eSign apa pun yang tidak diunggah ke penyimpanan file akan dihapus dari server kami setelah 14 hari tidak diakses.

Memulihkan Dokumen Yang Habis Masa Berlakunya

 

Setelah dokumen eSign habis masa berlakunya di server kami, dokumen tersebut tidak dapat dipulihkan. Hal ini bertentangan dengan tujuan perlindungan data dan keamanan. Namun dengan menggunakan platform eSign, kamu dapat dengan cepat dan mudah mengunggah PDF baru untuk dikirim untuk ditandatangani. Kami juga menganjurkan kamu untuk mengunduh dokumen yang ditandatangani sebelum habis masa berlakunya setelah 14 hari, sehingga kamu dapat menyimpannya dengan aman. Akan sangat disayangkan apabila dokumen milikmu yang telah ditandatangani semua pihak, malah terhapus secara otomatis sebelum kamu sempat mengunduhnya. Kami tekankan sekali lagi: setelah penandatangan mengakses dan menandatangani file tersebut, masa berlaku 14 hari akan dihitung ulang kembali.

Kami tahu betapa pentingnya mempertimbangkan keamanan PDF kamu dan untuk mengelolanya secara efisien. Ingatlah, jika kamu tidak yakin atau memiliki pertanyaan, langsung hubungi kami via email!

Punya PDF yang perlu ditandatangani?

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina