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Que se passe-t-il si mon document signé expire ?

par Marta Calsina

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien, Portugais et Russe.

Que se passe-t-il si ton document PDF signé expire dans Smallpdf ? Découvre tout sur la conservation des fichiers et la sécurité des signatures.

Pour Smallpdf, ta vie privée est une priorité et la sécurité de tes fichiers est garantie. Nous nous efforçons d'être aussi transparents que possible, notamment en ce qui concerne le traitement de tes données et ce qu'il advient de tes fichiers à partir du moment où tu les mets en ligne jusqu'au moment où tu termines les tâches que tu as à accomplir. Lorsque tu partages un fichier avec d'autres personnes, la sécurité devient un aspect encore plus important. Mais pour commencer, laisse-nous te présenter la politique de sécurité de Smallpdf et le stockage des documents.

Sécurité de Smallpdf & signature électronique

 

Nous prenons la protection des données et de la vie privée très au sérieux, et c'est pourquoi nous faisons tout notre possible pour nous assurer que les informations personnelles de tous nos utilisateurs sont à la fois sûres et sécurisées en adoptant un grand nombre de mesures de sécurité.

Notre site est protégé par le protocole HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure), mais que signifie ce terme ? La plupart des sites web que tu utilises ont un préfixe "https" dans leur URL. Si tu ne fais que taper "www.google.com", une fois la page chargée, l'URL complète se lira "https://www.google.com/". Tu trouveras également un petit cadenas à gauche de l'URL. Cela signifie que le site web auquel tu accèdes utilise des protocoles de transfert de données sécurisés, garantissant une transmission cryptée des données afin d'empêcher l'accès au site web par des personnes extérieures. Bien entendu, cette mesure de sécurité est également utilisée par Smallpdf.

Smallpdf est à la fois conforme au RGDP et certifié ISO/IEC 27001, et tous nos outils sont dotés d'un grand nombre d'autres caractéristiques de sécurité. Tes documents sont en outre protégés par des serveurs européens sécurisés et le cryptage TLS, ce qui garantit la sécurité de tes données. Quel que soit l'outil que tu utilises, tu as un contrôle absolu sur tes fichiers et sur les personnes qui peuvent y accéder, les modifier ou les voir.

Lorsque tu télécharges un fichier sur nos serveurs pour, par exemple, le compresser, nous le conservons pendant une période déterminée d'une heure. Une fois ce délai écoulé, nous supprimons automatiquement ce fichier. Pendant cette heure, tu peux soit télécharger le fichier, soit continuer à travailler dessus avec Smallpdf.

Il n'y a que deux exceptions qui font que le fichier n'est pas supprimé au bout d'une heure : le partage du fichier (par e-mail ou lien) avec d'autres personnes, ou la demande de signatures à des tiers par le biais de notre service de signature électronique. Dans les deux cas, nous conservons le fichier sur nos serveurs pendant 14 jours. Cela devrait donner à toutes les personnes concernées suffisamment de temps pour répondre à ta demande de signature et signer le document. Il va sans dire que seuls toi et les autres signataires auront accès au fichier. Tu peux annuler la demande de signature à tout moment via la page de l'outil de signature électronique.

Combien de temps un document signé en ligne est-il sauvegardé sur Smallpdf ?

 

Lorsque tu utilises notre outil de signature électronique, le document PDF signé est stocké en ligne pendant 14 jours avant d'être supprimé. Nous voulons nous assurer que tous les signataires disposent d'un délai suffisant pour traiter ces documents. Par conséquent, lorsque tu signes un document PDF avec notre outil de signature électronique et que tu le partages avec d'autres personnes, chaque signataire du document recevra un courrier électronique contenant un lien permettant de télécharger la version finale signée du document.

Le délai de 14 jours redémarre si le fichier est consulté pendant cette période. Si personne n'accède au fichier et que le délai de 14 jours expire, nous supprimons définitivement le document de nos serveurs. Cela signifie que personne, pas même toi, ne pourra plus accéder au fichier sur Smallpdf.

Si tu ouvres un compte chez Smallpdf - qu'il soit payant ou non - et que tu choisis d'utiliser le stockage de fichiers, tes fichiers resteront sur nos serveurs aussi longtemps que tu le souhaites. Si tu choisis de supprimer un fichier, il faudra une heure pour qu'il soit définitivement supprimé de nos serveurs - juste pour être sûr. Nous voulons nous assurer à tout prix que tu ne supprimes pas le mauvais fichier. En résumé, tous les documents mis en ligne dans l'outil de signature électronique qui n'ont pas été téléchargés dans la zone de stockage des fichiers seront supprimés de nos serveurs après 14 jours d'inactivité.

Récupération d'un document expiré

 

Une fois qu'un document signé a expiré de nos serveurs, il ne peut pas être rétabli. Cela irait à l'encontre de l'objectif de sécurité et de protection des données.

Cependant, grâce à la plateforme de signature électronique, tu pourras rapidement et facilement télécharger un nouveau PDF pour le faire signer. Nous t'encourageons à toujours télécharger tes documents signés avant l'expiration du délai de 14 jours, afin de pouvoir les conserver en lieu sûr. Il serait dommage que ton document final, signé par tout le monde, soit automatiquement supprimé avant que tu ne l'aies téléchargé. Pour rappel, une fois que le dernier signataire a accédé au document et l'a signé, le compte à rebours de 14 jours recommence à zéro.

Nous savons à quel point il est important de prendre en compte la sécurité de tes PDF et de les gérer efficacement. Si tu as des doutes ou des questions, n'hésite pas à nous contacter par e-mail !

Tu as un PDF à signer ?

Article traduit et adapté en français par Éloïse

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Marta Calsina
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