So überprüfst du eine digitale Signatur in einer PDF-Datei

Wenn du ein signiertes PDF erhältst, willst du vor allem eines wissen: Kannst du ihm vertrauen? 

Wenn du eine digitale Signatur überprüfst, erfährst du, wer das Dokument unterschrieben hat, wann es signiert wurde und ob sich seitdem etwas geändert hat. Wenn etwas verdächtig wirkt, kannst du Probleme erkennen, bevor du etwas genehmigst, bezahlst oder selbst unterschreibst.

Du kannst eine digitale Signatur in einer PDF-Datei mit gängigen PDF-Readern überprüfen. Wir führen dich durch den Prozess, erklären häufige Warnmeldungen und zeigen dir, wo Smallpdf eSign und Sign.com ins Spiel kommen.

Bevor du anfängst, auf Bereiche und Zertifikate zu klicken, ist es hilfreich zu verstehen, was du eigentlich prüfst.

So funktionieren digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist mehr als nur eine Kritzelei auf einem Bildschirm. Sie kombiniert:

• Einen kryptografischen Schlüssel, der zum Unterzeichner gehört

• Einen eindeutigen Fingerabdruck des Dokumentinhalts

• Einen Zeitstempel, der festhält, wann die Signatur angewendet wurde

Wenn jemand ein PDF digital signiert, macht die Software Folgendes:

1. Sie erstellt einen Fingerabdruck des Dokuments.

2. Sie verschlüsselt diesen Fingerabdruck mit dem Zertifikat des Unterzeichners.

3. Sie bettet das Ergebnis als digitale Signatur in das PDF ein.

Wenn sich das PDF später ändert, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr überein, und die Signatur wird als ungültig angezeigt.

Warum du jedes signierte PDF validieren solltest

Die Validierung hilft dir dabei:

• Zu bestätigen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.

• Zu prüfen, ob das Zertifikat des Unterzeichners vertrauenswürdig und noch gültig ist.

• Zu verstehen, ob die Signatur deinen rechtlichen oder Compliance-Anforderungen entspricht.

Statt anhand eines Kontrollkästchens oder eines in eine Zeile eingegebenen Namens zu raten, bekommst du einen klaren Status, auf den du dich verlassen kannst.

So prüfst du mit Adobe Acrobat Reader oder einem anderen signaturfähigen PDF-Viewer, ob eine digitale Signatur gültig ist.

Schritt 1: Öffne die signierte PDF-Datei in einem kompatiblen Viewer

Öffne deine PDF-Datei in Adobe Acrobat Reader oder einem anderen PDF-Viewer, der die Validierung digitaler Signaturen unterstützt.

Achte darauf, dass du eine aktuelle Version verwendest, damit die Zertifikatsprüfungen korrekt funktionieren.

Schritt 2: Finde den Bereich für den Signaturstatus

Achte auf eine Signaturleiste oder ein Signaturfeld:

• In Adobe Acrobat Reader wird oben normalerweise eine Signatur-Statusleiste angezeigt.

• Du kannst das Fenster „Signaturen“ auch über die linke Seitenleiste (das Füllfederhalter-Symbol) oder über „Ansicht > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster > Signaturen“ öffnen.

Schritt 3: Öffne das Signaturen-Panel

Im Bereich „Signaturen“:

• Klicke auf „Signaturen“, um den Bereich zu erweitern.

• Du siehst eine Liste aller digitalen Signaturen im Dokument.

• Wähle die Signatur aus, die du überprüfen möchtest.

Schritt 4: Signatur-Eigenschaften anzeigen

Klicke mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Signatur (oder nutze die Optionen im Bedienfeld) und wähle „Signatureigenschaften anzeigen…“

Prüfe im Eigenschaftenfenster Folgendes:

• Signierzeit: Wann das Dokument unterzeichnet wurde

• Identität/Zertifikat des Unterzeichners: Wer unterschrieben hat und welches Zertifikat verwendet wurde

• Dokumentstatus. Ob das Dokument seit der Unterzeichnung geändert wurde

Schritt 5: Prüfe den Validierungsstatus

Achte auf die Statusindikatoren:

• Ein „grünes Häkchen“ bedeutet in der Regel, dass die Signatur gültig ist, das Zertifikat vertrauenswürdig ist und das Dokument nicht verändert wurde.

• Ein „gelbes Warndreieck“ weist auf ein Problem hin, beispielsweise ein nicht vertrauenswürdiges Zertifikat oder eine unvollständige Validierung.

• Ein „rotes X“ weist auf eine ungültige Signatur oder ein Dokument hin, das nach der Unterzeichnung geändert wurde.

Schritt 6: Prüfe alle Warnungen oder Fehler

Nach der Validierung:

• Öffne bei Bedarf die „Signature Properties“ erneut.

• Lies alle Warnungen wie abgelaufenes Zertifikat, gesperrtes Zertifikat, oder Das Dokument wurde seit der Unterzeichnung geändert.

Wenn Warnungen oder Fehler auftreten, behandle das Dokument als nicht vollständig vertrauenswürdig bis du den Unterzeichner und die Änderungen über einen anderen Kanal überprüft hast.

Du kannst diese Schritte für jede Signatur in der Liste wiederholen, falls das PDF mehrere signierte Fassungen oder mehrere Unterzeichner enthält.

Manchmal brauchst du mehr als nur ein einfaches grünes Häkchen, besonders bei rechtlichen, finanziellen oder Compliance-relevanten Dokumenten.

1. Zertifikatsinformationen prüfen

Öffne in den Signaturdetails die Zertifikatsansicht, um Folgendes zu sehen:

• Den Namen oder die Organisation des Unterzeichners

• Die ausstellende Zertifizierungsstelle (CA)

• Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats (Start- und Enddatum)

• Zusätzliche Informationen zur Identität des Unterzeichners

Wenn du dem Unterzeichner und seiner Zertifizierungsstelle vertraust, kannst du sie oft als vertrauenswürdig markieren, damit zukünftige Signaturen leichter validiert werden.

2. Zeitstempel überprüfen

Ein digitaler Zeitstempel belegt, wann das Dokument unterzeichnet wurde. Das kann wichtig sein, wenn:

• Ein Zertifikat abgelaufen ist, aber zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültig war.

• Rechtliche Fristen oder Vertragszeiträume von genauen Datumsangaben abhängen.

Prüfe, ob:

• Der Zeitstempel innerhalb der Gültigkeitsdauer des Zertifikats liegt.

• Der Zeitstempel-Server vertrauenswürdig ist oder von deinem System erkannt wird.

Wenn der Zeitstempel gültig ist und sich das Dokument nicht geändert hat, bleibt die Signatur in der Regel gültig, auch wenn das Zertifikat später abläuft.

Es läuft nicht immer alles reibungslos. Hier sind typische Probleme und wie du damit umgehst.

1. Die Signatur zeigt „Gültigkeit unbekannt“ oder ein Fragezeichen an

Das bedeutet in der Regel, dass der Viewer die Zertifikatskette nicht bestätigen kann oder sie noch nicht geprüft hat.

Probiere folgende Schritte aus:

• Klicke auf „Signaturen validieren“ oder die entsprechende Option.

• Stelle sicher, dass du online bist, damit der Viewer die Zertifizierungsstelle erreichen kann.

• Prüfe, ob dein System der Zertifizierungsstelle vertraut, die das Zertifikat des Unterzeichners ausgestellt hat.

Wenn das Zertifikat von einer internen oder privaten Zertifizierungsstelle stammt, muss es möglicherweise von deinem IT-Team zur Liste der vertrauenswürdigen Zertifikate hinzugefügt werden.

2. Das Zertifikat ist abgelaufen oder widerrufen

Wenn Warnungen zu einem abgelaufenen oder widerrufenen Zertifikat angezeigt werden:

• Prüfe den Signaturzeitpunkt und vergleiche ihn mit den Gültigkeitsdaten des Zertifikats.

• Wenn das Dokument während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats signiert wurde, ist die Signatur in deinem Kontext möglicherweise weiterhin akzeptabel.

• Wenn das Zertifikat bereits vor der Signatur widerrufen wurde, behandle die Signatur mit Vorsicht und frag direkt beim Unterzeichner nach.

Befolge immer die Richtlinien deiner Organisation für abgelaufene oder widerrufene Zertifikate.

3. Das Dokument wurde nach der Unterzeichnung geändert

Wenn der Viewer meldet, dass das Dokument nach der Unterzeichnung geändert wurde, nimm das als ernste Warnung.

In diesem Fall:

• Verlass dich bei kritischen Entscheidungen nicht auf die aktuelle Version.

• Kontaktiere den Unterzeichner und bitte um eine neue, unveränderte Kopie.

• Vergleiche die geänderte Datei mit dem Original, falls du eine frühere Version hast.

Eine gültige digitale Signatur sollte bestätigen, dass sich seit der Signierung nichts geändert hat. Wenn diese Gewissheit fehlt, solltest du innehalten und alles prüfen.

4. Der Viewer kann die Signatur nicht validieren

Manchmal liegt das Problem nicht bei der Signatur, sondern bei der Software.

Falls dein Viewer nur begrenzte Informationen oder keine Validierungsoptionen anzeigt:

• Öffne das PDF erneut, um den Signaturstatus klarer zu sehen.

• Prüfe auf Software-Updates, falls du parallel einen Desktop-Reader verwendest.

• Verlass dich für eine gründliche Validierung nicht auf einfache Browser-Vorschauen, da sie oft keine vollständigen Prüfungen digitaler Signaturen unterstützen.

Wenn du für Compliance auf digitale Signaturen angewiesen bist, ist ein Reader entscheidend, der sie auch wirklich unterstützt.

Sobald du weißt, wie du Signaturen validierst, ist der nächste Schritt, signierte PDFs zu erstellen, denen andere vertrauen können.

PDFs mit Smallpdf eSign unterschreiben

Mit Smallpdf eSign, kannst du:

• Eine PDF-Datei hochladen und bei Bedarf Unterschriftsfelder hinzufügen.

• Deine eigene wiederverwendbare Signatur erstellen.

• Andere mit einem klaren, geführten Ablauf zum Signieren einladen.

• Ein signiertes PDF herunterladen, das später validiert werden kann.

Das eignet sich gut für alltägliche Vereinbarungen, Freigaben und interne Workflows, bei denen du ein zuverlässiges, benutzerfreundliches Signiererlebnis brauchst.

Sign.com für fortgeschrittene digitale Signaturen verwenden

Für komplexere Anforderungen an digitale Signaturen kannst du auch unsere spezielle Lösung unter Sign.com. Sie bietet:

• Erweiterte Optionen zur Identitätsprüfung

• Erweiterte Zertifikats- und Signaturverwaltung

• Funktionen, die speziell auf Teams mit strengeren Signatur- und Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind

Du kannst mit Smallpdf eSign für einfache Workflows beginnen und dann zu Sign.com wechseln, wenn deine Anforderungen wachsen.

Du kannst eSign kostenlos testen, um zu sehen, ob dir der Workflow, die Signaturqualität und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit gefallen.

Und wenn du deine Unterschriften von elektronisch auf digital umstellen möchtest, bieten wir dir immer eine 7-tägige kostenlose Testversion damit du loslegen kannst!

Smallpdf hilft dir dabei, das PDF in ein Format zu bringen, in dem sich Anpassungen der Seitengröße leichter vornehmen lassen. Konvertiere die Datei je nach Ursprungsformat des PDFs in Word, Excel, PowerPoint oder JPG. Passe dann Seitengröße, Ausrichtung, Skalierung oder Ränder im entsprechenden Editor an, bevor du sie wieder als PDF speicherst.

Sobald das korrigierte PDF fertig ist, können einige andere Smallpdf-Tools dabei helfen, die endgültige Datei zu bereinigen. Verwende PDF zusammenführen falls du einzelne Dokumente korrigiert hast und diese wieder zusammenführen musst. Und verwende PDF komprimieren falls die fertige Datei zu groß ist, um sie per E-Mail zu versenden oder hochzuladen.

Wenn die Seiten mit unterschiedlichen Schriftgrößen aus gescannten Dokumenten oder Bildern stammen, kannst du außerdem Folgendes nützlich finden: PDF zuschneiden vor der endgültigen Konvertierung. Das Entfernen überflüssiger Leerzeichen kann dazu beitragen, dass die Seiten vor der Neuerstellung der PDF-Datei einheitlicher aussehen.

Kostenlose Konten beinhalten eine begrenzte Anzahl von Dateien pro Tag. Wenn du häufig mit PDFs arbeitest, hebt Pro dieses Tageslimit auf, gibt dir Zugriff auf zusätzliche Funktionen und beinhaltet eine 7-tägige kostenlose Testversion.