Firmas digitales: ¿Cómo validarlas en un PDF?

A medida que las empresas empiezan a migrar su trabajo a la nube, la firma digital se está volviendo una práctica común en el ámbito laboral. En Smallpdf también ofrecemos una solución para el firmado de documentos: eSign. Con esto, podemos ayudarte con tus necesidades de firmado electrónico y digital.

El firmado digital es un proceso criptográfico. Cuando un documento es firmado, siempre se le asigna un sello cronológico y un número único. Esta información sirve para comprobar que el documento no ha sido alterado desde que la firma fue colocada. Cualquier modificación invalidaría la firma. Así que, ¿cómo puedes comprobar si una firma es válida o no? Eso es lo que te mostraremos: lo único que necesitas es un lector PDF. Utilizaremos Adobe Acrobat como ejemplo.

Si una firma aún no ha sido validada, haz clic en “Validar Todas” para iniciar el proceso. La validación puede tardar unos minutos para los documentos grandes que tienen varias firmas. Si la firma es inválida, el lector también te dirá las posibles razones del porqué.

¡Genial! ¿Cómo puedo firmar un documento digitalmente?

Smallpdf tiene una de las herramientas de firmado PDF más fáciles de usar en internet. Es gratis para cualquiera que quiera crear una firma electrónica, y aquellos con una cuenta de Smallpdf Pro tendrán acceso al firmado digital.

Puedes probar eSign de forma gratuita para saber si te gusta el flujo de trabajo, la calidad de la firma y la usabilidad. Y si estás tentando de pasar tus firmas de electrónicas a digitales, siempre ofrecemos una prueba gratuita de 7 días para que puedas empezar… ¡Gratis! El proceso es relativamente sencillo: cargar un documento, crear una firma, firmar y descargar.

Si necesitas solicitar una firma, basta un solo clic para añadir el correo electrónico de un firmante y enviarle el documento. En este caso, le enviaremos una notificación tanto a ti como al firmante cuando envíes el documento, al firmar el PDF y cuando se acerque su fecha de eliminación (14 días).

Una vez que firmes tus documentos digitalmente, puedes regresar a Adobe Reader para validar la firma digital del PDF, como se ha mostrado anteriormente.

Firmado electrónico vs. firmado digital

Tal vez te estés preguntando cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una digital. Para explicarlo de forma sencilla: una firma electrónica es aquella que has colocado en un documento electrónico, es decir, utilizando una computadora. Básicamente, se ve como un documento normal con una firma, solo que en una pantalla.

El firmado digital agrega una capa adicional a esto. Aún es una firma electrónica, pero con información integrada que ayuda a comprobar que la firma es real, que fue colocada a cierta hora y que el documento no ha sido alterado desde entonces. Por último, se indica el servicio utilizado para crear el sello digital. Estos actúan casi como testigos del proceso de firma.

Aunque puedes comprobar fácilmente si una firma es válida, eso no significa automáticamente que las firmas electrónicas o digitales sean legalmente vinculantes. Puesto que es imposible generalizar la legalidad de las firmas digitales y electrónicas, tendrás que consultar tus leyes locales para averiguarlo.

¿eSign de Smallpdf es segura?

¡Tan segura como podría serlo!

Smallpdf atiende a millones de usuarios mensuales que confían en nuestro sitio. Eliminamos los archivos después de una hora de procesamiento y utilizamos el cifrado TLS para todas las transferencias de archivos. Además, nuestra empresa está certificada por la ISO/IEC 27001 y cumple el GDPR.

Con todos los procesos de archivos típicos (como compresión, conversión o edición) nuestra política es mantener los archivos de usuarios en nuestros servidores únicamente por una hora. Durante este periodo, puedes seguir procesándolos antes de descargar el resultado final. Si solo tú firmas, aplica la misma regla. Solo cuando se involucra a otra parte, por ejemplo, cuando compartes un archivo o solicitas una firma, extendemos el periodo a 14 días. Si utilizas nuestro almacenamiento en la nube para guardar tus documentos, también extendemos la disponibilidad de tus documentos hasta que los elimines tú mismo. De otra manera, si hacen clic en el enlace del documento después de dos horas de que lo compartiste, ya no estará disponible.

También hay algunas ventajas adicionales para nuestros usuarios Pro. Por ejemplo, mantendremos tus firmas guardadas en la herramienta para un proceso de firmado más ágil.

Si un firmante ha completado el proceso de firmado y no quiere mantener el documento en línea durante este periodo de dos semanas, no hay problema. Puedes dirigirte a la página del documento y dentro de la “bóveda de eSign”, encontrarás una sección llamada “Firmado”. Busca el documento que quiera eliminar, haz clic en los tres puntos de la derecha y elige la opción “Eliminar”.

Como ya hemos mencionado, ¡también ofrecemos almacenamiento de archivos! Las personas que trabajan frecuentemente fuera de casa siempre podrán acceder a sus documentos, 24/7, siempre que estén en línea. Con nuestra paquetería de herramientas PDF, siéntete libre de convertir, comprimir y modificar tus PDF antes de firmarlos digitalmente.

Artículo adaptado y traducido por Mario.