Cara Memvalidasi Tanda Tangan Digital dalam PDF

Saat kamu menerima PDF yang sudah ditandatangani, ada satu hal yang ingin kamu tahu: Bisakah kamu memercayainya? 

Memvalidasi tanda tangan digital memberi tahu kamu siapa yang menandatangani dokumen, kapan mereka menandatanganinya, dan apakah ada yang berubah sejak itu. Kalau ada yang terlihat janggal, kamu bisa mendeteksi masalah sebelum menyetujui, membayar, atau menandatangani apa pun sendiri.

Kamu bisa memvalidasi tanda tangan digital di PDF dengan pembaca PDF standar. Kami akan memandu kamu melalui prosesnya, menjelaskan peringatan umum, dan menunjukkan peran Smallpdf eSign dan Sign.com di dalamnya.

Sebelum mulai mengklik panel dan sertifikat, ada baiknya kamu memahami apa yang sedang diperiksa.

Cara Kerja Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital lebih dari sekadar coretan di layar. Tanda tangan digital menggabungkan:

• Kunci kriptografi milik penandatangan

• Sidik jari unik dari isi dokumen

• Cap waktu yang mencatat kapan tanda tangan diterapkan

Saat seseorang menandatangani PDF secara digital, perangkat lunak tersebut:

1. Membuat sidik jari dokumen.

2. Mengenkripsi sidik jari tersebut dengan sertifikat penandatangan.

3. Menyematkan hasilnya di dalam PDF sebagai tanda tangan digital.

Jika PDF berubah di kemudian hari, sidik jarinya tidak lagi cocok, dan tanda tangannya akan ditampilkan sebagai tidak valid.

Mengapa Kamu Harus Memvalidasi Setiap PDF yang Ditandatangani

Validasi membantu kamu:

• Memastikan bahwa dokumen belum diubah setelah ditandatangani.

• Memeriksa bahwa sertifikat penandatangan tepercaya dan masih berlaku.

• Memahami apakah tanda tangan tersebut memenuhi kebutuhan hukum atau kepatuhan kamu.

Alih-alih menebak dari kotak centang atau nama yang diketik di sebuah baris, kamu mendapatkan status yang jelas dan bisa diandalkan.

Berikut cara cek tanda tangan digital PDF menggunakan Adobe Acrobat Reader atau penampil PDF lain yang mendukung tanda tangan.

Langkah 1: Buka PDF yang Sudah Ditandatangani di Penampil yang Kompatibel

Buka PDF kamu di Adobe Acrobat Reader atau penampil PDF lain yang mendukung validasi tanda tangan digital.

Pastikan kamu menggunakan versi terbaru agar pemeriksaan sertifikat berfungsi dengan benar.

Langkah 2: Temukan Area Status Tanda Tangan

Cari bilah atau panel tanda tangan:

• Di Adobe Acrobat Reader, biasanya kamu akan melihat bilah status tanda tangan di bagian atas.

• Kamu juga bisa membuka panel “Tanda Tangan” dari bilah sisi kiri (ikon pena tinta) atau melalui “Tampilan > Tampilkan/Sembunyikan > Panel Navigasi > Tanda Tangan.”

Langkah 3: Buka Panel Tanda Tangan

Di panel Tanda Tangan:

• Klik “Tanda Tangan” untuk membukanya.

• Kamu akan melihat daftar semua tanda tangan digital dalam dokumen tersebut.

• Pilih tanda tangan yang ingin kamu tinjau.

Langkah 4: Lihat Properti Tanda Tangan

Klik kanan pada tanda tangan yang dipilih (atau gunakan opsi panel) lalu pilih “Show Signature Properties…”

Di jendela properti, periksa:

• Waktu penandatanganan: Kapan dokumen ditandatangani

• Identitas/sertifikat penandatangan: Siapa yang menandatangani dan sertifikat apa yang digunakan

• Status dokumen. Apakah dokumen tersebut telah diubah sejak ditandatangani

Langkah 5: Periksa Status Validasi

Perhatikan indikator status:

• “Tanda centang hijau” biasanya berarti tanda tangan valid, sertifikat tepercaya, dan dokumen belum diubah.

• “Segitiga peringatan kuning” menandakan adanya masalah, seperti sertifikat yang tidak tepercaya atau validasi yang tidak lengkap.

• Tanda “X merah” menandakan tanda tangan tidak valid atau dokumen telah diubah setelah ditandatangani.

Langkah 6: Tinjau Peringatan atau Kesalahan

Setelah validasi:

• Buka kembali “Properti Tanda Tangan” jika diperlukan.

• Baca peringatan seperti sertifikat kedaluwarsa, sertifikat dicabut, atau dokumen telah diubah sejak ditandatangani.

Jika kamu melihat peringatan atau kesalahan, perlakukan dokumen tersebut sebagai tidak sepenuhnya dapat dipercaya sampai kamu memverifikasi penandatangan dan perubahannya melalui saluran lain.

Kamu bisa mengulangi langkah-langkah ini untuk setiap tanda tangan dalam daftar jika PDF tersebut berisi beberapa revisi yang sudah ditandatangani atau beberapa penandatangan.

Terkadang kamu membutuhkan lebih dari sekadar tanda centang hijau, terutama untuk dokumen hukum, keuangan, atau dokumen dengan persyaratan kepatuhan yang ketat.

1. Periksa Informasi Sertifikat

Dari detail tanda tangan, buka tampilan sertifikat untuk melihat:

• Nama atau organisasi penandatangan

• Otoritas sertifikat (CA) yang menerbitkan

• Masa berlaku sertifikat (tanggal mulai dan berakhir)

• Informasi tambahan tentang identitas penandatangan

Jika kamu memercayai penandatangan dan CA-nya, sering kali kamu bisa menandainya sebagai tepercaya agar tanda tangan mereka berikutnya bisa divalidasi dengan lebih lancar.

2. Verifikasi Cap Waktu

Cap waktu digital membuktikan kapan dokumen ditandatangani. Hal ini bisa penting saat:

• Sertifikat sudah kedaluwarsa, tetapi masih berlaku pada saat penandatanganan.

• Batas waktu hukum atau jangka waktu kontrak bergantung pada tanggal yang tepat.

Pastikan bahwa:

• Cap waktu berada dalam masa berlaku sertifikat.

• Server cap waktu tersebut tepercaya atau dikenali oleh sistem kamu.

Jika cap waktu valid dan dokumen tidak berubah, tanda tangan biasanya tetap valid meskipun sertifikatnya kemudian kedaluwarsa.

Tidak selalu semuanya berjalan mulus. Berikut masalah yang umum terjadi dan cara menanganinya.

1. Tanda Tangan Menampilkan “Validitas Tidak Diketahui” atau Tanda Tanya

Hal ini biasanya berarti penampil tidak bisa mengonfirmasi rantai sertifikat atau belum memeriksanya.

Coba langkah-langkah berikut:

• Klik “Validate signatures” atau opsi setara.

• Pastikan kamu terhubung ke internet agar penampil bisa mengakses otoritas sertifikat.

• Periksa apakah sistem kamu memercayai CA yang menerbitkan sertifikat penandatangan.

Jika sertifikat tersebut berasal dari CA internal atau privat, kamu mungkin perlu meminta tim TI menambahkannya ke daftar tepercaya.

2. Sertifikat Sudah Kedaluwarsa atau Dicabut

Saat kamu melihat peringatan tentang sertifikat yang kedaluwarsa atau dicabut:

• Periksa waktu penandatanganan dan bandingkan dengan tanggal berlaku sertifikat.

• Jika dokumen tersebut ditandatangani saat sertifikat masih berlaku, tanda tangan tersebut mungkin masih bisa diterima dalam konteks kamu.

• Jika sertifikat sudah dicabut sebelum penandatanganan, perlakukan tanda tangan tersebut dengan hati-hati dan konfirmasikan langsung kepada penandatangan.

Selalu ikuti kebijakan organisasi kamu terkait sertifikat yang kedaluwarsa atau dicabut.

3. Dokumen Diubah Setelah Ditandatangani

Jika penampil melaporkan bahwa dokumen telah diubah setelah ditandatangani, anggap ini sebagai peringatan serius.

Dalam hal ini:

• Jangan mengandalkan versi saat ini untuk keputusan penting.

• Hubungi penandatangan dan minta salinan baru yang belum diubah.

• Bandingkan file yang sudah diubah dengan file aslinya jika kamu punya versi sebelumnya.

Tanda tangan digital yang valid seharusnya memastikan bahwa tidak ada yang berubah sejak penandatanganan. Jika jaminan itu hilang, kamu sebaiknya berhenti sejenak dan memverifikasinya.

4. Penampil Tidak Bisa Memvalidasi Tanda Tangan

Terkadang masalahnya bukan pada tanda tangannya, tetapi pada perangkat lunaknya.

Jika penampil kamu hanya menampilkan informasi terbatas atau tidak ada opsi validasi:

• Buka PDF itu lagi untuk melihat status tanda tangan dengan lebih jelas.

• Periksa pembaruan perangkat lunak jika kamu juga menggunakan pembaca desktop.

• Hindari mengandalkan pratinjau browser sederhana untuk validasi serius, karena biasanya pratinjau seperti itu tidak mendukung pemeriksaan tanda tangan digital secara menyeluruh.

Menggunakan pembaca yang memahami tanda tangan digital sangat penting jika kamu mengandalkannya untuk kepatuhan.

Setelah tahu cara memvalidasi tanda tangan, langkah berikutnya adalah membuat PDF bertanda tangan yang bisa dipercaya orang lain.

Tandatangani PDF dengan Smallpdf eSign

Dengan Smallpdf eSign, kamu bisa:

• Mengunggah PDF dan menambahkan bidang tanda tangan sesuai kebutuhan.

• Membuat tanda tangan sendiri yang bisa digunakan kembali.

• Mengundang orang lain untuk menandatangani dengan alur yang jelas dan terarah.

• Mengunduh PDF yang sudah ditandatangani dan bisa divalidasi nanti.

Ini cocok untuk perjanjian sehari-hari, persetujuan, dan alur kerja internal saat kamu membutuhkan pengalaman penandatanganan yang andal dan ramah pengguna.

Gunakan Sign.com untuk Penandatanganan Digital Tingkat Lanjut

Untuk kebutuhan penandatanganan digital yang lebih canggih, kamu juga bisa menggunakan solusi khusus kami di Sign.com. Layanan ini menawarkan:

• Opsi verifikasi identitas yang lebih kuat

• Manajemen sertifikat dan tanda tangan yang lebih canggih

• Fitur yang dirancang untuk tim dengan kebutuhan penandatanganan dan kepatuhan yang lebih berat

Kamu bisa memulai dengan Smallpdf eSign untuk alur kerja sederhana, lalu beralih ke Sign.com jika kebutuhanmu bertambah.

Kamu bisa mencoba eSign secara gratis untuk melihat apakah kamu menyukai alur kerjanya, kualitas tanda tangannya, dan kemudahan penggunaannya secara keseluruhan.

Dan jika kamu tertarik meningkatkan tanda tanganmu dari elektronik menjadi digital, kami selalu menawarkan uji coba gratis selama 7 hari agar kamu bisa memulai!

Smallpdf membantu kamu mengubah PDF ke format yang memudahkan penyesuaian ukuran halaman. Konversikan file ke Word, Excel, PowerPoint, atau JPG, tergantung format asli PDF tersebut. Lalu sesuaikan ukuran halaman, orientasi, skala, atau margin di editor yang sesuai sebelum menyimpannya kembali sebagai PDF.

Setelah PDF yang sudah diperbaiki siap, beberapa alat Smallpdf lainnya bisa membantu merapikan file akhir. Gunakan Gabungkan PDF jika kamu sudah memperbaiki dokumen terpisah dan perlu menggabungkannya lagi. Dan gunakan Kompres PDF jika file akhirnya terlalu besar untuk dikirim lewat email atau diunggah.

Jika halaman dengan ukuran campuran berasal dari dokumen atau gambar hasil pemindaian, kamu mungkin juga akan merasa Pangkas PDF berguna sebelum konversi akhir. Memotong ruang putih berlebih bisa membuat halaman terlihat lebih konsisten sebelum kamu membuat ulang PDF.

Akun gratis mencakup jumlah file yang terbatas setiap hari. Jika kamu sering bekerja dengan PDF, Pro menghapus batas harian itu, memberimu akses ke fitur tambahan, dan mencakup uji coba gratis selama 7 hari.