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Acquistare tool per la gestione di PDF e delle firme elettroniche per la tua attività: 5 consigli

di Ayla El Assaad

Puoi anche leggere questo articolo in Tedesco, Inglese e Portoghese.

Consigli di base da tenere a mente quando sei alla ricerca di una soluzione per la gestione di PDF e delle firme elettroniche per la tua attività.

Il processo di eliminazione della carta al lavoro è in corso ed è stato accelerato dalla recente transizione a livello globale verso il lavoro in remoto. Le aziende nei diversi settori stanno creando le proprie infrastrutture relative ai documenti digitali e godendo dei benefici di questo cambiamento in termini di costi e tempo.

Trovare i giusti software può essere difficoltoso. Qui di seguito riportiamo dunque cinque consigli per aiutarti in questa operazione:

  1. Scopri di quali tool il tuo team ha effettivamente bisogno.
  2. Calcola il numero di licenze software che ti serviranno.
  3. Stima i costi in maniera realistica stabilendo un budget.
  4. Contratta e spingi per un prezzo personalizzato su misura per il tuo business.
  5. Fai le giuste domande prima di abbonarti.

Di quali tool ha bisogno il tuo team?

Parla con il tuo team e fatti un’idea degli strumenti di cui ha bisogno. Potrebbe essere che il dipartimento delle risorse umane voglia digitalizzare l’intero processo per la firma di documenti o che i tuoi designer abbiano bisogno di comprimere i documenti PDF o di convertirli in altri formati. Il team che si occupa delle vendite potrebbe avere bisogno di accedere ai file e di ricevere i documenti firmati su dispositivi mobili.

Quante licenze software ti servono?

Individua il numero di dipendenti che ha bisogno di accedere ai tool. Questo elemento varierà a seconda delle dimensioni della tua attività e della tua azienda. La maggior parte dei fornitori di software offrono opzioni flessibili per quanto riguarda le licenze, che ti permettono di fare un upgrade del tuo piano mano a mano che l’organizzazione cresce.

Effettua una ricerca sui prezzi e stabilisci un budget

È importante effettuare una ricerca e determinare il prezzo medio sul mercato dei tool per la gestione dei PDF e della firma elettronica. Puoi usare le informazioni raccolte per preparare un budget adatto al tuo business, anche se prevede il pagamento di un prezzo inferiore alla media di mercato. Ci sono varie strutture di prezzo disponibili e a volte investire in un abbonamento annuale o di team permette alle piccole attività di risparmiare nel lungo termine.

Fai leva sulle dimensioni del tuo team per ottenere un prezzo personalizzato

Molti fornitori di software offrono piani tariffari personalizzati per le aziende. Prima di abbonarti, contatta il team che si occupa delle vendite e discuti un accordo adatto alle tue esigenze specifiche. La maggior parte dei fornitori saranno felici di giungere a un accordo conveniente per entrambe le parti per avere l’intera azienda a bordo.

Trova una risposta alle domande importanti

Parla con un rappresentante e fagli tutte le domande che hai in mente. Ciò ti aiuterà a prendere una decisione quanto più informata possibile. Chiedi anche se ci sono manager dedicati all’assistenza e se è prevista una formazione, nel caso questi elementi siano importanti per il tuo team.

Assicurati anche di chiedere del livello di sicurezza fornito dal software. Il software è certificato ISO 27001 e conforme alle norme GDPR e CCPA? Ti permette di creare firme digitali?

Trovare il giusto software per la gestione dei PDF e delle firme elettroniche potrebbe sembrare un compito gravoso: speriamo che questi consigli lo facilitino. Qui a Smallpdf offriamo piani per team e per business che si adattano alla tua attività. Puoi comparare i nostri piani o provare il nostro software gratuitamente.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana

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Ayla El Assaad
Scrittrice UX @Smallpdf