Soluções de PDF e assinatura eletrônica: 5 dicas essenciais para o seu negócio

A medida de não usar mais papel está sendo adotada por mais empresas, devido ao crescimento do trabalho remoto. Empresas de vários setores estão construindo a sua infraestrutura de documentos digitais e colhendo benefícios relacionados ao tempo e custos.

Encontrar o software perfeito pode ser uma dor de cabeça. Aqui estão cinco dicas para ajudar você durante o processo:

1. Descubra as ferramentas que a sua equipe realmente precisa.
2. Calcule o número de licenças de software precisas.
3. Crie uma estimativa de orçamento realista.
4. Negocie preços comerciais personalizados.
5. Faça as perguntas certas antes de se registrar.

De que ferramentas as suas equipes precisam?

Fale com a sua equipe e obtenha uma visão geral das ferramentas de que eles precisam. Talvez os RH queiram digitalizar todo o processo de assinar documentos. Se calhar o seu designer precise comprimir arquivos PDF ou convertê-los para outros formatos de arquivo. As equipes de vendas podem precisar acessar arquivos e obter documentos assinados em seus celulares.

De quantas licenças de software você precisa?

Calcule o número de funcionários que precisam ter acesso às ferramentas. Isso varia conforme o tamanho da sua empresa. A maioria dos fornecedores de software oferece opções de licenciamento flexíveis que permitem que você atualize o seu plano à medida que a sua empresa vai crescendo.

Pesquise preços e elabore um orçamento

É importante pesquisar e determinar o preço médio de mercado para ferramentas PDF e de assinatura eletrônica. Você pode usar essas informações para definir o orçamento certo para a sua empresa, mesmo que isso signifique pagar menos do que a média do mercado. Vários planos estão disponíveis e, às vezes, investir em uma assinatura anual ou de equipe acaba por economizar dinheiro para pequenas empresas a longo prazo.

Tire proveito do tamanho da sua equipe para pedir orçamentos personalizados

Muitos fornecedores de software criam orçamentos personalizados para empresas. Antes de se registrar, entre em contato com a equipe de vendas e discuta um acordo para as suas necessidades específicas. A maioria dos fornecedores ficará feliz em trabalhar em uma boa parceria para integrar todo o seu negócio.

Obtenha respostas às perguntas importantes

Fale com um representante e exponha todas as suas perguntas. Isso ajudará você a tomar a decisão mais acertada. Pergunte por gerentes de atendimento ao cliente ou tutoriais, se for importante para a sua equipe.

Não se esqueça de perguntar o nível de segurança fornecido pelo software. O software é certificado pela ISO/IEC 27001 e é compatível com GDPR e CCPA? É possível criar assinaturas digitais?

Encontrar o software de PDF e de assinatura eletrônica certos pode parecer uma tarefa difícil. Esperamos que estas dicas ajudem a simplificar a sua pesquisa. No Smallpdf, oferecemos planos para equipes e empresas que ajudam o seu negócio. Você pode comparar os nossos planos ou testar o nosso software gratuitamente.

Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa