5 dicas para comprar ferramentas de PDF e assinatura eletrônica para sua empresa

A revolução da eliminação do papel está bem encaminhada, auxiliada em parte pelo recente movimento global em direção ao trabalho remoto. As empresas de vários setores estão estabelecendo uma infraestrutura de documentos digitais e colhendo benefícios relacionados a tempo e custo.

Encontrar as soluções certas de software pode ser uma tarefa árdua. Aqui estão cinco dicas para te ajudar a orientá-lo durante o processo:

1. Descubra quais ferramentas sua equipe realmente precisa.
2. Calcule o número de licenças de software de que você precisará.
3. Crie uma estimativa realista para seu orçamento.
4. Negocie e barganhe para obter preços comerciais personalizados.
5. Faça as perguntas certas antes de assinar o contrato.

De quais ferramentas suas equipes precisam?

 

Converse com a sua equipe e tenha uma visão geral das ferramentas das quais precisam. Pode ser que o RH queira digitalizar todo o processo de integração, inclusive a assinatura de contratos. Talvez seu designer precise comprimir arquivos PDF ou convertê-los em outros formatos de arquivo. Pode ser que a equipe de venda precise acessar arquivos e assinar documentos em dispositivos móveis. Para realmente descobrir o que as equipes precisam, agende reuniões para discutir não apenas produtos concretos, mas também pergunte sobre os principais problemas e encontrar possíveis soluções que você pode oferecer por meio do software que escolher.

Quantas licenças de software você precisa?

 

Calcule o número de funcionários que precisam ter acesso às ferramentas. Isso varia de acordo com o seu negócio e o tamanho da empresa. A maioria dos fornecedores de software oferece opções de licenciamento flexíveis que permitem atualizar seu plano à medida que você cresce.

Pesquise os preços e estipule um orçamento

 

É importante fazer uma pesquisa e determinar o preço médio do mercado para a compra das ferramentas de PDF e assinatura eletrônica. Você pode usar essas informações para definir o orçamento certo para o seu negócio. Pode ser que o preço que você está procurando seja menor do que a média do mercado. Isso não significa que você não tenha todas as opções disponíveis. Praticamente todos os fornecedores de software oferecem uma ampla variedade de faixas de preços. Em vários casos você pode economizar dinheiro, especialmente se for uma pequena empresa, se optar por assinaturas anuais ou de equipe em vez de versões mensais. Para tomar uma decisão certeira sobre as ferramentas de PDF e assinatura eletrônica, avalie recursos e funcionalidades, considerando suas necessidades comerciais e seu orçamento. Explore as opções de teste ou de demonstração para ter uma experiência prática antes de fazer uma compra.

Utilize o tamanho da sua equipe para conseguir preços personalizados

 

Muitos fornecedores de software criam planos de preços personalizados para empresas. Antes de se inscrever, entre em contato com a equipe de vendas da empresa e discuta um acordo de acordo com as suas necessidades específicas. A maioria dos fornecedores terá prazer em elaborar uma parceria vantajosa para todos para integrar toda a sua empresa.

Tenha as respostas das perguntas de maior relevância

 

Fale com um representante e analise todas as suas dúvidas e preocupações. Isso vai permitir que você tome a decisão mais certeira. Solicite o suporte de gerentes dedicados e treinamentos se isso for importante para a sua equipe.

Não deixe de perguntar a respeito do nível de segurança fornecido pelo software. O software é credenciado pela ISO/IEC 27001 e está em conformidade com o LGPD, GDPR e a CCPA? A ferramenta oferece a opção adicional de criar assinaturas digitais?

Encontrar o software de PDF e assinatura eletrônica certas pode parecer uma tarefa difícil. Esperamos que essas dicas te ajudem a simplificar sua busca. No Smallpdf, oferecemos planos para equipes e empresas que se adaptam ao seu negócio. Você pode comparar nossos planos ou testar nosso software gratuitamente.

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.