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Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021

par Tam

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Indonésien et Italien.

Nous avons demandé à des entreprises zéro papier de différents secteurs de partager leurs meilleurs conseils pour passer au bureau sans papier.

Entreprise zéro papier #1 : Spendesk

Patrick Whatman, responsable du contenu à l’internationale, Spendesk

Lors de ta transition vers le zéro papier, en plus de devoir penser à numérisation en elle-même, tu devras réfléchir attentivement à la façon dont ton équipe pourra archiver ses documents et comment elle pourra accéder aux informations stockées lorsqu’elle en aura besoin. Les entreprises peuvent, par exemple, compter sur la sauvegarde des reçus numériques au lieu de collecter les reçus papier des dépenses, ce qui économise beaucoup de temps. Néanmoins, si tous ces reçus sont rassemblés dans des dossiers mal nommés quelque part sur un serveur, tu ne seras pas beaucoup mieux loti qu’avec un classeur physique. Assure-toi donc de les archiver de manière structurée, afin que les documents soient facilement accessibles pour ceux qui doivent les consulter régulièrement. Choisis des noms de fichiers logiques et simples afin que chaque membre de l’équipe puisse facilement s’y retrouver.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - reçu

Le stockage des reçus électroniques permet de gagner beaucoup de temps.

Entreprise zéro papier #2 : Someone Sent You a Greeting

Sally Gibson, fondatrice et propriétaire, Someone Sent You a Greeting

La meilleure façon de passer au zéro papier est de te fixer des objectifs facilement réalisables. Si tu vises un changement radical, en essayant d’éliminer trop brusquement la totalité ou la quasi-totalité du papier utilisé habituellement, cela risque de se retourner contre toi. Pour une transition réussie, mieux vaut s’y prendre graduellement. Fixe-toi tout d’abord un objectif concernant la quantité de papier que ton bureau ou ton entreprise devrait utiliser chaque mois, puis, chaque fois que tu atteins ton objectif, tu peux viser une plus petite quantité. Cela donnera aux employés et à toute l’entreprise la possibilité de s’habituer à cette diminution de papier. Tu peux également être plus précis et identifier les différents domaines d’utilisation du papier : par exemple, le papier de l’imprimante, le courrier reçu, la papeterie, etc. En fonction de chaque domaine, tu peux fixer des objectifs plus concrets.

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La meilleure façon de se passer de papier est de se fixer des objectifs facilement réalisables, sans être trop brusque.

Entreprise zéro papier #3 : WeBuyHousesHere.com

Shad Elia, fondateur et PDG, WeBuyHousesHere.com

Un conseil pour les entreprises qui souhaitent travailler sans papier est d’utiliser des applications de prise de notes lors des réunions. Prendre des notes n’a jamais été aussi facile et utile. Lorsque tu prends des notes de manière numérique, tu évites de te retrouver avec des piles de feuilles et de cahiers sur ton bureau, dans les classeurs et dans les poubelles. Pense à tout le temps que tu perds à essayer de retrouver tes notes papier ! Avec des applications comme Microsoft OneNote, GoodNotes et Evernote, tu peux prendre des notes numériques et les partager sur plusieurs plateformes. Tu peux t’y prendre depuis plusieurs appareils différents et tu peux même ajouter d’autres utilisateurs pour les modifier et les améliorer si nécessaire.

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Prendre des notes numériquement évite les piles indésirables de cahiers.

Entreprise zéro papier #4 : We Are Working

Rachel Honoway, vice-présidente, We Are Working

Notre équipe travaille 100% à distance. Nous travaillons tous dans des endroits différents, donc le zéro papier est un must pour nous. Nous avons mis en place trois lignes directrices importantes pour garder nos dossiers organisés et accessibles.

1 - Conventions de dénomination : Chaque équipe dispose d’un guide spécifique pour nommer les fichiers. Par exemple, notre service commercial nomme tous les documents en commençant par la date au format année - mois, suivie du nom du prospect. Tous les fichiers sont nommés et placés dans des dossiers créés par chaque chef d’équipe. 2 - Propriétaire spécifique : Après avoir créé un fichier, les membres de l’équipe accordent l’accès à leur chef d’équipe. La plupart des applications de partage de fichiers telles que Google Drive, Microsoft Sharepoint et Dropbox permettent de transmettre la propriété d’un fichier à un autre membre de l’équipe en un simple clic. 3 - Audit : Chaque semaine, nous vérifions tous le dossier « Mes documents » pour voir si nous avons oublié de remettre quelque chose à nos gestionnaires. Certains auditeurs examinent au hasard les conventions de dénomination, les emplacements des fichiers, ainsi que les propriétaires et les droits sur les fichiers. En environ 5 minutes par semaine, nous assurons l’efficacité à long terme de nos fichiers numériques.

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Lorsque l’équipe travaille à 100% à distance, le zéro papier est un must.

Entreprise sans papier nº 5 : Home Tree

Daniel Foley, Chef d’équipe SEO, Home Tree

Mon conseil numéro un pour les entreprises qui cherchent à supprimer le papier est de créer une culture zéro papier et de mettre en place des formations qui accompagnent les employés dans la transition vers le numérique. Il est important de s’assurer qu’aucun détail ou document essentiel au fonctionnement de l’entreprise ne soit perdu. Les documents doivent tous être numérisés et archivés pour pouvoir être consultés ultérieurement. Pour que les employés s’habituent à numériser des documents obtenus de l’extérieur ou de l’intérieur de l’entreprise, deux éléments principaux sont nécessaires : la formation et la culture d’entreprise.

En ce qui concerne la formation, assure-toi que chacune de ses étapes souligne bien l’importance d’éliminer le papier. En ce qui concerne la culture de l’entreprise, il faudra s’assurer que les gestionnaires emboîtent le pas en scannant tous les documents et qu’ils reconnaissent ceux qui numérisent régulièrement les documents. Une bonne idée serait, par exemple, de récompenser la personne qui a scanné le plus de documents chaque mois.

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Il est important de récompenser ceux qui numérisent régulièrement des documents.

Entreprise zéro papier #6 : Coffee-Works

Julien Raby, Fondateur & Propriétaire, Coffee-Works

Mon conseil numéro un pour les entreprises qui veulent éliminer le papier est l’adoption des signatures électroniques. Les documents qui ont besoin d’être signés sont trop souvent imprimés. C’est là qu’intervient la signature électronique. Par conséquent, si tu souhaites supprimer l’utilisation du papier, tu devras accepter les signatures électroniques. Tu peux procéder de différentes manières. Les employés peuvent faire numériser leurs signatures sous forme de photos pour les joindre ou les insérer dans les documents concernés. Les documents PDF peuvent également être signés via l’écran tactile, à l’aide de ton doigt, avec des programmes tels qu’Adobe Reader ou encore avec des applications telles que SignNow et SignEasy sur ton smartphone ou ta tablette.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - autographe

À moins que tes fans ne te demandent des autographes, tu devrais utiliser des signatures

Entreprise zéro papier #7 : Trainer Academy

Benjamin Rose, cofondateur, Trainer Academy

Mon conseil le plus important pour les entreprises qui veulent travailler sans papier : récompenser les bons comportements et limiter les comportements indésirables. Si tu souhaites que tes employés travaillent sans papier, tu dois encourager ceux qui le font correctement et sanctionner ceux qui s’y opposent. Les meilleurs employés peuvent être récompensés devant leurs collègues, recevoir des prix pour leur comportement ou bénéficier de certains privilèges au travail.

Pour éviter que certaines personnes ne prennent pas la transition au sérieux, il est important de prendre certaines mesures, comme retirer les télécopieurs du lieu de travail, exiger un mot de passe pour imprimer, programmer les imprimantes pour imprimer seulement un certain nombre de pages par jour et émettre des cartes d’impression à chaque service une fois par mois, empêchant ainsi chaque service d’imprimer des documents supplémentaires au nombre fixé. Ce ne sont là que quelques suggestions ; des moyens créatifs peuvent être trouvés pour limiter ou entraver les comportements indésirables.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - photocopieuse

Limite les actions qui ne sont pas conformes à la transition vers le bureau zéro papier en instaurant, par exemple, un mot de passe pour imprimer.

Entreprise zéro papier #8 : Force by Mojio

Daivat Dholakia, directeur des opérations, Force by Mojio

Les entreprises qui veulent éliminer le papier doivent être prêtes à investir dans les meilleures ressources. Il ne suffit pas de se contenter de choisir et d’essayer de nombreux services et appareils bon marché ou gratuits : ils ne répondront pas aux besoins de l’entreprise à long terme. Pour tout, de la paie à la gestion de contenu, tu auras besoin du meilleur logiciel possible. Tester différents logiciels ne fera que frustrer les employés et rendra chaque traitement de fichier insupportable. Il y aura sûrement des pertes lors de ces transitions chaotiques. Moins tu utilises de plates-formes et d’applications, mieux ce sera.

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Pour obtenir le meilleur logiciel possible, fais des recherches en amont et concentre-toi sur un seul logiciel, afin de ne pas surcharger les employés.

Entreprise zéro papier #9 : Revelation Machinery

Tanner Arnold, président et PDG, Revelation Machinery

Je te recommande de te procurer un logiciel de gestion de documents qui te permet de partager des fichiers. Avant de présenter le logiciel définitif à tes employés, teste différents programmes afin de choisir celui qui correspond le mieux à ton entreprise. Deux approches peuvent être utilisées. La première consiste à utiliser des plateformes de partage de fichiers telles que Dropbox, Google Drive, Microsoft Drive, CertainSafe et Hightail, pour t’organiser à l’aide d’un système ad hoc. La seconde consiste à utiliser un système de gestion de documents tel que M-files, eFileCabinet, Paperport Pro ou PinPoint, pour n’en nommer que quelques-uns.

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Choisis un logiciel de gestion de documents qui permet le partage de fichiers.

Entreprise zéro papier #10 : Crypto Head

James Page, rédacteur technique crypto, Crypto Head

Le meilleur conseil que j’ai pour ceux qui veulent s’engager dans la transition vers le zéro papier est le suivant : éduque tout le groupe sur la transition vers le numérique et le processus de modernisation. Tous les employés doivent être conscients des objectifs de la transition, afin d’avoir une idée claire de là où ils vont. Il est recommandé d’avoir recours à un expert, qui saura t’aiguiller sur la manière de transmettre et de traiter cette information, afin qu’elle puisse être communiquée correctement à l’équipe. En étant informés des changements à l’avance, les employés sauront s’adapter plus facilement aux nouvelles mesures, ce qui favorisera la réussite de la transition.

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Demande à un expert de sensibiliser ton équipe aux objectifs de la transition vers le zéro papier.

Entreprise zéro papier : Fleet Lending Solutions

Kendall Horn, directrice du marketing en ligne, Fleet Lending Solutions

L’aspect le plus important à prendre en compte lors de la suppression du papier est de s’assurer que les flux de travail au sein de l’entreprise restent intacts. Si les employés sont habitués à travailler avec des documents papier, la transition au zéro papier risque de perturber leur rythme de travail. Si elle n’est pas gérée correctement, cette transition peut avoir un impact négatif sur la satisfaction des clients. L’utilisation d’un service de stockage cloud comme Box et la création de dossiers spécifiques pour les employés peuvent éviter certains problèmes. Lorsqu’un employé termine une opération ou une tâche qui lui est assignée, il peut transférer les informations en enregistrant les documents dans le dossier de quelqu’un d’autre. Si les entreprises préfèrent une approche plus centralisée de l’organisation des flux de travail, elles peuvent également recourir à des services de gestion de projet, comme Trello.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - CX

Pour éviter les impacts négatifs sur l’expérience client, assure-toi que le rythme de travail de ton entreprise reste intact.

Entreprise zéro papier #12 : FiveBarks

Tammi Avallone, rédactrice en chef, FiveBarks

Avant de passer à une entreprise sans papier, tu dois avoir un plan. Ne procède surtout pas à un changement radical du jour au lendemain. Choisis tout d’abord une ou deux façons de réduire le papier, mets-les en œuvre efficacement, puis continue. Tu trouveras ci-dessous des idées utiles pour passer à un bureau zéro papier, au cas où tu aurais besoin de quelques pistes pour commencer.

Investis dans des espaces de travail qui utilisent peu d’énergie. Lorsque les employés accèdent à des documents à partir des écrans de leurs appareils, l’un des inconvénients potentiels auxquels tu risques d’être confronté est l’augmentation de la consommation d’énergie. Cependant, le fait que ton entreprise ait opté pour un fonctionnement sans papier ne doit pas nécessairement entraîner une augmentation des factures d’électricité. La consommation d’énergie plus élevée peut être compensée par l’installation de lampes LED, d’imprimantes économes en énergie et d’autres appareils à faible consommation.

Si tu souhaites copier des documents, tu peux utiliser des scanners et des applications mobiles. Tu peux, par exemple, numériser tes documents au format PDF et les télécharger dans le cloud, soit avec le scanner intégré de l’imprimante ou avec un logiciel de numérisation sur ton ordinateur ou un autre périphérique. Une fois que tu as sauvegardé les documents en ligne, il ne te reste plus qu’à détruire la version papier, par mesure de précaution. Si tu as impérativement besoin d’une copie papier d’un document, tu peux la conserver dans un coffre-fort, à titre préventif.

Nous te conseillons de louer les appareils les plus coûteux pour ton entreprise Pour qu'une petite entreprise passe au zéro papier, il peut être nécessaire d'investir dans des smartphones, des tablettes et des systèmes de paiement numérique portables modernes, ce qui peut être onéreux. La location des appareils les plus coûteux est une solution économique lors de la transition vers le zéro papier. Tu économiseras ainsi de l'argent sur les dépenses initiales, les rénovations, les mises à jour et les loyers des locaux. La location te permet également de tester plusieurs équipements avant de choisir définitivement ceux qui conviennent le mieux à ton entreprise.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - Électricité

Investis dans des lampes LED, des imprimantes et des appareils économes en énergie.

Entreprise zéro papier #13 : Exam Strategist

Thomas Rhodes, data scientist et co-fondateur, Exam Strategist

Le maintien d'un bureau sans papier est non seulement bon pour l'environnement, mais il peut aussi induire de meilleures habitudes organisationnelles et améliorer la productivité générale. Choisir un logiciel basé sur le cloud en tenant compte des besoins personnels de ton entreprise est la première étape vers une entreprise plus verte et plus collaborative.

Avec les nouvelles offres de Google Workspace et d'Office 365, il est devenu beaucoup moins compliqué d'obtenir l'adhésion de ton équipe. Vous pouvez plus facilement travailler ensemble sans papier, dans le cloud. Ces outils sont excellents non seulement pour leurs remarquables systèmes de gestion des documents, mais aussi parce qu'ils permettent aux employés de collaborer simultanément sur les mêmes fichiers tout en travaillant à distance.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - vert

Choisir une suite de productivité basée sur le cloud est la première étape vers une entreprise plus verte.

Entreprise zéro papier #14 : Cosier

Daniel Adams, PDG, Cosier

Voici mon conseil numéro 1 pour les entreprises qui se tournent vers le zéro papier (il semblera évident ou trop simple à certains, mais il a réellement changé notre façon de travailler) : Procure-toi plusieurs moniteurs pour chacun de tes employés. En quoi cela va-t-il t’aider ? Imagine simplement le nombre de documents que tes collègues impriment parce qu’ils sont obligés de travailler avec eux lorsqu’ils créent des présentations ou traitent des informations importantes. En leur donnant accès à plusieurs écrans, ils auront accès à tous ces documents en même temps, ce qui leur évitera de les imprimer, favorisant ainsi la numérisation et l’optimisation de l’espace de travail. Ils fournissent également une meilleure mémoire spatiale et une vue plus complète des informations auxquels les membres de ton équipe doivent avoir accès.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - écrans

Acheter plusieurs moniteurs peut changer ta manière de travailler.

Entreprise zéro papier #15 : Quality Logo Products

Bret Bonnet, co-fondateur et président, Quality Logo Products

Mon meilleur conseil pour passer au zéro papier est d'éviter de t'appuyer sur un document réel que tu dois archiver. En d'autres termes, ne numérise pas un document si cela n'est pas nécessaire. Saisis les données directement dans le système et laisse le système générer le PDF ou d'autres documents/rapports uniquement sur demande et si nécessaire.

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Insère les données directement dans le système et crée des documents uniquement lorsque cela est nécessaire.

Entreprise zéro papier #16 : Music Minds

Adam Chase, président, Music Minds

Lorsque tu prends la décision de passer au zéro papier, il est bon de dresser une liste de tous les documents et autres éléments que tu utilises dans ton entreprise. Il est important de procéder ainsi, car certaines choses passeront inévitablement à la trappe si tu ne le fais pas, ce qui peut nuire à ta démarche.

Une fois la liste établie, établis des priorités lors de la mise en place des mesures. Qu'est-ce qui va te faire économiser le plus ? Commence à chercher des solutions numériques telles que Google Drive pour les documents et les feuilles de calcul, DocuSign pour les contrats et un logiciel de gestion des salaires pour gérer numériquement ton budget.

Le fait de procéder par étapes permet de répartir la charge de travail et permet à chacun de s'habituer aux nouveaux systèmes et aux nouvelles technologies utilisés.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - liste

Avant de passer au bureau sans papier, fais une liste de tous les documents de ton entreprise.

Entreprise zéro papier #17 : ReceetMe, Ltd.

Helene Berkowitz, fondatrice et PDG, ReceetMe, Ltd.

Il n’est pas nécessaire de réinventer l’eau tiède : s’il existe déjà une solution – même partielle – utilise-la !

Une chaîne de spas qui ne veut plus noter les réservations dans un calendrier en papier n’a pas besoin d’investir autant de temps et d’argent dans la recherche et le développement. Il existe déjà des outils de réservation en ligne existants tels que Genbook ou YouCanBook.me.

Le processus d’intégration d’un nouvel employé requiert généralement beaucoup de papier, y compris des manuels destinés aux employés, des formulaires fiscaux et des documents imprimés. Les entreprises peuvent créer un processus d’intégration alternatif en ligne en incorporant des vidéos et des guides numériques, des tutoriels (pense par exemple à WalkMe) ou des présentations en ligne. Une option encore plus simple consiste à utiliser Google Workspace (anciennement G-Suite), qui offre une suite complète d’outils numériques faciles à utiliser.

2021-03-25 - Les entreprises qui sont passées au zéro papier en 2021 - skateboard

Au lieu de réinventer ce qui existe déjà, adopte des solutions déjà existantes.

Entreprise zéro papier #18 : WikiLawn

Dan Bailey, président, WikiLawn

Mon meilleur conseil pour passer à un bureau sans papier est de tout sauvegarder. Il faut faire une copie de chaque document que tu as au bureau. Numérise-les et enregistre une copie numérique dans le cloud pour ne prendre aucun risque. En enregistrant tes documents dans une base de données, tu auras la garantie de ne pas les perdre.

Priorise cette étape. Dans l’idéal, cela devrait même être la première étape lors de ton passage au numérique, surtout si tu as comme objectif final d’avoir toutes les archives de tes clients au format numérique. En numérisant tes documents physiques rapidement, tu pourras ensuite te concentrer sur la configuration de ton nouveau système et les meilleures pratiques à mettre en place.

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Sauvegarde chaque document que tu as au bureau.

Entreprise zéro papier #19 : Hayden Girls Hosea Chang, chef d’exploitation, Hayden Girls

Si tu souhaites passer à un bureau sans papier, trouve un logiciel pour la gestion de projet et les communications internes de ton entreprise. Chez Hayden Girls, nous utilisons Basecamp pour tous nos besoins en matière d’organisation et de communication. Ce logiciel nous permet de définir nos propres agendas et d’avoir accès aux calendriers des autres, de faire des annonces, de discuter en privé et en groupe, de partager des documents, d’automatiser des enquêtes hebdomadaires et bien plus encore. Lorsque tu réalises qu’il existe un logiciel qui te permet de faire tout ce que tu avais l’habitude de faire en utilisant du papier et même plus, tu comprendras que le papier est non seulement superflu, mais aussi encombrant. Je pense que beaucoup de gens hésitent à passer au zéro papier, parce qu’ils ne connaissent pas bien ses alternatives. Lorsqu’ils se rendront compte que le papier leur complique la vie plus qu’autre chose, travailler sans papier deviendra une option beaucoup plus attrayante. Investir dès maintenant dans de nouveaux logiciels de gestion et de communication déclenchera un effet domino positif dans toute ton entreprise.

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Déclenche l’effet domino en investissant dans des logiciels.

Entreprise zéro papier #20 : Test Prep Insight

John Ross, PDG, Test Prep Insight

Mon meilleur conseil pour les entreprises qui cherchent à se passer complètement de papier est d’investir dans des tablettes pour chacun de leurs employés. L’une des choses qui nous manquait le plus une fois que nous avions éliminé le papier était la possibilité de faire des corrections sur des documents, en insérant des annotations à main levée. Pour ce faire, tu auras forcément besoin d’un logiciel PDF, et quel que soit le logiciel que tu utilises, tu auras également besoin d’une tablette ou d’un stylo graphique pour mener à bien ton travail. Au début, nous avons essayé d’insérer nos corrections à main levée, en utilisant nos doigts sur nos ordinateurs portables aux écrans tactiles, mais c’était un cauchemar. Je n’avais aucune idée du nombre d’annotations que nous mettions dans nos documents : utiliser maladroitement notre index sur un ordinateur portable à écran tactile nous faisait perdre notre temps. Donc, à la fin, j’ai décidé d’acheter une tablette Microsoft Surface pour chaque employé et cela a vraiment fait une différence. Elle te permet de rapidement afficher le PDF sur ta tablette, marquer le document avec de l’encre numérique rouge à l’aide d’un stylo graphique, avant de le renvoyer à l’expéditeur en quelques minutes. C’est incroyablement plus efficace que l’ordinateur portable et de bureau.

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Investir dans une tablette pour chacun de tes employés augmentera drastiquement leur productivité.

Pour plus d’informations sur la manière de passer à un bureau sans papier, consulte les autres articles que nous avons écrits sur le sujet.

Article traduit et adapté en français par Éloïse

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