Lo studio dentistico senza carta: i consigli degli esperti

Appuntamenti dal dentista senza carta

Uno studio dentistico che vuole eliminare o quanto meno ridurre la carta può compiere un primo, piccolo passo permettendo ai clienti di prenotare i loro appuntamenti dal dentista in maniera digitale. Basta semplicemente un software per la gestione degli appuntamenti come ad esempio:

• Calendly
• Sprintful
• Meetingbird

Inoltre, si può invitare i pazienti a compilare i moduli con le loro informazioni in anticipo. Questo aspetto è particolarmente importante data la pandemia in corso, come ben sa il dottor Alexie Aguil, dentista e proprietario dello studio Exquisite Dentistry a Los Angeles: “Il nostro studio dentistico ha fatto progressi significativi nell’eliminazione della carta, spinto principalmente da ragioni di sicurezza legate a Covid-19. Ogni documento che viene toccato da un paziente è un altro potenziale veicolo di trasmissione della malattia virale. La procedura inizia ancora prima di arrivare in studio. I moduli vengono inviati a ogni nuovo paziente in anticipo in modalità digitale e gli viene richiesto di compilarli prima del suo appuntamento. In questo modo i pazienti non hanno bisogno di scrivere la propria storia medica su carta usando una cartellina nell’atrio. I nuovi pazienti che non hanno ancora provveduto alla compilazione quando arrivano in studio, possono farlo tramite il loro dispositivo mobile”.

Un software per uno studio dentistico senza carta

Se hai uno studio dentistico che punta ad eliminare la carta, una delle cose migliori che puoi fare è adottare una soluzione di software completa per archiviare lo storico medico dei tuoi pazienti in formato digitale. Il dottor Aguir conferma: “Abbiamo un Electronic Dental Record System (EDR). Questo sistema basato su cloud gestisce le informazioni dei pazienti, archivia le immagini mediche e tiene traccia dei trattamenti e di altre informazioni cruciali che, solo pochi anni fa, sarebbero state conservate in versione cartacea. Il mio consiglio per gli altri studi che vogliono ridurre l’uso di carta e migliorare la sicurezza è di considerare l’adozione di un EDR. Questi sistemi vengono anche chiamati Electronic Health Record (EHR) e Electronic Medical Records (EMR), a seconda dell’ambito in cui vengono usati. Ci sono diverse opzioni e alcune hanno funzioni più adatte alle attività che sono dislocate in più sedi, ad esempio”.

Altri consigli per eliminare la carta negli studi dentistici

Come succede in qualsiasi altro ufficio senza carta, eliminare la carta in uno studio dentistico sarà più semplice seguendo alcuni accorgimenti:

• Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano appieno i benefici che derivano dall'eliminazione della carta e che siano convinti della validità di questo cambiamento.
• Prima di iniziare a scansionare e distruggere documenti come se non ci fosse un domani, verifica che alcuni documenti non debbano effettivamente essere archiviati in formato cartaceo per ragioni legali.
• Passa alla fatturazione digitale inviando fatture in formato digitale, ma anche scansionando (ossia digitalizzando) le fatture che ricevi da fornitori, partner commerciali e altri.

Per ulteriori consigli su come eliminare la carta in ufficio, vai al nostro articolo che spiega dettagliatamente come passare a un ufficio senza carta.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana