L’ufficio legale senza carta: i consigli degli esperti

David Reischer, Avvocato e CEO, LegalAdvice.com

Piano piano ci siamo resi conto che ci sono buone ragioni per passare al cloud, come: investimenti più ridotti nelle infrastrutture, maggiore sicurezza, maggiore spazio e accesso. Ogni studio legale deve tenere davvero conto della propria situazione specifica prima di procedere con la transizione alla documentazione elettronica e al cloud. Il nostro studio aveva già investito ingentemente in server dedicati e il nostro personale era già stato formato in merito ai server. Detto ciò, un sistema basato su cloud è meno soggetto a interruzioni e consente ai nostri avvocati e al nostro staff di accedere al proprio lavoro dovunque si trovino nel mondo.

Lucrecia P. Johnson, LL.M., LPJ Legal PLLC

Ho un ufficio legale quasi completamente senza carta. Il mio consiglio per chi vuole passare a un ufficio senza carta è: fallo subito! È di gran lunga la miglior decisione che ho preso quando ho aperto la mia attività. Investire in uno scanner di qualità, stabilire un programma per l’archiviazione dei documenti e scansionare i nuovi documenti una volta al giorno, renderà la transizione più semplice. Se hai fascicoli cartacei che devi convertire in formato digitale, sfrutta i weekend o assumi una persona temporaneamente per farti aiutare.

Mi piace avere accesso ai miei file da qualsiasi dispositivo. Il mio personale e io stessa siamo stati in grado di lavorare in maniera completamente virtuale quando Covid-19 ha colpito gli Stati Uniti, perché avevamo già un sistema adeguato in uso. I miei clienti sono contenti di poter usare il software di gestione dei documenti per accedere ai loro documenti in qualsiasi momento.

Passare a un ufficio senza carta non deve incutere timore. Ora è il momento ideale per eliminare la carta, perché i potenziali clienti si aspettano già un’esperienza in remoto.

J.R. Skrabanek, Socio, Thompson & Skrabanek, PLLC

Noi scannerizziamo tutti i documenti che ci arrivano per posta. Abbiamo un protocollo definito per il salvataggio dei documenti in un formato specifico. Abbiamo scanner separati a casa e in ufficio. A causa del Covid, lavoriamo più spesso da casa e vogliamo essere in grado di scannerizzare quando è necessario. Usiamo Clio sia per tenere traccia del tempo investito nel lavoro, sia per emettere le fatture. Utilizziamo un servizio basato su cloud criptato per conservare tutti i fascicoli relativi ai nostri casi, di modo che siano accessibili da qualsiasi luogo. Chiediamo sempre sia ai clienti che ai legali della controparte di non inviare i documenti per posta, a meno che non insistano o che non sia l’unico modo possibile. Insomma, portare avanti uno studio legale quasi senza usare carta è possibile, fintanto che vengono implementati rigidi protocolli per gestire tutti i file in entrata e in uscita.

Jordan W. Peagler, MKP Law Group, LLP

Il mio consiglio numero uno per avere un ambiente di lavoro senza carta è trovare un programma basato su cloud che mantenga i documenti in ordine. Per il nostro studio legale, utilizziamo un software che si chiama MyCase: ci aiuta a gestire i fascicoli relativi ai nostri casi indipendentemente da dove ci troviamo. Possiamo facilmente scansionare e salvare immediatamente nel cloud qualsiasi tipo di corrispondenza e documentazione di modo che sia accessibile a tutto il team, compresi consulenti ed esperti esterni e persino i clienti, senza dover incorrere in spese aggiuntive per la copia e l’invio per posta dei documenti. Se i documenti vengono rinominati male o non vengono caricati nella giusta cartella può succedere che non si riesca ad osservare le scadenze e ci possono essere altre conseguenze seriamente negative per il caso. Per questo motivo, ci appoggiamo a un servizio esterno che organizza, categorizza e carica i documenti su cloud nella giusta cartella per noi. In questo modo il processo risulta ottimizzato e abbiamo la garanzia che tutti i file si trovino nella giusta cartella e che vengano inviati all’avvocato giusto o a chi segue il caso.

Date le preoccupazioni riguardanti l’attuale situazione sanitaria a livello globale, essere in grado di condividere i file e di accedervi senza intoppi da qualsiasi luogo sta diventando sempre più necessario. I tribunali hanno già iniziato il processo di transizione alla documentazione elettronica, riducendo ulteriormente il bisogno di usare la tradizionale documentazione cartacea. I documenti elettronici permettono agli avvocati, e di conseguenza ai loro clienti, di risparmiare tempo e denaro e, probabilmente, diventeranno la norma negli anni a venire.

W. Scott Kimberly, Law Office of W. Scott Kimberly

Ho un ufficio legale a Murfreesboro (Tennessee, U.S.A). Siamo passati ad un ufficio senza carta di recente.

Abbiamo una regola semplice: se qualcosa può essere duplicato premendo il bottone “Stampa”, lo scansioniamo e distruggiamo l’originale. Se il documento non può essere duplicato cliccando su “Stampa”, allora abbiamo alcune alternative:

1. lo rendiamo disponibile per la restituzione al cliente;
2. lo reinviamo per posta al cliente;
3. lo conserviamo in ufficio in uno spazio riservato ai documenti cartacei necessari, che viene passato in rivista ogni tre mesi e svuotato per quanto possibile.

Questo modo di lavorare ci avvicina quanto più possibile all’avere un ufficio senza carta, perché alle volte abbiamo davvero bisogno di documento fisici per il tribunale (documenti originali certificati, fotografie, diari scritti a mano, etc.).

James Harris, Legal Business Executive, Enos and Hans Attorneys

In un ufficio senza carta, tutti i dati e i procedimenti vengono archiviati in modo logico e senza sorprese su una rete computerizzata e sono gestiti da varie applicazioni di programmazione. I dati amministrativi, monetari e le informazioni sono di solito archiviati e gestiti da un framework eseguito esternamente. I dati indicativi possono essere raccolti attraverso diversi tipi di framework computerizzati, dispositivi per la registrazione o persino fotocamere avanzate, che oggi sono facilmente disponibili.

La pratica legale avanzata ha senza dubbio assistito a un rapido mutamento negli ultimi anni. Esperti e specialisti di esperienza nel settore hanno compreso che, grazie a questa innovazione, possono rendere la formazione e altri processi più produttivi, possono portarli avanti senza costi e decentralizzare il front office. La maggior parte dei posti di lavoro comprende che si continuerà ad usare la carta in qualsiasi buono studio legale.

Detto ciò, ci sono varie abitudini che mi hanno davvero aiutato a raggiungere l’obiettivo di avere un ufficio legale senza carta per quasi cinque anni. Se è vero che adottare il processo è più facile per una startup, implementando cambiamenti autentici, anche gli studi legali già esistenti possono raggiungere questo obiettivo.

• Questo processo comincia con l’adozione di un software di programmazione per la parte amministrativa che contribuisca ad eliminare la carta. Assicurati di comprare o installare un prodotto con capacità straordinariamente essenziali e al contempo specifiche per l’organizzazione.
• Gli studi legali che hanno bisogno di eliminare la carta dovrebbero guardare a ogni documento cartaceo come parte di un problema più grande e cercare di trovare un’opzione alternativa per, al contempo, evitare di smarrirlo.
• Questa è anche un’ottima opportunità per aggiungere PC che aiutino a digitaliizare l’organizzazione ulteriormente.
• Ho anche assunto un devoto collaboratore che si assicura che le informazioni vengano archiviate e gestite correttamente.

Andrew Taylor, Direttore, Net Lawman

Che consiglio posso offrire agli altri per intraprendere questo passaggio?

• I clienti sono un po’ resistenti ai cambiamenti: puoi facilitare le cose offrendo garanzie nell’ambito della sicurezza e bombardandoli con gli accorgimenti che offri in materia di sicurezza, che è il maggiore ostacolo che ho dovuto superare nella digitalizzazione.
• Prenditela con calma, ma poniti un obiettivo e prepara un piano per arrivarci. Fissa le scadenze entro le quali devi raggiungere un obiettivo e rendi il tutto visibile ai tuoi clienti e al tuo personale. Si tratta di un lavoro di squadra.

Alison Pearson, Responsabile delle risorse umane, Hal Waldman and Associates

Crea il tuo sistema e rispettalo: il segreto per eliminare la carta è impostare un sistema di archiviazione e scansionare tutto ciò che arriva in ufficio immediatamente. Nel nostro studio legale, ogni caso ha la sua rispettiva cartella. Poi la suddividiamo separando le scoperte fatte, le comunicazioni (quelle interne, quelle per il cliente e quelle per i legali della controparte), le archiviazioni, le richieste di ammissione, le ricerche e le bozze. Ogni volta che salviamo qualcosa rinominiamo il file inserendo la data in cui ci è arrivato, una descrizione del file e chi ne è autore/proprietario. Se riceviamo qualcosa di pertinente al caso via posta, l’autore del file è chiunque ha creato il documento: sia che si tratti di un certificato medico (l’autore è il dottore) sia che si tratti di un documento inviato dai legali della controparte.