Habilitar a comunicação entre pais e professores com a ferramenta Assinar PDF

Receber as assinaturas dos pais de maneira manual nunca foi fácil. Mas como será que as escolas estão fazendo para receber assinaturas remotamente?

Os pais ainda precisam assinar documentos?

Sem dúvida. No ambiente escolar tradicional, os termos de autorização são usados para passeios escolares ou para mostrar o desempenho escolar. Contudo, a situação remota atual mudou não só quais documentos precisam ser assinados, mas também como são assinados.

Que documentos ainda precisam ser assinados remotamente?

O papel pode ser coisa do passado, mas os professores e as escolas ainda precisam de assinaturas dos pais para funcionar e permitir um ambiente de aprendizagem produtivo e transparente para seus alunos. Aqui estão apenas alguns tipos de documentos que os pais podem precisar preencher e assinar remotamente:

• Formulários de cadastro escolar;
• Formulários de início de ano para compartilhar informações com a escola ou professor sobre o aluno;
• Termos de autorização;
• Dever de casa;
• Boletins ou relatórios de progresso escolar;
• Atualizações de notícias ou circulares da escola.

Qual é a diferença entre assinaturas digitais e eletrônicas?

Ambos os tipos de assinatura são válidos. Contudo, as assinaturas digitais vêm com uma camada extra de segurança, que garante a autenticidade do documento assinado . Por outro lado, uma assinatura eletrônica não precisa de ter autenticação especial anexada e tem a mesma validade que uma assinatura manuscrita.

Aconselhamos as escolas e os professores a verificar as leis locais sobre a validade destes tipos de assinatura, antes de introduzir qualquer ferramenta de assinatura eletrônica.

Recursos de segurança importantes para assinatura de documentos

Embora assinar documentos em papel possa parecer natural no mundo escolar, a natureza física deste sistema apresenta riscos, como a sua perda acidental ou destruição nas mandíbulas de um cachorro.

Com o ensino remoto, documentos digitais e assinaturas eletrônicas substituem os documentos em papel. Apesar de ser uma maneira muito mais fácil de gerenciar e assinar documentos, é preciso verificar se estas ferramentas cumprem requisitos de privacidade e segurança.

Aqui está uma visão geral de alguns recursos importantes de segurança que as ferramentas de assinatura eletrônica devem ter:

Criptografia SSL e HTTPS

A criptografia SSL é um recurso de segurança importante a considerar não só ao usar um site, mas também na escolha das ferramentas usadas para enviar documentação confidencial.

Quando alguém acessa um site, é importante saber se a conexão é ou não segura. Para isso, procure por “http” ou “https” no prefixo do URL. O “https” denota uma conexão segura e deve ser complementado por um pequeno símbolo de cadeado na barra de pesquisa do navegador.

Uma página da internet com "https" está usando protocolos de transferência de dados seguros ou criptografia SSL (Secure Sockets Layer). Esses protocolos criptografam os dados enviados para esse site, de forma a que ninguém os possa ver ou acessar.

Selo Digital

Um selo digital é um dado ou informação anexado a um documento ou a outro dado, como uma assinatura, por exemplo. Por razões de segurança, é importante se certificar de que as assinaturas têm um carimbo de data / hora ou selo digital. Isso oferece uma camada adicional de segurança caso uma assinatura ou documento precise ser verificado.

Normas e regulamentos de segurança e privacidade de documentos

É sempre importante que qualquer site ou software esteja em conformidade com algum nível de padrão de segurança internacional ou local. Alguns padrões importantes são:

• ISO/IEC 27001
• Conformidade com GDPR
• Conformidade com CCPA

A ISO/IEC 27001, introduzida em 2013, é a norma ISO globalmente aceita para a aplicação de um sistema de gerenciamento de segurança da informação. Quando um fornecedor de software é credenciado por este padrão, significa que ele tem um excelente sistema de segurança instalado, garante que ele esteja sempre operacional, passa por auditorias internas e externas regulares e toma continuamente medidas para melhorar a segurança desse sistema.

Como uma escola usou o Assinar PDF para assinar deveres de casa e boletins

No Smallpdf, estamos sempre interessados em como nossas ferramentas são usadas e quais problemas podem ser resolvidos conosco. Enquanto pesquisávamos os desafios de gerenciamento de documentos enfrentados pelas escolas nos Estados Unidos, encontramos uma escola que implementou nossa ferramenta Assinar PDF para fazer com que os pais assinassem os deveres de casa e acusassem o recebimento dos boletins remotamente.

Assinatura e preparação de documentos para assinatura

Em um ambiente educacional, normalmente é a escola ou o(a) professor(a) que solicita a assinatura de um pai ou responsável.

Deveres de casa: neste caso, os professores foram proativos e criaram um formulário que listaria os deveres de casa para aquele dia. Em seguida, fizeram o upload dele na ferramenta Assinar PDF para colocar sua própria assinatura e solicitaram as assinaturas de cada um dos pais. Essa ferramenta permitiu aos professores rastrear a atividade do documento: ver quem assinou, quem ainda não assinou e receber o documento assinado.

Boletins: no caso da preparação de boletins, que devem ser mantidos em sigilo entre professor, aluno e pais, o professor fez o upload do boletim, colocou sua assinatura e solicitou as assinaturas dos pais. Os pais receberam um link em seu e-mail para acessar ao documento, que mostrava exatamente onde tinham de assinar. Os professores comentaram que gostaram da funcionalidade de poder enviar a cada pai uma nota especial para acompanhar o link e de todos receberem um link para o documento final assinado.

Criação de assinaturas eletrônicas e iniciais

Com a ferramenta Assinar PDF do Smallpdf, os professores tiveram a liberdade de criar sua própria assinatura. Eles podiam desenhá-la usando seu trackpad ou mouse, tirar uma foto com seu dispositivo, ou fazer o upload de uma já existente. Se preferissem, podiam também criar suas iniciais em vez de uma assinatura, que seriam depois armazenada na nossa ferramenta para poderem ser usadas em outros documentos.

As assinaturas ou iniciais podem ser editadas. É possível redimensioná-las ou alterar a cor conforme necessário.

Adicionar texto a um documento para assinatura

Uma grande vantagem de uma boa ferramenta de assinatura eletrônica é a capacidade de adicionar elementos ao documento que não sejam assinaturas. Conseguir adicionar texto a um PDF é particularmente útil para adicionar locais, datas ou detalhes extra. No caso da ferramenta Assinar PDF do Smallpdf, é possível redimensionar e escolher a cor do seu texto.

Solicitar assinaturas dos pais

É muito mais fácil mostrar onde alguém deve assinar, em vez de tentar explicá-lo por escrito através de um e-mail. Ao solicitar uma assinatura usando a ferramenta Assinar PDF, os professores acharam muito útil a funcionalidade de mostrar aos signatários exatamente onde assinar e/ ou rubricar o documento.

Com a ferramenta Assinar PDF, os professores podem solicitar até 100 assinaturas e remover qualquer dúvida sobre onde assinar, economizando tempo, diminuindo a frustração e limitando possíveis erros.

Compartilhar e salvar o PDF final assinado

Assim que o documento é assinado por todas as partes, cada pessoa recebe uma cópia do documento diretamente em seu e-mail. O proprietário do documento também pode compartilhá-lo posteriormente (seja com os signatários do documento como uma medida de segurança adicional, ou com a equipe administrativa para manter o documento registrado), via e-mail, link ou WhatsApp. O documento também pode ser baixado para um computador ou dispositivo eletrônico, ou para Dropbox e Google Drive.

É este o futuro da comunicação entre pais e professores?

Provavelmente. Embora possa ter sido necessária uma pandemia global para forçar uma mudança na comunicação digital entre professores, escolas e pais, é provável que, mesmo em um mundo pós-COVID, a forma como nos comunicamos e gerenciamos documentos seja alterada para sempre. Mesmo que o ensino tradicional volte, as ferramentas de gerenciamento de documentos digitais e de assinatura eletrônica, especialmente como um meio para professores e escolas se comunicarem com os pais, vieram para ficar.

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Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa