A diferença entre assinaturas manuscritas, digitadas, carimbadas e digitais

Quando você assina um contrato hoje, você pode ver várias opções: 

• Assinatura manuscrita

• Assinatura eletrônica

• Assinatura digital

• Nome digitado

• Assinatura carimbada

Todos indicam concordância, mas nem todos têm o mesmo peso jurídico, segurança ou utilidade prática. Saber o que é uma assinatura manuscrita e como ela difere da assinatura digital e de outros tipos de assinatura ajuda você a escolher o método certo para cada documento.

As assinaturas manuscritas ainda são o ponto de referência para muitas leis e processos, por isso vale a pena defini-las com clareza.

O que é uma assinatura manuscrita?

Uma assinatura manuscrita é uma assinatura tradicional feita à mão com tinta em um documento físico. Você assina com caneta, lápis ou carimbo diretamente no papel. A parte “manuscrita” se refere à tinta ou ao meio que precisa secar na página.

Às vezes, as pessoas também chamam isso de assinatura a tinta ou assinatura feita à mão. Em geral, ela corresponde à forma como você assina cheques, formulários ou contratos presencialmente.

Validade jurídica das assinaturas manuscritas

As assinaturas manuscritas têm uma longa história no direito contratual e são amplamente aceitas:

• Muitas jurisdições as tratam como a forma padrão de assinatura.

• Notários, testemunhas e verificações presenciais costumam se basear nelas.

• Os tribunais estão acostumados a interpretá-las como prova de intenção e identidade.

Alguns documentos ainda exigem especificamente uma assinatura manuscrita, mesmo em países que reconhecem assinaturas eletrônicas. Sempre siga as regras locais ou as políticas da sua organização para contratos de alto risco.

Quando assinaturas manuscritas ainda são necessárias

As assinaturas manuscritas costumam continuar sendo obrigatórias em cenários como:

• Escrituras de imóveis e documentos de hipoteca

• Testamentos e documentos de planejamento sucessório

• Alguns documentos judiciais e documentos autenticados

• Alguns formulários bancários, de seguros ou do governo

Nesses casos, você ainda pode digitalizar um documento assinado e cuidar do restante do processo digitalmente, às vezes com a ajuda do OCR para tornar as digitalizações pesquisáveis e mais fáceis de armazenar.

Assinaturas digitais parecem semelhantes às assinaturas eletrônicas, mas se referem a um método criptográfico específico, e não a qualquer rabisco ou clique online.

Ideia central das assinaturas digitais

Uma assinatura digital usa criptografia de chave pública para comprovar:

• Autenticação - quem assinou o documento

• Integridade - que o conteúdo não mudou desde a assinatura

• Não repúdio - que o signatário não pode negar de forma plausível que assinou

Em vez de tinta, uma assinatura digital depende de uma chave privada, uma chave pública e um certificado digital emitido por uma autoridade confiável.

Como funcionam as assinaturas digitais (versão resumida)

Você não precisa conhecer toda a matemática por trás disso, mas o fluxo básico é assim:

• O software gera um par de chaves: uma chave privada (mantida em segredo) e uma chave pública (compartilhada).

• Ele processa o documento com uma função hash para criar uma impressão digital única.

• Ele criptografa essa impressão digital com a chave privada para formar a assinatura digital.

• Um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora vincula a chave pública à identidade do signatário.

• Qualquer pessoa pode usar a chave pública para verificar se a assinatura é válida e se o documento não foi alterado.

Se alguém alterar até mesmo um caractere no documento, a impressão digital deixa de corresponder, e a assinatura aparece como inválida.

Estruturas jurídicas para assinaturas digitais

A maioria das regiões reconhece assinaturas digitais no âmbito de leis mais amplas sobre assinaturas eletrônicas:

• eIDAS (UE) define Assinaturas Eletrônicas Avançadas e Qualificadas. As assinaturas digitais qualificadas podem ter o mesmo efeito jurídico que as assinaturas manuscritas em todos os Estados-membros da UE quando certificadas corretamente.

• Lei ESIGN e a UETA (EUA) conferem validade jurídica às assinaturas eletrônicas, incluindo assinaturas digitais que atendam a determinados requisitos.

As regras exatas variam de acordo com o país, por isso setores regulamentados costumam seguir padrões rígidos para assinaturas digitais.

As assinaturas digitais são um subconjunto das assinaturas eletrônicas. Também existem várias formas mais simples para o trabalho do dia a dia.

Assinaturas eletrônicas

Uma assinatura eletrônica é qualquer método eletrônico que mostre que alguém concordou com um documento. Exemplos incluem:

• Clicar em “Concordo” em um contrato

• Desenhar uma assinatura com o mouse ou na tela sensível ao toque

• Enviar uma imagem de uma assinatura manuscrita

As assinaturas eletrônicas se concentram na intenção, em vez de em uma prova criptográfica robusta. Elas são amplamente usadas em acordos comerciais, documentos de RH e contratos de venda, porque são rápidas e legalmente aceitáveis em muitas situações.

Assinaturas digitadas

Uma assinatura digitada geralmente consiste apenas no seu nome digitado em um local específico para indicar concordância, por exemplo:

• Digitar seu nome no final de um e-mail

• Inserir seu nome em um campo de assinatura em um formulário

Assinaturas digitadas indicam intenção, mas oferecem verificação de identidade limitada. Elas funcionam melhor para aprovações internas, confirmações de baixo risco e acordos simples em que não é necessária uma segurança rigorosa.

Assinaturas carimbadas

Assinaturas carimbadas adicionam um carimbo físico ou digital que representa uma pessoa ou organização, geralmente com um logotipo ou marca exclusiva. Elas são comuns quando:

• Muitos documentos precisam ser processados rapidamente

• Um carimbo tem autoridade reconhecida, como o selo de uma empresa

Em algumas culturas e setores (por exemplo, certos contextos empresariais asiáticos), carimbos ou selos funcionam de forma semelhante às assinaturas. Seu peso jurídico depende das leis locais e das políticas internas.

Ajuda comparar os principais tipos lado a lado.

Visão geral de segurança e melhor uso

• Assinatura digital: Segurança máxima, usa criptografia e certificados, ideal para contratos regulamentados ou de alto valor.

• Assinatura eletrônica: Flexível e prática, adequada para a maioria dos contratos comerciais e fluxos de trabalho do dia a dia.

• Assinatura manuscrita: Tinta tradicional no papel, ainda exigida para alguns documentos jurídicos e de alta formalidade.

• Assinaturas digitadas e carimbadas: Simples e rápidas, adequadas para documentos internos ou fluxos de trabalho em que a identidade é controlada pelo processo, e não pela tecnologia.

A escolha certa depende dos requisitos legais, do nível de risco e de quão importante é a verificação de longo prazo para aquele documento.

Escolher o método de assinatura certo protege sua empresa e mantém os fluxos de trabalho fluindo bem.

Contratos comerciais do dia a dia

Para a maioria dos acordos do dia a dia, uma assinatura eletrônica padrão já basta:

• Contratos de trabalho e documentos de integração

• Contratos de venda, acordos de confidencialidade (NDAs) e contratos de prestação de serviços

• Acordos simples com fornecedores ou parceiros

As assinaturas eletrônicas mantêm tudo em movimento, reduzem a impressão e permitem que as pessoas assinem em praticamente qualquer dispositivo.

Documentos regulamentados, de alto risco ou de longo prazo

Para documentos confidenciais ou altamente regulamentados, assinaturas digitais podem ser mais seguras:

• Contratos de serviços financeiros e documentos de empréstimo

• Documentos de saúde e registros de pacientes em ambientes rigorosos

• Envios ao governo e contratos do setor público

• Propriedade intelectual, licenciamento e negócios de alto valor

Aqui, a prova criptográfica e trilhas de auditoria claras ajudam a atender às expectativas de conformidade e auditoria.

Requisitos legais específicos ou relacionados a documentos em papel

Alguns documentos ainda precisam de assinaturas manuscritas por causa da lei, de políticas ou da tradição:

• Escrituras de imóveis, documentos autenticados e alguns documentos judiciais

• Testamentos, fideicomissos e documentos sucessórios em determinadas jurisdições

• Alguns acordos internacionais em que as partes preferem tinta no papel

Nesses casos, você ainda pode digitalizar as páginas assinadas, armazená-las com segurança e usar OCR para torná-las pesquisáveis e mais fáceis de encontrar depois.

Você não precisa escolher entre papel e sistemas totalmente criptográficos para cada documento. Muitas vezes, dá para combinar uma assinatura eletrônica simples com fluxos de trabalho mais robustos quando necessário.

Crie uma assinatura eletrônica com o Smallpdf

O Smallpdf eSign ajuda você a assinar PDFs por conta própria em algumas etapas simples:

• Envie seu contrato ou acordo para Smallpdf eSign usando a área de arrastar e soltar abaixo (ou clique para selecionar um arquivo).

• Crie sua assinatura desenhando, digitando ou enviando uma imagem.

• Coloque sua assinatura onde ela deve aparecer.

• Adicione a data ou as iniciais, se necessário.

• Salve e baixe o PDF assinado ou armazene-o no Google Drive, Dropbox ou no armazenamento do Smallpdf.

Isso funciona bem quando você só precisa da sua própria assinatura ou de um fluxo de trabalho simples e quer um PDF limpo e assinado, sem precisar imprimir.

Solicite assinaturas e obtenha uma trilha de auditoria com o Sign.com

Quando você precisa que várias pessoas assinem ou quer um fluxo de trabalho mais completo, pode passar para o Sign.com:

• Envie o contrato para Sign.com.

• Adicione signatários inserindo os endereços de e-mail deles.

• Insira campos de assinatura, iniciais, data e texto para cada signatário.

• Defina uma ordem de assinatura se a sequência for importante.

• Envie a solicitação e acompanhe o progresso pelo seu painel.

O Sign.com fornece atualizações de status e uma trilha de auditoria que mostra quem assinou, quando assinou e de qual dispositivo ou local, ajudando você a documentar a validade do acordo ao longo do tempo.