Perbedaan Antara Tanda Tangan Basah, Tanda Tangan yang Diketik, Tanda Tangan Berstempel, dan Tanda Tangan Digital

Saat kamu menandatangani kontrak hari ini, kamu mungkin akan melihat beberapa opsi: 

• Tanda tangan basah

• Tanda tangan elektronik

• Tanda tangan digital

• Nama yang diketik

• Tanda cap

Semuanya menunjukkan persetujuan, tetapi tidak semuanya memiliki kekuatan hukum, keamanan, atau kegunaan praktis yang sama. Mengetahui apa itu tanda tangan basah dan perbedaannya dengan tanda tangan digital serta jenis tanda tangan lainnya membantu kamu memilih metode yang tepat untuk setiap dokumen.

Tanda tangan basah masih menjadi acuan dalam banyak hukum dan proses, jadi ada baiknya istilah ini dijelaskan dengan jelas.

Apa Itu Tanda Tangan Basah?

Tanda tangan basah adalah tanda tangan tinta tradisional yang dibuat dengan tangan pada dokumen fisik. Kamu menandatangani langsung di atas kertas dengan pena, pensil, atau stempel. Bagian “basah” mengacu pada tinta atau media yang harus mengering di halaman.

Orang terkadang juga menyebutnya sebagai tanda tangan tinta atau tanda tangan tulisan tangan. Biasanya, bentuknya sama seperti saat kamu menandatangani cek, formulir, atau kontrak secara langsung.

Status Hukum Tanda Tangan Basah

Tanda tangan basah punya sejarah panjang dalam hukum kontrak dan diterima secara luas:

• Banyak yurisdiksi menganggapnya sebagai bentuk penandatanganan default.

• Notaris, saksi, dan verifikasi langsung sering kali mengandalkannya.

• Pengadilan terbiasa menafsirkannya sebagai bukti niat dan identitas.

Beberapa dokumen masih secara khusus mensyaratkan tanda tangan basah, bahkan di negara yang mengakui tanda tangan elektronik. Selalu ikuti aturan setempat atau kebijakan organisasi kamu untuk perjanjian berisiko tinggi.

Kapan Tanda Tangan Basah Masih Diperlukan

Tanda tangan basah sering kali tetap wajib dalam situasi seperti:

• Akta properti dan dokumen hipotek

• Surat wasiat dan dokumen perencanaan warisan

• Beberapa dokumen pengadilan dan dokumen yang dinotarisasi

• Beberapa formulir perbankan, asuransi, atau pemerintah

Dalam kasus seperti ini, kamu mungkin masih memindai dokumen yang sudah ditandatangani dan menangani sisa prosesnya secara digital, kadang dengan bantuan OCR agar hasil pindai bisa dicari dan lebih mudah disimpan.

Tanda tangan digital terdengar mirip dengan tanda tangan elektronik, tetapi istilah ini merujuk pada metode kriptografi tertentu, bukan sekadar coretan atau klik online.

Ide Dasar Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital menggunakan kriptografi kunci publik untuk membuktikan:

• Otentikasi - siapa yang menandatangani dokumen

• Integritas - bahwa kontennya tidak berubah sejak ditandatangani

• Non-repudiasi - bahwa penandatangan tidak bisa menyangkal secara meyakinkan bahwa mereka telah menandatangani

Alih-alih tinta, tanda tangan digital mengandalkan kunci privat, kunci publik, dan sertifikat digital yang diterbitkan oleh otoritas tepercaya.

Cara Kerja Tanda Tangan Digital (Versi Singkat)

Kamu tidak perlu memahami semua perhitungan di baliknya, tetapi alur dasarnya seperti ini:

• Perangkat lunak membuat sepasang kunci: satu kunci privat (dirahasiakan) dan satu kunci publik (dibagikan).

• Dokumen diproses melalui fungsi hash untuk membuat sidik jari unik.

• Sidik jari itu dienkripsi dengan kunci privat untuk membentuk tanda tangan digital.

• Sertifikat digital dari Otoritas Sertifikat menghubungkan kunci publik dengan identitas penandatangan.

• Siapa pun bisa menggunakan kunci publik untuk memeriksa apakah tanda tangannya valid dan dokumennya tidak berubah.

Jika seseorang mengubah satu karakter saja dalam dokumen, sidik jarinya tidak akan cocok lagi, dan tanda tangan akan ditampilkan sebagai tidak valid.

Kerangka Hukum untuk Tanda Tangan Digital

Sebagian besar wilayah mengakui tanda tangan digital dalam kerangka hukum tanda tangan elektronik yang lebih luas:

• eIDAS (UE) mendefinisikan Tanda Tangan Elektronik Tingkat Lanjut dan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi. Tanda tangan digital yang tersertifikasi dapat memiliki akibat hukum yang sama seperti tanda tangan tulisan tangan di seluruh negara anggota UE jika disertifikasi dengan benar.

• Undang-Undang ESIGN dan UETA (AS) memberikan keabsahan hukum pada tanda tangan elektronik, termasuk tanda tangan digital yang memenuhi persyaratan tertentu.

Aturan pastinya berbeda-beda menurut negara, jadi industri yang diatur secara ketat sering mengikuti standar ketat untuk tanda tangan digital.

Tanda tangan digital adalah salah satu bagian dari tanda tangan elektronik. Ada juga beberapa bentuk yang lebih sederhana untuk pekerjaan sehari-hari.

Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah metode elektronik apa pun yang menunjukkan bahwa seseorang telah menyetujui sebuah dokumen. Contohnya termasuk:

• Mengklik “Saya setuju” pada kontrak

• Menggambar tanda tangan dengan mouse atau layar sentuh

• Mengunggah gambar tanda tangan tulisan tangan

Tanda tangan elektronik berfokus pada niat, bukan pada bukti kriptografi yang kuat. Metode ini banyak digunakan untuk perjanjian bisnis, dokumen SDM, dan kontrak penjualan karena cepat dan dapat diterima secara hukum dalam banyak situasi.

Tanda Tangan yang Diketik

Tanda tangan yang diketik biasanya hanya berupa nama kamu yang diketik di tempat tertentu untuk menunjukkan persetujuan, misalnya:

• Mengetik nama kamu di akhir email

• Memasukkan nama kamu ke kolom tanda tangan di formulir

Tanda tangan yang diketik menunjukkan niat, tetapi verifikasi identitasnya terbatas. Jenis ini paling cocok untuk persetujuan internal, konfirmasi berisiko rendah, dan perjanjian sederhana yang tidak memerlukan keamanan ketat.

Tanda Tangan Berstempel

Tanda tangan berstempel menambahkan stempel fisik atau digital yang mewakili seseorang atau organisasi, sering kali dengan logo atau tanda unik. Tanda tangan ini umum digunakan ketika:

• Banyak dokumen perlu diproses dengan cepat

• Stempel membawa otoritas yang diakui, seperti cap perusahaan

Dalam beberapa budaya dan sektor (misalnya, konteks bisnis tertentu di Asia), cap atau stempel berfungsi mirip dengan tanda tangan. Kekuatan hukumnya bergantung pada hukum setempat dan kebijakan internal.

Akan membantu kalau kamu membandingkan jenis-jenis utama ini secara berdampingan.

Ikhtisar Keamanan dan Penggunaan Terbaik

• Tanda tangan digital: Keamanan tertinggi, menggunakan kriptografi dan sertifikat, paling cocok untuk perjanjian yang diatur regulasi atau bernilai tinggi.

• Tanda tangan elektronik: Fleksibel dan praktis, cocok untuk sebagian besar kontrak bisnis dan alur kerja sehari-hari.

• Tanda tangan basah: Tinta tradisional di atas kertas, masih diperlukan untuk beberapa dokumen hukum dan dokumen dengan formalitas tinggi.

• Tanda tangan yang diketik dan berstempel: Sederhana dan cepat, cocok untuk dokumen internal atau alur kerja yang identitasnya dikendalikan oleh proses, bukan teknologi.

Pilihan yang tepat bergantung pada persyaratan hukum, tingkat risiko, dan seberapa penting verifikasi jangka panjang untuk dokumen tersebut.

Memilih metode tanda tangan yang tepat membantu melindungi bisnis kamu dan menjaga alur kerja tetap lancar.

Perjanjian Bisnis Sehari-hari

Untuk sebagian besar perjanjian sehari-hari, tanda tangan elektronik standar sudah cukup:

• Kontrak kerja dan dokumen orientasi karyawan

• Kontrak penjualan, NDA, dan perjanjian layanan

• Perjanjian sederhana dengan pemasok atau mitra

Tanda tangan elektronik membantu proses tetap berjalan, mengurangi kebutuhan cetak, dan memungkinkan orang menandatangani di hampir perangkat apa pun.

Dokumen yang Diatur, Berisiko Tinggi, atau Jangka Panjang

Untuk dokumen sensitif atau yang diatur secara ketat, tanda tangan digital mungkin lebih aman:

• Perjanjian layanan keuangan dan dokumen pinjaman

• Catatan layanan kesehatan dan rekam pasien di lingkungan yang ketat

• Pengajuan ke pemerintah dan kontrak sektor publik

• Kekayaan intelektual, lisensi, dan kesepakatan bernilai tinggi

Di sini, bukti kriptografis dan jejak audit yang jelas membantu memenuhi ekspektasi kepatuhan dan audit.

Persyaratan Hukum Berbasis Kertas atau Khusus

Beberapa dokumen masih memerlukan tanda tangan basah karena hukum, kebijakan, atau tradisi:

• Akta properti, dokumen yang dinotarisasi, dan beberapa pengajuan ke pengadilan

• Surat wasiat, trust, dan dokumen warisan di yurisdiksi tertentu

• Beberapa perjanjian lintas batas ketika para pihak lebih memilih tinta

Dalam kasus seperti ini, kamu tetap bisa mendigitalkan halaman yang sudah ditandatangani, menyimpannya dengan aman, dan menggunakan OCR agar halaman tersebut bisa dicari dan lebih mudah ditemukan nanti.

Kamu tidak harus memilih antara kertas dan sistem kriptografi penuh untuk setiap dokumen. Sering kali, kamu bisa menggabungkan penandatanganan elektronik sederhana dengan alur kerja yang lebih kuat saat diperlukan.

Buat Tanda Tangan Elektronik dengan Smallpdf

Smallpdf eSign membantu kamu menandatangani PDF sendiri dalam beberapa langkah sederhana:

• Unggah kontrak atau perjanjian kamu ke Smallpdf eSign menggunakan area seret dan lepas di bawah ini (atau klik untuk memilih file).

• Buat tanda tangan kamu dengan menggambar, mengetik, atau mengunggah gambar.

• Tempatkan tanda tangan di posisi yang diperlukan.

• Tambahkan tanggal atau inisial jika diperlukan.

• Simpan dan unduh PDF yang sudah ditandatangani, atau simpan di Google Drive, Dropbox, atau penyimpanan Smallpdf.

Cara ini cocok kalau kamu hanya memerlukan tanda tangan sendiri atau alur kerja sederhana dan ingin mendapatkan PDF yang rapi dan sudah ditandatangani tanpa mencetak.

Minta Tanda Tangan dan Dapatkan Jejak Audit dengan Sign.com

Kalau kamu membutuhkan beberapa orang untuk menandatangani atau ingin alur kerja yang lebih lengkap, kamu bisa beralih ke Sign.com:

• Unggah kontrak ke Sign.com.

• Tambahkan penandatangan dengan memasukkan alamat email mereka.

• Tempatkan kolom tanda tangan, inisial, tanggal, dan teks untuk setiap penandatangan.

• Atur urutan penandatanganan jika urutannya penting.

• Kirim permintaan dan lacak progresnya dari dasbor kamu.

Sign.com memberi kamu pembaruan status dan jejak audit yang menunjukkan siapa yang menandatangani, kapan mereka menandatangani, dan dari perangkat atau lokasi mana, sehingga membantu mendokumentasikan keabsahan perjanjian dari waktu ke waktu.