Виды подписей и различия между ними

Многие компании и частные лица отдают предпочтение инструментам, которые позволяют быстрее подписывать контракты и более эффективно работать. Решения для электронной подписи бурно развивались в последние несколько лет и сейчас широко используются для подписания контрактов во многих отраслях или даже для более общих административных целей. Но в некоторых случаях все еще применяются подписи от руки, машинописные и поставленные с помощью штампа. Здесь мы разберемся в различных типах подписей и в том, для каких целей они используются.

Какие типы подписей существуют?

Подпись от руки: Традиционный метод подписания соглашения или контракта, при котором человек физически помещает свою подпись на документ, обычно с помощью пишущей ручки на бумагу.

Подпись, поставленная с помощь штампа: Аналогично предыдущей категории, то или иное лицо ставит штамп со своей фамилией на бумажном документе.

Электронная подпись: Термин «электронная подпись» относится ко всем методам подписания электронного документа или идентификации лица. Здесь не используется цифровой сертификат для проверки личности подписавшего. Электронная подпись может содержать имя, инициалы, изображение или воспроизведение рукописной подписи. Она используется практически для всех типов соглашений.

Машинописные подписи: Такая подпись подразумевает электронный процесс и обычно состоит из символа, связанного с физическим лицом. Машинописные и электронные подписи подтверждают намерение лица подписать документ. Однако они не включают в себя никакого процесса проверки подлинности, который проверял бы подписавшего или защищал бы документ. Чтобы подпись считалась защищенной, она должна отвечать определенным требованиям, как в случае с цифровой подписью.

Цифровые подписи: Цифровая подпись идет еще дальше и обеспечивает повышенную безопасность и соответствие требованиям. В ней задействован сертификат, который гарантирует личность подписавшего. Цифровая подпись хранит всю информацию, связанную с идентификацией подписавшего, посредством шифрования, и, следовательно, удостоверяет его подлинность. Например, Smallpdf предлагает электронную подпись со встроенной временной меткой долгосрочной проверки (LTV), которая записывает время и дату размещения подписи на документе. Цифровая подпись также содержит встроенную информацию, включая имя подписавшего, подтверждение личности и саму подпись. Также она хранит данные о времени подписания и всех последующих изменениях в документе. Чтобы цифровая подпись оставалась действительной, содержимое документа не может быть изменено.

Все эти свойства проверки и аутентификации можно найти в большинстве инструментов для чтения файлов в формате PDF.

Когда лучше использовать эти типы подписей?

Использование любой из представленных выше подписей зависит от решения соответствующих лиц. Однако подписи от руки или с помощью штампа, скорее всего, будут замедлять процессы из-за необходимости физических действий. И хотя получение цифровой или электронной подписи на документе занимает около 37 минут, для физического подписания документа требуется в среднем пять дней. При работе с контрактами время – действительно деньги, при этом средняя экономия при использовании цифрового документа по сравнению с бумажным составляет 20 долларов.

Сегодня практически все транзакции происходят онлайн, что превращает электронные подписи из новинки в повседневность. Хотя цифровые подписи предполагают строгие механизмы шифрования данных, электронные подписи по-прежнему являются безопасными и юридически обязательными и представляют собой эффективный и простой вариант для договоров. Если необходимо подписать документы, содержащие конфиденциальную информацию, или соблюдать строгие правила, цифровая подпись – это оптимальный выбор.

Мы рекомендуем вам, прежде всего, свериться с местным законодательством и законодательством других сторон (при необходимости) в отношении электронных и цифровых подписей. Если вам нужна безопасная цифровая подпись, используйте 7-дневную бесплатную пробную версию. Вы получите доступ ко всем функциям подписки Pro, создадите и сохраните свои подписи в Интернете, а также сможете пригласить до 100 участников для подписания документов!

Приступим?

Переведено на русский язык Лалой Рудь.