Der Unterschied zwischen handschriftlichen, maschinenschriftlichen, gestempelten und digitalen Unterschriften

Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen entscheiden sich heute für Tools, die es ihnen ermöglichen, Verträge schneller zu unterzeichnen und dadurch effizienter zu arbeiten. Lösungen für elektronische Unterschriften haben sich in den letzten Jahren weiterentwickelt und werden heute in vielen Branchen und auch in Teilen der Verwaltung zur Unterzeichnung von Verträgen eingesetzt. In einigen Fällen werden jedoch immer noch handschriftliche, getippte und gestempelte (Faksimile) Unterschriften verwendet. Hier werden wir erläutern, welche Arten von Unterschriften heute noch verwendet werden und wofür sie eingesetzt werden.

Wie viele Arten von Unterschriften gibt es?

Handschriftliche Unterschriften: Kommen wir zunächst auf die traditionellste Methode zum Unterzeichnen von Vereinbarungen oder Verträgen zurück, die handschriftliche Unterschrift. Hierbei bringt eine Person physisch eine Unterschrift oder ein persönliches Kennzeichen auf einem Dokument an, normalerweise mit einem Stift auf einem Blatt Papier.

Gestempelte Unterschriften: Bei der gestempelten Unterschrift, auch Faksimile genannt, bringt eine Person einen Stempel mit einem individuellen Kennzeichen, bzw. der persönlichen Unterschrift, auf einem Papierdokument an. Das kann nützlich sein, wenn man viele Dokumente am Stück unterzeichnen muss.

Elektronische Unterschriften: Der Begriff „elektronische Unterschriften“ ist ein Oberbegriff, der sich auf alle Methoden zur Unterzeichnung (oder Validierung) eines elektronischen Dokuments oder zur Identifizierung einer Person bezieht. Bei elektronischen Unterschriften wird kein digitales Zertifikat eingesetzt, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, und sie können aus einem auf einer Tastatur eingegebenen Namen, Initialen, einem Bild oder einer Reproduktion einer handschriftlichen Unterschrift bestehen. Diese Art der Unterschrift wird für fast alle Arten von Vereinbarungen akzeptiert.

Maschinenschriftliche Unterschriften: Maschinenschriftliche Unterschriften sind in der Regel ein Symbol, das mit einer natürlichen Person verbunden ist, um einen Vertrag zu protokollieren. Sowohl maschinengeschriebene als auch elektronische Unterschriften offenbaren die Absicht des Unterzeichners, das Dokument zu unterzeichnen. Sie beinhalten jedoch keinen Authentifizierungsprozess, der den Unterzeichner verifizieren oder das Dokument sichern könnte. Damit eine Unterschrift als sicher gilt, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen.

Digitale Unterschriften: Digitale Unterschriften gehen noch einen Schritt weiter und haben mehr Integrität als elektronische Unterschriften und bieten ein höheres Maß an Sicherheit und Compliance. Eine digitale Signatur verwendet ein digitales Zertifikat, das die Authentizität und Gültigkeit des Unterzeichners garantiert. Das Dokument speichert alle Informationen zur Identifizierung des Unterzeichners durch Verschlüsselung und ermöglicht damit eine Authentifizierung.

Die digitale Signatur des PDF-Signaturtools von Smallpdf bietet zum Beispiel eine einfache elektronische Signatur, in die ein LTV-Zeitstempel (Long Term Validation) eingebettet ist, der die Zeit und das Datum festhält, an dem die Unterschrift in das Dokument eingefügt wurde. Die digitale Signatur enthält auch eingebettete Informationen, wie den Namen der Person, die unterschrieben hat, die Gültigkeit ihrer Identität sowie die der Unterschrift. Sie enthält auch den Zeitpunkt, zu dem die Unterschrift geleistet wurde. Damit kann festgestellt werden, ob ein Dokument zu einem späteren Zeitpunkt geändert worden ist. Damit eine digitale Signatur ihre Gültigkeit behält, darf der Inhalt des Dokuments nicht verändert werden.

Alle diese Prüf- und Authentifizierungseigenschaften können mit den meisten PDF-Readern angezeigt werden.

Wann sollten diese Unterschriften eingesetzt werden?

Es ist jedem selbst überlassen, welche der oben genannten Unterschriften eingesetzt wird. Handschriftliche Unterschriften verlangsamen jedoch oft die Abläufe, da sie von manuellen Prozessen abhängen. Während es etwa 37 Minuten dauert, ein Dokument digital oder elektronisch unterschreiben zu lassen, dauert es durchschnittlich fünf Tage, eine Unterschrift für ein physisches Dokument zu erhalten. Bei der Verwaltung von Verträgen ist Zeit wirklich Geld: Tatsächlich spart die Verwendung eines digitalen Dokuments im Durchschnitt 20 Euro im Vergleich zu einem Papierdokument.

Heute werden fast alle Transaktionen online abgewickelt, was dazu führt, dass elektronische Unterschriften immer mehr zur Norm werden. Denk daran, dass sowohl elektronische als auch digitale Unterschriften sicher und geschützt sind. Digitale Unterschriften zeichnen sich durch strenge Datenverschlüsselungsmechanismen aus; elektronische Unterschriften sind auch sicher und rechtsverbindlich und stellen eine effiziente und unkomplizierte Alternative für einfachere Vereinbarungen dar. Wenn du Dokumente mit sensibleren Informationen unterschreiben oder strenge Vorschriften einhalten musst, sind digitale Unterschriften nach wie vor die beste Option.

Was den rechtlichen Wert elektronischer und digitaler Unterschriften angeht, empfehlen wir dir, zunächst die in deinem Land und in dem der anderen beteiligten Parteien (falls notwendig) geltenden Gesetze zu prüfen. Wenn du eine sichere digitale Signatur brauchst, kannst du dich für eine kostenlose 7-tägige Testphase bei Smallpdf anmelden. Du hast Zugriff auf alle unsere Pro-Funktionen, kannst deine Unterschriften online erstellen und speichern und bis zu 100 Personen zum Unterschreiben von Dokumenten einladen!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna