La differenza tra firma autografa, digitata, timbrata e digitale

Sia le aziende che i privati, al giorno d’oggi, optano per strumenti che consentono loro di firmare contratti più rapidamente e di avere flussi di lavoro più efficienti. Le soluzioni per la firma elettronica, negli ultimi anni, si sono evolute e ora sono ampiamente usate per firmare contratti in molti settori e anche in campo amministrativo. In alcuni casi, però, le firme autografe, digitate e timbrate sono ancora in uso. Qui approfondiremo quali sono i tipi di firma ancora in uso oggi e a cosa servono.

Quanti tipi di firme esistono?

Firme autografe: innanzitutto, torniamo al metodo più tradizionale di firmare accordi o contratti, noto con il nome di firma autografa. Il procedimento prevede che una persona inserisca fisicamente una firma o un segno distintivo su un documento, usando di solito una penna o un timbro su un foglio di carta.

Firme timbrate: analogamente, il procedimento per la firma timbrata prevede che un individuo apponga su un documento cartaceo un timbro, personalizzato con un tratto distintivo.

Firme elettroniche: l’espressione “firme elettroniche” è un termine generico che si riferisce a tutti i metodi per firmare (o convalidare) un documento elettronico o identificare una persona. Non usano un certificato digitale per convalidare l’identità del firmatario e possono consistere in un nome digitato su tastiera, iniziali, un’immagine o la riproduzione di una firma scritta a mano. Questo tipo di firma viene accettata per quasi tutti i tipi di accordi.

Firme digitate: allo stesso modo, una firma digitata presuppone un processo elettronico, che di solito consiste nell’associare un simbolo a una persona fisica per ufficializzare un contratto. Sia la firma digitata tramite tastiera che quella elettronica rivelano l'intenzione di firmare il documento da parte del firmatario. Tuttavia, non prevedono nessun processo di autenticazione che verifichi il firmatario o che metta in sicurezza il documento. Affinché una firma sia considerata affidabile, deve soddisfare alcuni requisiti, come avviene per le firme digitali.

Firme digitali: la firma digitale è un passo più avanti e ha più integrità rispetto alla firma elettronica, offrendo un livello maggiore di sicurezza e conformità. La firma digitale utilizza un certificato digitale, che garantisce l'autenticità e la validità del firmatario. Si tratta di un documento che memorizza tutte le informazioni legate all'identificazione del firmatario tramite crittografia e fornisce quindi l'autenticazione.

La firma digitale del tool per la firma di PDF di Smallpdf, ad esempio, fornisce una Firma Elettronica Semplice in cui è incorporato un timestamp LTV (Long Term Validation), che registra l'ora e la data in cui la firma è stata inserita nel documento. La firma digitale ha anche informazioni incorporate, come ad esempio il nome di chi ha firmato, la validità della sua identità e della firma stessa. Contiene anche l'ora in cui è stata apposta la firma e può provare se un documento è stato modificato in un secondo momento. Affinché la firma digitale conservi la sua validità, il contenuto del documento non può essere modificato.

Tutte queste proprietà relative alla verifica e all’autenticazione possono essere visualizzate con la maggior parte dei lettori PDF.

Quando è meglio usare ciascuna di queste firme?

L'utilizzo di una qualsiasi delle firme illustrate qui sopra è a discrezione di ognuno. Tuttavia, è probabile che le firme autografe rallentino le cose, dato che dipendono da processi fisici. Se da un lato, per ottenere una firma digitale o elettronica su un documento, ci vogliono circa 37 minuti, dall’altro, sono necessari in media cinque giorni per avere in mano un documento fisico firmato. Quando si gestiscono contratti, il tempo è davvero denaro: infatti, l’uso di un documento digitale permette di risparmiare in media 20 dollari, rispetto all’uso di un documento cartaceo.

Oggi come oggi, quasi tutte le transazioni si stanno spostando online: ciò sta portando le firme elettroniche a diventare la norma. C’è da tenere a mente che sia le firme elettroniche che quelle digitali sono sicure e protette. Le firme digitali sono caratterizzate da rigorosi meccanismi di crittografia dei dati; anche le firme elettroniche sono sicure e vincolanti dal punto di vista legale e rappresentano un'alternativa efficiente e diretta per gli accordi più semplici. Se devi firmare documenti con informazioni più sensibili o se devi rispettare regolamenti rigorosi, la firma digitale rimane l'opzione migliore.

Per quanto riguarda il valore legale delle firme elettroniche e digitali, prima di ogni altra cosa, ti raccomandiamo di controllare le leggi locali in vigore sul tuo territorio e in quello delle altre parti coinvolte (se ce n’è bisogno). Se hai necessità di usare una firma digitale sicura, puoi iscriverti per un periodo di prova gratuito di 7 giorni. Potrai accedere a tutte le nostre funzioni Pro, creare e archiviare le tue firme online e invitare fino a 100 persone a firmare i documenti!

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana