O que você precisa saber sobre contratos digitais

Com o aumento da transformação digital, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, você provavelmente já se deparou com contratos digitais. Se não, é provável que em breve você se depare com eles! Mas o que são contratos digitais e o que você precisa saber para trabalhar com eles? Vamos nos aprofundar no assunto!

O que são contratos digitais?

 

Como o nome indica, os contratos digitais são acordos eletrônicos que contêm as mesmas informações que os contratos tradicionais em papel. Você vai encontrar detalhes sobre as partes envolvidas, os termos do contrato e, no final, as assinaturas servem como um acordo em relação aos termos. Os contratos digitais podem ser usados no lugar dos contratos em papel e há muitos benefícios em usá-los, razão pela qual muitas empresas, prestadores de serviços e indivíduos estão adotando os contratos digitais. Em resumo, pode-se dizer que os contratos digitais são a versão eletrônica dos contratos em papel - como uma digitalização, só que melhor. Por que melhor? Vamos dar uma olhada:

Benefícios dos contratos digitais

 

Processamento rápido

 

Os contratos digitais podem ser criados e processados muito mais rapidamente do que os contratos em papel, que precisam ser impressos, compartilhados, assinados e digitalizados. Tudo o que você precisa fazer é digitar o contrato e carregar o documento em uma ferramenta de assinatura eletrônica para enviá-lo para assinatura. Na verdade, você pode economizar até 5 dias de tempo de resposta ao optar por contratos eletrônicos em vez de contratos em papel.

Facilidade de uso

 

Os contratos digitais também são mais acessíveis porque podem ser armazenados na nuvem ou em pastas compartilhadas em vez de serem arquivados em um armário de escritório. Isso é útil para os membros do time e para quem fez o contrato. Se algo no contrato precisar ser alterado antes da assinatura, eles podem simplesmente acessá-lo, fazer as alterações e pronto. Chega de imprimir várias versões até que você tenha usado uma árvore inteira para um contrato!

Os contratos digitais também facilitam a comunicação entre as partes, em vez de se reunirem pessoalmente ou terem de enviar e-mails sobre problemas no acordo, ambas as partes podem fazer anotações nos contratos digitais diretamente no arquivo. As alterações podem ser rastreadas para ajudar todos a navegar na fase de negociação.

Custo-benefício

 

Os contratos em papel podem se tornar bastante caros no final do processo com a impressão e os correios, especialmente com acordos maiores e mais complexos que precisam ser compartilhados entre várias partes e que precisam de uma cópia para cada. O único custo associado aos contratos digitais é uma ferramenta de gerenciamento de documentos, como o Smallpdf.

Segurança

 

Você pode ter muito mais controle sobre quem tem acesso ao acordo quando escolhe os contratos digitais em comparação com o de papel, que precisa passar por muitas mãos para ir de A a B. Eles podem ser enviados diretamente de uma pessoa para outra por meio de ferramentas seguras para garantir que somente o destinatário possa visualizá-los ou editá-los. Os contratos digitais também não se perdem no correio ou nem são destruídos acidentalmente.

Não tem certeza do que procurar ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de contratos segura e confiável? Confira nosso Guia para escolher o software certo de PDF e assinatura eletrônica para o seu negócio.

Os contratos digitais são juridicamente legais?

 

Na maioria dos casos os contratos digitais são tão válidos quanto seus equivalentes em papel! Graças a uma variedade de leis de assinatura eletrônica no todo o mundo, se ambas as partes estiverem satisfeitas com o processo e a assinatura eletrônica, o contrato geralmente é obrigatório por lei. A cada ano que passa, a lista de exceções diminui - ainda assim, certifique-se de verificar as leis locais referentes à assinatura eletrônica e digital para garantir a sua segurança!

Assinatura de um contrato digital

 

Nós acabamos de mencionar isso: Existem dois tipos de assinaturas eletrônicas: eletrônica e digital. Mas qual é a diferença entre elas e de qual delas você precisa para assinar seu contrato digital?

As assinaturas eletrônicas podem ser uma digitalização da sua assinatura no papel ou uma assinatura criada em uma ferramenta de assinatura eletrônica que tenha sido colocada no seu contrato digital como uma imagem - sem frescuras ou informações ocultas.

Uma assinatura digital pode ser criada desta mesma forma, mas oferece mais segurança. As assinaturas digitais criam uma impressão digital criptográfica exclusiva para cada signatário e contêm um registro de data e hora de Validação de Longo Prazo (LTV). Esses recursos são usados para autenticar os signatários, além de proteger o contrato e a assinatura contra alteração. Qualquer modificação feita em um contrato assinado digitalmente invalidará as assinaturas, o que significa que a autenticação (que pode ser feita com qualquer leitor de PDF comum) vai falhar.

Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as digitais são amplamente aceitas, portanto, a que será usada provavelmente vai depender da sua preferência ou do tipo de contrato. Diferentes países - e até mesmo estados - têm regulamentações diferentes, portanto, mais uma vez, recomendamos que você verifique as leis locais de assinatura eletrônica para estar seguro!

Acesse o Smallpdf eSign para conseguir assinaturas eletrônicas gratuitas ou faça um teste gratuito de 7 dias do Smallpdf Pro para fazer assinaturas digitais e vários outros recursos interessantes!

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.