Даже имея в наличии лучшие инструменты электронной и цифровой подписи, иногда бывает сложно вовремя получить подписи от других людей.
Даже имея в наличии лучшие инструменты электронной и цифровой подписи, иногда бывает сложно вовремя получить подписи от других людей.
Во всех отраслях мира электронная подпись является основой договоров, а значит обеспечивает бесперебойную работу предприятий, школ и организаций. Вот почему так важно не только получить нужные подписи в документе, но и получить их вовремя. Мы предлагаем вам несколько советов о том, как наиболее эффективно запрашивать цифровые и электронные подписи.
Предупреждайте
Едва ли кто-то откроет – и тем более, подпишет – документ, которого не ждет. Поэтому обязательно сообщите коллеге, какой собираетесь отправить ему документ и почему его нужно подписать. Неважно, как вы это сделаете: с помощью видеозвонка, по электронной почте или через Slack.
Отправляйте запрос на подписание своевременно
Иногда нам приходится отправлять срочные запросы, такое случается. Но когда у вас есть такая возможность, постарайтесь отправить запрос на подпись заранее. Вам может понадобиться время на дополнительную организационную работу. Кроме того, это сведет к минимуму ненужный стресс.
Установите четкий дедлайн
Не слишком приятно получить запрос на подпись и не знать, сколько у вас времени на то, чтобы ознакомиться с документом и подписать его. Поэтому перед отправкой запроса проверьте, что вы не забыли указать дату выполнения – и все будут довольны. В инструменте eSign от компании Smallpdf есть удобное окно, в которое можно добавить любое сообщение. Используйте его, чтобы обозначить нужные сроки.
Предоставьте четкие инструкции
Этот совет тесно связан с предыдущим. В окне сообщений можно оставить любые инструкции для остальных участников. Они могут включать в себя краткое содержание документа, спорные абзацы или просьбу к коллегам добавить в документ их собственный текст. С помощью инструмента eSign вы можете даже показать участникам, в каком конкретно месте они должны поставить подпись, чтобы избежать возможных ошибок.
Убедитесь, что у вас есть подходящий инструмент электронной подписи
Если инструмент, который вы используете, неэффективен, вероятно, что ваша работа в нем не будет удовлетворительной. Поэтому важно убедиться, что вы инвестируете в правильный инструмент электронной подписи, который помогает решить ваши рабочие задачи, соответствует стандартам безопасности и может предложить вам поддержку, когда она требуется больше всего.
Если вы ищете безопасный инструмент электронной подписи, который будет легко использовать как вам, так и остальным участникам, вы пришли по адресу. Ознакомьтесь с инструментом eSign компании Smallpdf и можете сразу приступить к работе!
Переведено на русский язык.
