10 Schritte zum papierlosen Büro

Das papierlose Büro ist ein beliebtes Konzept, seit die 1990er Jahre elektronische Dokumentenformate wie das PDF (Portable Document Format) hervorgebracht haben. Mehr als drei Jahrzehnte später ist das PDF-Format seit über 10 Jahren der technische Industriestandard.

Obwohl das papierlose Büro schon lange ein Ziel von Unternehmen und Privatpersonen ist, ist es die COVID-19-Pandemie, die es von einer Option zu einer Notwendigkeit gemacht hat. Während die Maßnahmen zur Umsetzung in der Vergangenheit kompliziert und kostspielig waren, ist der Übergang jetzt viel einfacher geworden und führt langfristig zu geringeren Kosten. Hier sind unsere Tipps für die Umstellung auf ein papierloses Büro.

Schritte zur Umstellung von Papier auf Digital

 

1. Verankere das papierlose Arbeiten in der Unternehmenskultur

Der Wandel kommt von innen. Jeder Versuch, die Arbeitsweise eines Unternehmens zu verändern, beginnt von innen heraus und von oben nach unten. Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsumgebung kann eine Herausforderung sein, aber mit sorgfältiger Planung und Umsetzung sowie den richtigen Instrumenten ist sie machbar.

2. Richte ein Support-Team ein

Je nachdem, wie groß die Organisation ist, kann ein Support-Team - oder eine konkrete Person - eine wirklich hilfreiche Ressource sein, die den Wandel unterstützt und Beratung und Schulung anbietet. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten bedeutet, dass mehrere Unternehmensprozesse digitalisiert und vielleicht sogar automatisiert werden müssen. Das erfordert, dass die richtigen Leute mit gutem Beispiel vorangehen und Mitarbeiter schulen, die vielleicht technisch nicht so versiert sind. Ein papierloses Büro erfordert das Engagement aller Mitarbeiter für die Umstellung, weshalb Schulungen eine wichtige Vorabinvestition sind.

3. Prüfe die Einhaltung von Vorschriften

Bevor du in Werkzeuge zur Digitalisierung von Dokumenten investierst, solltest du prüfen, ob du aufgrund von Vorschriften verpflichtet bist, Dokumente mit einer Unterschrift in Papierform für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nachdem, wo auf der Welt du dich befindest, werden elektronische Unterschriften in der Regel anstelle von handschriftlichen Unterschriften akzeptiert, aber es empfiehlt sich, die örtlichen Gesetze zu Unterschriften und Rechtmäßigkeit zu überprüfen.

4. Umstellung auf papierlose Rechnungen

Die Umstellung auf papierlose Rechnungen erleichtert nicht nur die Geschäftsabläufe, sondern spart auch Kosten. Zu den Vorteilen der Digitalisierung von Rechnungen gehören:

• Vermeidung von Säumniszuschlägen aufgrund verlegter, vergessener oder verlorener Rechnungen
• Verbesserte Sicherheit (Papierrechnungen können Unternehmen anfällig für Diebstahl machen)
• Kosteneinsparungen bei Porto und Post
• Zeitersparnis beim Aufspüren von Rechnungen

5. Papierlose Meetings durchführen

Die Umstellung von Papier auf digitale Plattformen bei Meetings mag zunächst eine Herausforderung sein, aber sie lohnt sich auf jeden Fall. Die digitale Dokumentation hat sowohl für den Organisator als auch für die Teilnehmer viele Vorteile:

• Komplexe Tagesordnungen lassen sich in Minutenschnelle erstellen
• Alle Teilnehmer bleiben über Änderungen an der aktuellen Tagesordnung auf dem Laufenden
• Material in einer interaktiven Umgebung vorbereiten und aktualisieren
• Alle Besprechungsinformationen im Voraus erhalten
• Alle Meetingnotizen sind in digitaler Form leicht zugänglich

6. Papierlose Aufgaben und Notizen

Die Umstellung auf papierlose Aufgabenlisten, Memos und Notizen ist einfach, vor allem, weil es eine Vielzahl cleverer Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt gibt. Die meisten Optionen bieten auch die Möglichkeit der Zusammenarbeit und Synchronisation mit Teamkollegen.

7. Mobile-first Arbeitsumgebung

Selbst in einer komplett papierlosen Arbeitsumgebung musst du vielleicht immer noch eine gewisse Menge an Papier verbrauchen. Das liegt daran, dass du in ständigem Kontakt mit der Außenwelt stehst, mit Lieferanten, Partnern oder Kunden, die noch nicht papierlos arbeiten. Der beste und produktivste Weg, dieses Problem zu lösen, ist es, den Beschäftigten ein Werkzeug zur Digitalisierung von Dokumenten an die Hand zu geben, das mit ihrer papierlosen Arbeitsumgebung kompatibel ist. Die mobile App von Smallpdf ist ein besonders nützliches Werkzeug, um Dokumente zu scannen, zu bearbeiten, zu archivieren und zu teilen, auch wenn du unterwegs bist.

8. Papierlose Unterschriften

Das Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden und Speichern von Verträgen ist wahrscheinlich eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Arbeit. Eine von Finances Online veröffentlichte Statistik zeigt, dass es im Durchschnitt fünf Tage dauert, eine herkömmliche Unterschrift zu erhalten, während eine elektronische Unterschrift nur 37 Minuten in Anspruch nimmt.

Das eSign-Tool von Smallpdf ist die Antwort auf den Bedarf an schnellen und einfachen elektronischen und digitalen Unterschriften, die den herkömmlichen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Das Tool enthält auch eine Bearbeitungsfunktion, mit der du vor dem Unterschreiben Daten und Text hinzufügen kannst. Außerdem können die Nutzer bis zu 100 Unterschriften von Dritten anfordern und den Unterschriftsprozess innerhalb der Software verfolgen. Digitale Unterschriften werden im Allgemeinen akzeptiert, aber wir empfehlen den Nutzern, sich über die Rechtsgültigkeit von elektronischen Unterschriften in ihrem Land zu informieren.

9. Investiere in PDF-Software

Sobald alle Unterlagen digitalisiert sind, ist es wichtig zu wissen, wie man verschiedene Dateitypen bearbeitet, konvertiert und ändert, um das neue papierlose Ökosystem aufrechtzuerhalten. Noch wichtiger ist es, sicherzustellen, dass alle Nutzer im Unternehmen die neue PDF-Software leicht verstehen und nutzen können, damit das Unternehmen sie vollständig akzeptiert. Auch wenn PDF-Software früher teuer in der Anschaffung und Implementierung war, gibt es heute flexible und benutzerfreundliche Optionen wie Smallpdf, die sowohl erschwinglich sind als auch wenig oder gar keine Schulung erfordern, um sie zu nutzen.

10. Biete Recycling-Lösungen im Büro an

Leider geht die Umstellung auf papierloses Arbeiten selten von heute auf morgen, daher ist es eine gute erste Initiative, nachhaltige Lösungen für das Papier anzubieten, das noch verwendet oder benötigt wird. Das ist zwar kein direkter Weg vom Papier zum Digitalen, aber es ist ein Schritt in die richtige Richtung, um die Mitarbeiter zu einer nachhaltigen Denkweise anzuregen, während die Umstellung auf digitale Medien noch im Gange ist.

Wir hoffen, dass diese Schritte bei deiner neuen oder laufenden Umstellung von einer Papier- auf eine digitale Büroumgebung helfen.

Wenn du schon mal hier bist, warum nicht gleich mit papierlosen Unterschriften anfangen? Mit dem eSign-Tool von Smallpdf kannst du Verträge unterschreiben und Unterschriften anfordern - mit nur wenigen Klicks!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna