So kopierst du Text aus einer PDF-Datei

Musst du schnell Text aus einer PDF-Datei kopieren? Das geht meist in Sekunden, solange der Text markierbar ist und die Datei nicht kopiergeschützt ist.

Manchmal klappt es sofort. In anderen Fällen ist die PDF-Datei ein Scan, ein Bild oder gesperrt. Dann brauchst du einen anderen Ansatz.

Im Folgenden helfen wir dir dabei, herauszufinden, um welche Art von PDF es sich handelt, und zeigen dir dann den schnellsten Weg, Text zu kopieren, zu bereinigen oder per OCR zu extrahieren.

Wenn du einfach nur den schnellsten Weg suchst, fang hier an.

• Falls du den Text markieren kannst: Wähle einfach den Text aus, kopiere ihn mit Strg + C (Windows) oder Command + C (Mac), und füge ihn mit Strg + V (Windows) oder Command + V (Mac) ein.

• Falls du nichts markieren kannst: Die PDF-Datei ist wahrscheinlich gescannt oder bildbasiert. Verwende dann OCR.

• Falls die Auswahl funktioniert, das Kopieren jedoch blockiert ist: Das PDF hat Berechtigungen, die du erst aufheben musst.

So sieht auswählbarer Text aus

Versuche, über eine Textzeile zu ziehen.

• Wählbares PDF: Buchstaben werden zeilenweise hervorgehoben, wie in einem normalen Dokument.

• Gescannte oder Bild-PDFs: Es wird nichts hervorgehoben, oder du erhältst nur eine große rechteckige Auswahl.

• Eingeschränktes PDF: Der Text wird markiert, aber das Kopieren funktioniert nicht, oder du bekommst eine Berechtigungsmeldung.

Ein schneller visueller Hinweis hilft ebenfalls. Wenn du mit der Maus über echten Text fährst, siehst du oft einen I-Beam-Cursor. Bei gescannten PDFs ist das normalerweise nicht so.

Sobald du bestätigt hast, dass der Text auswählbar ist, ist das die sauberste Methode.

Schritt 1: Öffne deine PDF-Datei

Öffne die PDF-Datei in einem Viewer, den du bereits nutzt, zum Beispiel:

• Chrome, Edge, Firefox oder Safari

• Vorschau auf dem Mac

• PDF-Reader

Schritt 2: Text auswählen

Klicke auf den gewünschten Text und ziehe darüber. Passe die Auswahlgriffe an, wenn du ein Trackpad verwendest.

Schritt 3: Kopieren

Verwende eine dieser Optionen:

• Rechtsklick > "Kopieren".

• Strg + C (Windows).

• Command + C (Mac).

Schritt 4: Einfügen

Füge den Text in deine Ziel-App ein:

• Strg + V (Windows)

• Command + V (Mac)

Wenn der eingefügte Text gut aussieht, bist du fertig. Wenn er unordentlich aussieht, behebt der nächste Abschnitt das schnell.

PDF-Text kann beim Einfügen seltsame Zeilenumbrüche, merkwürdige Abstände oder fehlerhafte Aufzählungsformatierungen haben. Das ist normal.

Versuche es mit Einfügen ohne Formatierung

Die meisten Editoren bieten eine Option "Einfügen ohne Formatierung" an. Achte auf:

• Rechtsklick > "Einfügen ohne Formatierung".

• Einfügeoptionen wie "Nur Text beibehalten" oder "Zielformatierung anpassen".

Viele Apps unterstützen außerdem Strg + Umschalt + V unter Windows oder Command + Shift + V auf dem Mac, aber das hängt von der App ab.

Verwende einen Bereinigungsschritt mit Klartext

Falls dein eingefügter Text unübersichtlich aussieht oder nicht dem Quelltext entspricht:

1. Füge den Text zuerst in einen reinen Texteditor ein (Notepad, TextEdit im Nur-Text-Modus).

2. Kopiere ihn von dort erneut.

3. Füge den Text in Word, Google Docs oder dein endgültiges Zieldokument ein.

Dadurch werden die meisten versteckten Formatierungen entfernt.

Verwende „PDF in Word“, wenn die Formatierung wichtig ist

Wenn Tabellen, Überschriften und Abstände erhalten bleiben sollen, ist Kopieren nicht die beste Option.

Ein besserer Workflow ist, die PDF-Datei in ein Word-Dokument zu konvertieren und dann aus Word zu kopieren. Mit Smallpdf kannst du PDF in Word für eine sauberere Übertragung verwenden, besonders bei textlastigen PDFs.

Auf Mobilgeräten funktioniert es gut, wenn das PDF auswählbaren Text enthält. Entscheidend ist, die Textauswahlgriffe zu verwenden.

iPhone und iPad

1. Öffne die PDF-Datei in „Dateien“, Safari oder einem PDF-Reader.

2. Tippe auf ein Wort und halte es gedrückt, bis Auswahlgriffe erscheinen.

3. Ziehe die Griffe, um die Auswahl zu erweitern.

4. Tippe auf "Kopieren".

5. Füge den Text in Notizen, Mail, Word oder eine andere App ein.

Wenn du nur eine Bildauswahl erhältst, ist das PDF wahrscheinlich gescannt. Springe zum OCR-Abschnitt.

Android

1. Öffne die PDF-Datei in Drive, Chrome oder einem PDF-Reader.

2. Tippe auf den Text und halte ihn gedrückt, damit die Auswahlgriffe angezeigt werden.

3. Passe die Auswahl an.

4. Tippe auf "Kopieren".

5. Füge ihn dort ein, wo du ihn brauchst.

Wenn langes Drücken keinen Text auswählt, brauchst du OCR.

Tipp für Mobilgeräte für bessere Ergebnisse

Vergrößere die Ansicht, bevor du etwas auswählst. So wird die Auswahl genauer, besonders auf kleinen Bildschirmen.

So kopierst du Text aus einer gescannten oder bildbasierten PDF-Datei mit OCR

Wenn dein PDF von einem Scanner, einem Foto oder einem Bildexport stammt, besteht der „Text“ eigentlich nur aus Pixeln. OCR wandelt diese Pixel in echten Text um.

Option 1: Smallpdf PDF-OCR verwenden

Das ist die zuverlässigste Option, wenn der Scan klar ist.

1. Öffne Smallpdf PDF-OCR oder lade deine PDF-Datei von deinem Gerät, Google Drive, Dropbox oder OneDrive in das Upload-Feld unten hoch

2. Wähle OCR, um den Scan in auswählbaren Text umzuwandeln.

3. Lade die bearbeitete PDF-Datei herunter.

4. Öffne die neue PDF-Datei und kopiere den Text wie gewohnt.

PDF-OCR ist eine Pro-Funktion, daher siehst du sie als Teil der Test- oder Tarifoptionen.

Tipps zur OCR-Genauigkeit

OCR funktioniert am besten, wenn die Quelle sauber ist. Du bekommst bessere Ergebnisse, wenn du:

• gerade Seiten statt schräger Fotos verwendest.

• Schatten und Blendeffekte vermeidest.

• nach Möglichkeit Scans mit höherer Auflösung verwendest.

• darauf achtest, dass der Text klar ist und einen starken Kontrast zum Hintergrund hat.

Handschrift und stilisierte Schriftarten können trotzdem funktionieren, aber rechne mit mehr manueller Nachbearbeitung.

Option 2: Smallpdf AI PDF verwenden

Die Verwendung von Smallpdf AI PDF ist eine weitere Möglichkeit, Text aus einer PDF-Datei zu kopieren.

Das AI PDF-Tool scannt und liest das Dokument sofort, einschließlich eingebetteter Bilder oder nicht auswählbaren Texts, und wandelt es in nutzbare Daten um.

Der Text kommt mit einer praktischen Click-to-copy -Schaltfläche. Klicke einfach darauf, und schon kannst du den Text in jedes Dokument oder Projekt einfügen, an dem du gerade arbeitest.

Es gibt zwei verschiedene Situationen, in denen Dateien gesperrt sind, und sie verhalten sich unterschiedlich.

Fall 1: Das PDF erfordert ein Passwort zum Öffnen

Wenn du das Passwort hast, öffne die Datei wie gewohnt. Danach funktioniert die Textauswahl normalerweise.

Falls trotzdem nichts geht, blockiert das PDF möglicherweise auch das Kopieren.

Fall 2: Das PDF lässt sich öffnen, aber das Kopieren ist deaktiviert

Einige PDF-Dateien lassen sich ansehen, schränken das Kopieren aber ein.

Wenn dir die Datei gehört oder du die ausdrückliche Erlaubnis des Eigentümers hast, kannst du Einschränkungen aufheben. Bei Smallpdf geht das in der Regel mit PDF entsperren.

So gehst du vor:

1. Öffne PDF entsperren.

2. Lade die PDF-Datei hoch.

3. Gib das Eigentümerpasswort ein, wenn du dazu aufgefordert wirst.

4. Lade die entsperrte Version herunter.

5. Kopiere den Text wie gewohnt.

Wichtig: Entferne Einschränkungen nur bei PDFs, die dir gehören oder für deren Bearbeitung du die Berechtigung hast.

Manchmal brauchst du mehr als nur Text. Tabellen und Diagramme lassen sich oft besser als Bilder kopieren, es sei denn, du willst sie neu erstellen.

Option 1: Einen Screenshot-Ausschnitt kopieren

Windows (Snipping Tool):

• Drücke "Windows + Shift + S".

• Ziehe, um den Bereich aufzunehmen.

• Füge ihn in Word, PowerPoint oder einen Bildeditor ein.

Mac:

• Drücke "Command + Shift + 4".

• Ziehe, um den Bereich aufzunehmen.

• Der Screenshot wird standardmäßig auf deinem Desktop gespeichert.

So bleibt das visuelle Layout erhalten, aber es ist kein bearbeitbarer Text.

Option 2: PDF zuerst konvertieren

Wenn du möchtest, dass eine Tabelle bearbeitbar bleibt, kann die Konvertierung von PDF in Word helfen. Sobald sie in Word ist, kannst du die Tabelle mit mehr Kontrolle kopieren.

Falls etwas immer noch nicht funktioniert, helfen diese Lösungen in den meisten Fällen.

1. Ich kann Text markieren, aber er lässt sich nicht kopieren

• Das PDF blockiert das Kopieren wahrscheinlich durch Berechtigungen.

• Verwende PDF entsperren nur, wenn du die entsprechende Berechtigung hast.

2. Die Textauswahl ist seltsam und springt hin und her

• Vergrößere die Ansicht und versuche es erneut.

• Probiere einen anderen Viewer aus. Browser-Viewer unterscheiden sich.

• Lade die Datei herunter und öffne sie in einem dedizierten PDF-Reader.

3. Die OCR-Ausgabe enthält Fehler

• Die Scanqualität ist meist die Ursache.

• Scanne das Dokument nach Möglichkeit mit besserer Beleuchtung und geraderer Ausrichtung erneut.

• Wenn das PDF mehrere Sprachen enthält, wähle die richtigen OCR-Spracheinstellungen aus, sofern verfügbar.

4. Meine PDF-Datei lässt sich nicht auf Smallpdf hochladen

• Prüfe deine Verbindung.

• Versuche es mit einem anderen Browser-Tab oder Browser.

• Wenn die Datei sehr groß ist, reduziere zuerst die Größe, indem du Bilder in der Quelldatei komprimierst, oder verwende PDF komprimieren nach der Konvertierung.

Browser-Viewer und Google Drive können für einfaches Kopieren funktionieren, sind aber bei Scans und stark formatierten Dokumenten uneinheitlich.

Smallpdf wurde dafür entwickelt, bei häufigen Problemen zu helfen:

• OCR, wenn der Text nicht markierbar ist

• Kopierbeschränkungen aufheben, wenn du die Berechtigung dazu hast

• Sauberere Formatierung mit PDF in Word

• Cloud-Importe aus Google Drive, Dropbox und OneDrive

• Funktioniert auf Desktop und Mobilgeräten, ohne dass du Desktop-Software installieren musst

Wenn du nur einmal Text kopierst, reicht vielleicht schnelles Markieren. Wenn du das regelmäßig machst, sparst du Zeit, wenn OCR und Konvertierung im selben Workflow zusammenlaufen.

Text aus einer PDF-Datei zu kopieren ist einfach, wenn der Text markierbar ist. Wenn nicht, ist OCR die Abkürzung, die einen Scan in echten, nutzbaren Text verwandelt.

Wenn du den schnellsten Workflow an einem Ort willst, nutze Smallpdf, um gescannte PDFs per OCR zu verarbeiten, in Word zu konvertieren, wenn die Formatierung wichtig ist, und Kopierbeschränkungen nur dann aufzuheben, wenn du die entsprechende Berechtigung hast. Starte deine kostenlose Testversion um auf alle Smallpdf-Tools zuzugreifen und das Kopieren von PDF-Text ganz einfach zu machen.