Comment créer une signature numérique en ligne

Besoin de créer une signature numérique en ligne ? La plupart du temps, vous pouvez signer votre PDF en quelques minutes, directement depuis votre navigateur.

Une signature numérique peut désigner deux choses : 

1. Une simple signature électronique (comme dessiner ou taper votre nom) 

2. Une signature plus avancée, avec des preuves et un suivi renforcés

Nous allons vous aider à faire les deux, sans compliquer les choses inutilement.

Vous commencerez par Smallpdf Signer un PDF pour une signature rapide au quotidien. Ensuite, si vous avez besoin de demander des signatures, de définir l’ordre de signature et de suivre la progression, nous vous montrerons Sign.com.

Si vous avez également besoin de demandes de signature, de rappels et de suivi, utilisez Sign.com une fois le PDF préparé.

Si vous avez simplement besoin de signer et de renvoyer un document, c’est l’option la plus simple. Signer un PDF vous permet d’ajouter une signature électronique à votre fichier en quelques clics.

Étape 1 : Importez votre PDF

Ouvrez Signer un PDF, puis importez votre document depuis :

• Votre appareil

• Google Drive

• Dropbox

Vous pouvez aussi utiliser le glisser-déposer.

Utilisez la zone de signature ci-dessous pour importer depuis votre appareil, Google Drive ou Dropbox, ou glissez-déposez simplement votre fichier pour commencer à signer

Étape 2 : Créez votre signature

Choisissez l’option qui correspond à la manière dont vous souhaitez signer :

• Taper votre nom pour un rendu de signature propre et rapide.

• Dessiner votre signature à l'aide d'une souris, d'un pavé tactile ou d'un écran tactile.

• Importer une image de votre signature si vous en avez déjà une.

Étape 3 : Placez-la au bon endroit

Cliquez pour ajouter un champ de signature, puis faites-le glisser au bon endroit.

• Placez-la au-dessus de la ligne de signature.

• Redimensionnez-la pour qu’elle corresponde à l’espacement du document.

• Ajoutez vos initiales sur chaque page si le formulaire l’exige.

Étape 4 : Terminez et téléchargez

Une fois que tout vous semble correct, terminez l’étape de signature et téléchargez le PDF signé.

À ce stade, vous avez créé une signature en ligne et signé votre PDF avec succès. Pour de nombreux documents du quotidien, c’est exactement ce qu’il vous faut.

Parfois, signer et renvoyer un document ne suffit pas. Vous pouvez avoir besoin de recueillir les signatures de clients, de fournisseurs ou de collègues, et d’avoir une preuve de ce qui s’est passé.

C’est là que Sign.com entre en jeu. Avec Sign.com, vous pouvez :

• Demander des signatures à d’autres personnes

• Suivre l’état des signatures

• Utiliser des modèles

• Conserver une piste d’audit pour plus de traçabilité

Étapes rapides pour demander et suivre des signatures

• Ouvrez Sign.com.

• Importez votre document.

• Ajoutez des champs de signature.

• Envoyez-le aux destinataires.

• Suivez la progression jusqu’à la finalisation.

Si vous envoyez le même document à plusieurs personnes pour obtenir des copies signées distinctes, invitez les signataires individuellement afin que chacun complète sa propre version.

Cette partie dissipe la plupart des confusions.

Une signature électronique est une marque électronique qui montre l’intention de signer. Il peut s’agir d’un nom tapé au clavier, d’une signature dessinée ou d’une image de signature importée.

C’est courant pour :

• Les formulaires RH

• Les accords simples

• Les validations et les documents internes

• Les validations client qui ne nécessitent pas de certificat

Dans de nombreux pays, les signatures électroniques peuvent quand même être juridiquement valables. Aux États-Unis, la loi ESIGN stipule qu’une signature électronique ne peut généralement pas se voir refuser un effet juridique au seul motif qu’elle est électronique.

Signature numérique

Une signature numérique utilise la cryptographie et des certificats pour prouver deux choses :

• Authenticité (qui a signé)

• Intégrité (le fichier n’a pas été modifié après la signature)

En Europe, le règlement eIDAS définit les exigences relatives à une signature électronique avancée, notamment le fait d’être liée de manière unique au signataire, de permettre son identification et de détecter les modifications apportées aux données après la signature.

Dans de nombreux cas, oui, à condition que la méthode respecte la norme juridique applicable dans votre région et dans votre cas d’usage.

• Aux États-Unis, la loi ESIGN reconnaît la validité juridique des signatures électroniques dans le commerce et stipule qu’une signature ne peut se voir refuser son effet juridique simplement parce qu’elle est électronique.

• Dans l’UE, eIDAS établit des règles relatives aux signatures électroniques et reconnaît de la même manière leur effet juridique et leur recevabilité comme preuve.

Si vous signez un document à forts enjeux (comme des documents financiers réglementés ou des pièces de procédure), respectez précisément les exigences de l’autorité demandeuse. En cas de doute, demandez un avis juridique.

Voici comment cela se passe généralement pour les PDF du quotidien :

Vous êtes freelance et vous signez un contrat client

Il vous suffit de le signer et de le renvoyer rapidement. Utilisez Smallpdf Signer un PDF, téléchargez le PDF signé, puis renvoyez-le par e-mail.

Vous êtes dans une équipe RH qui envoie des lettres d’offre

Vous avez besoin de plusieurs signataires, de rappels et d’un historique clair indiquant qui a signé et quand. Utilisez Sign.com pour demander des signatures et suivre la finalisation.

Vous finalisez un accord avec plusieurs parties prenantes

Si le document doit passer par plusieurs personnes dans un ordre précis, un flux de demande et de suivi évite toute confusion. Sign.com est plus adapté.

Lorsque vous signez des contrats, des factures ou des documents RH, la confidentialité ne peut pas rester vague. Voici la garantie concrète que recherchent les utilisateurs.

Le traitement des données eSign de Smallpdf explique comment nous traitons :

• Le contenu des fichiers que vous importez

• Les données liées à la signature pour des flux de travail comme les adresses e-mail, les horodatages, les signatures et le statut des documents pour la gestion de l’historique

Si un document est sensible, gardez un processus rigoureux :

• Importez uniquement la version finale.

• Évitez de partager des copies déverrouillées sauf si vous y êtes autorisé.

• Téléchargez et stockez les fichiers signés dans votre système approuvé.

La signature doit être la dernière étape. Si vous modifiez le document après une signature appuyée par certificat, cela peut invalider la validation.

Avant de signer, vous pouvez :

• Compresser un PDF volumineux pour qu’il soit importé plus rapidement.

• Fusionner les pièces jointes en un seul fichier propre.

• Modifier le texte ou corriger de petits problèmes.

• Convertir en Word pour des modifications plus poussées, puis réexporter au format PDF.

Cela rend l’étape de signature plus fluide et évite les retouches.

Si vous avez simplement besoin de signer et de renvoyer un document, commencez par Smallpdf Signer un PDF. Si vous avez besoin de demandes de signature, de rappels et de suivi, passez à Sign.com. Dans tous les cas, vous pouvez garder un processus rapide, simple et entièrement dans le navigateur.