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Comment ma signature et mes données sont-elles traitées par Smallpdf ?

par Ayla El Assaad

Cet article est également disponible en Allemand, Anglais, Espagnol, Indonésien, Italien, Portugais et Russe.

Nous décrivons ici notre processus de traitement de données, afin que tu saches à quoi t'attendre.

Il est primordial de toujours être conscient de la manière dont ses données sont traitées. Chez Smallpdf, nous voulons être transparents sur les données que nous utilisons et sur la manière dont nous les utilisons. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de tes informations personnelles et professionnelles. Smallpdf est conforme au GDPR et à l'eIDAS et est certifié ISO/IEC 27001. Nous utilisons le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et le cryptage TLS pour tous les fichiers et le traitement des données sur notre site et nos plateformes.

Quelles informations utilisons-nous et pourquoi ?

 

Nous traitons tes données pour te fournir nos services d'édition de documents PDF grâce à nos outils de compression, d'édition et de conversion de fichiers, ainsi que nos services de signature électronique. Le type d'informations utilisées dépend bien évidemment des outils et des services utilisés, mais en général, les données que nous traitons comprennent :

  • le contenu des documents, PDF et fichiers que tu télécharges.
  • les données associées aux signataires qui utilisent notre service de signature électronique, y compris leurs adresses électroniques, les heures et les dates des signatures, les signatures électroniques elles-mêmes, ainsi que le statut des documents pour la fonction de gestion du calendrier.

Nous sommes conscients que cela peut sembler beaucoup, mais le traitement de ces informations est en fait le strict minimum nécessaire. Car si on y réfléchit, il est évident que pour convertir un PDF en Word, l'outil Smallpdf doit accéder au contenu du fichier pour réécrire son contenu dans un document Word.

Ou encore, lorsque tu demandes la signature d'une autre personne pour un contrat, tu dois inscrire son adresse e-mail dans le champ correspondant. C'est nécessaire pour tu puisses lui envoyer une notification et une demande de signature de ton document. Pendant le processus de signature du document, les signatures seront donc stockées (temporairement).

Comment stockons-nous ta signature ?

 

Si tu as un compte Smallpdf gratuit ou Pro et que tu restes en ligne, nous stockons tes signatures indéfiniment, ou jusqu'à ce que tu supprimes une signature en particulier. Cela signifie qu'elle est disponible pour tous les documents que tu décideras de signer à l'avenir avec notre service et que tu n'as pas besoin de créer ta signature à partir de zéro à chaque fois. Si tu ne te connectes pas ou si tu n'as pas de compte, ton document (et tes signatures) seront supprimés automatiquement et définitivement au bout de 14 jours. Pendant cette période, tu pourras continuer de travailler et de télécharger ton document.

Il existe toutefois une exception à la règle des 14 jours. Si tu accèdes à ton fichier dans l'outil de signature électronique au cours de ces 14 jours, le délai de 14 jours sera réinitialisé et 14 jours seront ajoutés à partir de ce moment. Cette règle a pour but de t'aider à ne pas perdre de temps, par exemple si ton document doit être signé par toi et trois autres signataires.

Dans le cas où deux des signataires signent le document à temps, mais la troisième personne ne le fait pas dans le délai des 14 jours. Si tu laisses le document en l'état, il sera supprimé. Les signatures que tu auras déjà obtenues seront perdues. Mais si tu accèdes au document le 10e jour, par exemple, le compteur sera remis à zéro. Le document sera ainsi disponible pour la troisième personne, qui disposera alors de 14 jours supplémentaires. C'est bien mieux que de tout recommencer depuis le début, non ?

Comment stockons-nous et gérons-nous tes données ?

 

Chaque fois que tu télécharges un fichier pour le traiter à l'aide de l'un de nos outils, le fichier est hébergé sur nos serveurs pendant la durée du processus. Si tu es un utilisateur gratuit sans compte, ton fichier sera automatiquement supprimé de nos serveurs au bout d'une heure. Cette règle s'applique à tous les outils, à l'exception de l'outil de signature électronique (pour lequel le délai est de 14 jours, comme indiqué ci-dessus). Tu peux également choisir de conserver tes documents sur notre serveur en te connectant et en les enregistrant dans ton centre de stockage de documents. Si tu supprimes un fichier de ton espace de stockage, nous le supprimerons définitivement de nos serveurs dans l'heure qui suit.

Comment désactiver le stockage de documents

 

L'espace de stockage de Smallpdf est très sécurisé, mais tu peux facilement désactiver cette fonction si tu le souhaites. Tu n'as qu'à aller sur ta page "Compte" et ensuite "Préférences" ; tu trouveras l'option de désactiver le stockage sous "Stockage".

Clique ici si tu as besoin de plus d'informations sur la désactivation de cette fonction. Tu peux également consulter nos pages Accord sur le traitement des données et Avis de confidentialité pour plus d’informations.

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Article traduit et adapté en français par Éloïse.

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Ayla El Assaad
Rédacteur UX @Smallpdf