Strumenti
Accedi
  1. Home
  2. Blog
  3. Il blog per l'istruzione
  4. Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico
Blog-Banner Smallpdf-Teamwork 4000x960px

Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico

di Jen

Puoi anche leggere questo articolo in Tedesco, Inglese, Spagnolo, Francese e Portoghese.

Quali tool per PDF sono stati adottati dalle scuole nel corso della pandemia per gestire l’amministrazione e le comunicazioni interne?

Molta dell’amministrazione interna che aveva luogo nelle scuole solo pochi mesi fa, si svolgeva ricorrendo a carta e penna. Diamo un’occhiata a tre scenari in cui le scuole, negli Stati Uniti, hanno preso la situazione in mano e hanno utilizzato strumenti per PDF per gestire l’amministrazione e le comunicazioni interne.

Iscrivere 350 studenti nel corso di una pandemia

 
2020-12-11  - Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico

Uno dei presidi di una scuola secondaria con cui abbiamo parlato ha condiviso le preoccupazioni che l’amministrazione scolastica ha dovuto affrontare, quando, con l’inizio di un nuovo anno scolastico, si è trovata a dover iscrivere a scuola più di 350 studenti interamente in remoto. Per fortuna, la scuola ha trovato il giusto tool per la firma di PDF che ha permesso di portare a termine la registrazione senza intoppi e che, da quel momento, è diventato uno strumento centrale per l’amministrazione scolastica. Ma come hanno fatto?

La preparazione dei documenti In passato l’amministrazione avrebbe dovuto approntare documenti per l’iscrizione cartacei e, hanno proceduto in maniera analoga in questa situazione, preparando però formulari per l’iscrizione digitali e richieste per le firme digitali. Usando il tool per firmare PDF di Smallpdf per completare questa operazione, hanno avuto la possibilità di caricare un documento Word e convertirlo in PDF o semplicemente, se il file digitale non era disponibile, di caricare una scansione di un documento cartaceo esistente, creando campi modificabili che i genitori avrebbero potuto riempire prima di firmare.

Una volta assicuratisi che i campi in cui si richiedevano informazioni come nome, cognome, indirizzo e contatti di emergenza fossero modificabili, gli amministratori hanno poi trasferito o caricato il documento nel tool per firmare PDF, pronti a richiedere le informazioni e la firma dei genitori.

Richiedere le firme e mostrare ai genitori dove devono firmare Una volta che il documento è stato caricato, l’insegnante o l’amministratore scolastico ha inserito l’indirizzo di posta elettronica dei genitori o dei tutori legali nel campo “invita firmatari” sulla destra. Hanno poi trascinato una casella di testo all’interno del documento, per mostrare esattamente a ciascun genitore dove doveva apporre la sua firma.

Nota bene: i formulari di iscrizione alla scuola sono coperti da privacy, il che significa, in questo caso, che il documento non va inviato in massa a tutti i genitori contemporaneamente. Le scuole e gli insegnanti dovrebbero valutare attentamente le norme in materia di privacy prima di condividere qualsiasi documento con più di un destinatario.

Anche se è stato necessario mandare una richiesta di firma individuale a ciascuna famiglia o genitore, il tool per firmare PDF ha reso questo processo semplice e completamente tracciabile.

Condividere i documenti per la firma Una volta che i documenti sono stati preparati e che i firmatari sono stati notificati ed è stato mostrato loro dove firmare, il documento era pronto per essere condiviso. Gli amministratori non hanno dovuto far altro che cliccare su un singolo bottone per condividere il documento da firmare. I destinatari hanno quindi ricevuto un link, completo di istruzioni, per compilare e firmare il documento: hanno dunque riempito i campi necessari e inserito la propria firma. Una volta inserita la firma, la persona che ha inviato la richiesta di firma e tutti i firmatari coinvolti hanno ricevuto un link a una copia del documento finale compilato e firmato, direttamente nella propria casella di posta.

Salvare i documenti firmati Gli amministratori, una volta ricevuta la notifica che i documenti condivisi per la firma erano stati firmati da tutte le parti coinvolte, hanno seguito il link al documento finale inviato alla loro e-mai; quest’ultimo ha permesso loro di aprire il documento e scaricarlo sul proprio dispositivo.

Questa scuola, nello specifico, ha utilizzato Dropbox per l’archiviazione dei propri documenti: ciò non ha creato problemi nell’utilizzo del tool per firmare PDF, dato che Smallpdf è integrato con Dropbox. Il software è integrato anche con Google Drive e le scuole possono usare anche questa piattaforma per archiviare i propri documenti.

Gestione dei PDF per l'amministrazione interna e le riunioni del consiglio di amministrazione

 
2020-12-11  - Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico

Parlando con una delle scuole abbiamo appreso che, una volta che la didattica a distanza ha preso il sopravvento, ha dovuto adattarsi rapidamente trovando un modo alternativo di gestire e condividere i documenti interni. Questa scuola in particolare aveva occasionalmente utilizzato gli strumenti di Smallpdf per convertire i file JPG in PDF o per unire diversi PDF in un unico documento. Così, quando gli insegnanti e lo staff dell’amministrazione hanno iniziato a lavorare in remoto, il fatto che avessero già familiarità con questi tool per PDF ha giocato a loro vantaggio per la gestione interna dei documenti.

Preparare i documenti per i consigli di amministrazione Quando pensiamo all’ambiente scolastico e ai documenti, i tipi di documenti che vengono in mente più spesso sono quelli legati all’insegnamento o all’apprendimento, che vengono scambiati tra insegnanti e studenti. Quello che in molti si dimenticano, però, è che dietro a ogni classe c’è una rete di intricati atti amministrativi che mantengono la scuola in funzione, in accordo con le richieste e le linee guida a livello federale e statale e nel rispetto di un budget annuale.

Dato che succede molto dietro le quinte, non ci sorprende sapere che lo staff dell’amministrazione scolastica sia stato molto felice di scoprire che i tool per PDF di cui disponeva già potevano fare molto di più rispetto alla semplice organizzazione e modifica dei documenti in PDF.

La preside di questa scuola, dovendo essere presente a non meno di tre consigli di amministrazione relativi alla scuola un mese sì e un mese no, era piuttosto sollevata quando ha scoperto di poter creare pacchetti di risorse dettagliati, integrando diverse informazioni da materiali già esistenti, usando una manciata di semplici tool per PDF. Questo ha reso per lei la creazione e condivisione di contenuti con i membri del consiglio di amministrazione molto più semplice, mantenendo l’amministrazione al di fuori di questi meeting al minimo.

La firma di PDF per studenti e coordinatori

 
2020-12-11  - Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico

Una scuola con cui ci siamo messi in contatto in merito alla gestione dei documenti in un ambiente di apprendimento a distanza è stata lieta di comunicarci che, nonostante quella delle firme in ambiente digitale fosse la più grande difficoltà incontrata con il passaggio al lavoro in remoto, sono stati in grado di superarla ricorrendo a un solo tool per PDF.

Prima della pandemia, la scuola gestiva ancora i documenti in formato cartaceo, richiedendo firme autografe sui documenti fisici, sia per faccende interne che per questioni riguardanti gli studenti. Con il passaggio a un ambiente digitale, lo staff dell’amministrazione scolastica ha dovuto trovare una soluzione per far firmare agli studenti formulari in PDF e per supportare i coordinatori nella firma di documenti elettronici: una sfida che hanno superato usando il tool per firmare PDF di Smallpdf.

Risorse per scuole resilienti

 
2020-12-11  - Come gli strumenti digitali possono trasformare l’amministrazione interna in ambiente scolastico

Una cosa che ci ha colpito particolarmente nel parlare con diverse scuole negli Stati Uniti è che, nonostante tutte le scuole si siano trovate ad affrontare situazioni di estrema incertezza e abbiano dovuto sconvolgere il proprio modello operativo per adattarsi alla didattica a distanza, nessuna scuola, nessun insegnante, preside o segretario si è fatto prendere dallo sconforto o si è arreso.

In tutti i casi, le scuole e i loro rappresentanti hanno agito immediatamente quando si sono resi conto che passare al digitale il più velocemente possibile avrebbe dato loro maggiori probabilità di sopravvivenza e avrebbe arginato eventuali ripercussioni negative.

In ogni ambito in cui si lavora con documenti, i tool per PDF possono essere un trampolino di lancio per passare da un approccio basato su carta a un approccio digitale nel minore tempo possibile. Le scuole, che sono strutturalmente molto più complesse di molte altre organizzazioni, con responsabilità amministrative e organizzative e responsabilità nei confronti di insegnanti, genitori e alunni, hanno dovuto risolvere questioni fondamentali riguardanti la gestione dei documenti in modo intelligente. Sfruttare i giusti strumenti per PDF le ha aiutate a raggiungere i loro obiettivi e le aiuterà ancora di più in un futuro all’insegna dell’istruzione a distanza.

La tua scuola o ente educativo è alla ricerca di strumenti per PDF facili da usare per gestire e ottimizzare il coordinamento e l’amministrazione interni? Registrati sin da ora per una prova gratuita di Smallpdf per Team e scopri oltre 20 tool premium per PDF che supporteranno la tua scuola nel suo percorso di emancipazione dalla carta!

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana

Jennifer Rees
Jen
Scrittrice UX