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Cómo las herramientas digitales pueden transformar la administración interna en un entorno escolar

por Jen

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Italiano y Portugués.

¿Qué herramientas PDF han adoptado las escuelas durante la pandemia para gestionar la administración y las comunicaciones internas?

Gran parte de la administración interna que se llevaba a cabo en los colegios hace tan sólo unos meses se realizaba con papel y lápiz. Analizamos tres situaciones en las que los centros educativos aprovecharon las herramientas PDF para mantener a flote la administración y las comunicaciones internas.

Matriculación de 350 estudiantes durante una pandemia

 
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De cara a un nuevo curso escolar, uno de los directores de secundaria con los que hablamos nos contó las preocupaciones que tenían los administradores del centro sobre la posibilidad de matricular a más de 350 estudiantes para el nuevo curso escolar, totalmente a distancia. Afortunadamente, el centro educativo encontró la herramienta adecuada para la firma electrónica de PDF de firma, y así, llevar a cabo todo el proceso de matriculación sin problemas y convertirse en una herramienta PDF básica en el centro de administración de la escuela. ¿Pero cómo lo hicieron?

Preparación de documentos

 

Al igual que los administradores de las escuelas habrían preparado documentos en papel para la inscripción en el pasado, necesitaban preparar formularios de inscripción digitales para cargar y solicitar firmas electrónicas. Al utilizar la herramienta eSign de Smallpdf para este ejercicio, podían subir un documento de Word y convertirlo en PDF, o simplemente subir un escaneo del documento en papel existente en el caso que no hubiera un archivo digital disponible, y así, crear campos editables para que los padres cumplimentaran el formulario antes de la firma electrónica.

Tras asegurarse de que los campos en los que se solicitaba información, como el nombre, los apellidos, la dirección física y los números de contacto de emergencia, eran editables, los administradores transferían o cargaban el documento en la herramienta de eSign, listos para solicitar la información y las firmas necesarias.

Solicitar firmas y mostrar a los padres dónde firmar

 

Una vez cargado el documento, el profesor o el administrador de la escuela introducen la dirección de correo electrónico de los padres o tutores en el panel "Firmante" de la parte derecha de la página. A partir de aquí, utilizaron la función "arrastrar y soltar" para colocar una nota en el documento, indicando a cada padre dónde debe firmar.

Nota: Los formularios de inscripción escolar deben tener un nivel de privacidad que, en este caso, significaba que el documento no debía enviarse a través de una acción masiva para que todos los padres firmaran. Las escuelas y los profesores deben considerar los requisitos de privacidad de todos los documentos antes de compartirlos abiertamente con más de un destinatario.

Aunque era necesario enviar una solicitud de firma individual a cada familia o padre, la herramienta eSign hizo que este proceso fuera fluido y completamente rastreable.

Compartir el documento para su firma

 

Con el documento preparado, los firmantes añadidos y señalando dónde deben firmar, el documento estaba listo para ser compartido. Todo lo que los administradores tuvieron que hacer a continuación fue pulsar un único botón para liberar el documento para su firma. Los destinatarios recibían entonces un enlace, además de instrucciones, para completar y firmar el documento, lo que hacían rellenando el formulario y, finalmente, creando y colocando sus firmas. Una vez completada la firma, la persona que había emitido la solicitud de firma, así como todos los firmantes implicados, recibían un enlace con una copia del documento completado, directamente en sus buzones de correo electrónico.

Guardar el documento completado

 

A medida que los administradores recibían notificaciones de que los documentos emitidos para su firma habían sido firmados por todos los firmantes, seguían el enlace al documento completado enviado a su correo electrónico, donde podían abrirlo y descargarlo en su dispositivo.

Este centro educativo en concreto utilizaba Dropbox para almacenar todos sus documentos, lo que no supuso ningún problema a la hora de trabajar con la herramienta de eSign, ya que Smallpdf viene con una integración de Dropbox. El software también viene con una integración de Google Drive para las escuelas que utilizan esta plataforma para el almacenamiento de documentos.

Gestión del PDF para la administración interna y las reuniones del consejo de administración

 
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Un centro educativo con el que hablamos descubrió que tenía que adaptarse rápidamente a una forma alternativa de gestionar y compartir los documentos internos a medida que el aprendizaje a distancia se afianzaba. Esta escuela en particular sólo utilizaba las herramientas de Smallpdf ocasionalmente para convertir JPG en PDF o fusionar varios PDF en uno solo. Pero cuando los profesores y el personal administrativo empezaron a trabajar a distancia, la familiaridad de la escuela con estas herramientas PDF se convirtió en una ventaja para la gestión de documentos internos.

Preparación de documentos para las reuniones de la Junta Directiva

 

Cuando pensamos en el entorno escolar y en los documentos, el tipo de documento que más nos viene a la mente suele tener que ver con la enseñanza o el aprendizaje, o que se transmite entre profesor y alumno. Lo que mucha gente olvida, sin embargo, es que detrás del éxito de cada aula hay una vasta e intrincada red administrativa que mantiene a las escuelas operativas, al día con los requisitos y directrices federales y estatales, y funcionando de acuerdo con un presupuesto anual.

Con todo lo que ocurre entre bastidores, no es de extrañar que el personal administrativo de esta escuela estuviera encantado cuando descubrió que las herramientas PDF que ya tenían podían hacer mucho más que organizar y editar documentos PDF.

Al tener que facilitar y asistir a no menos de tres reuniones del consejo de administración relacionadas con la escuela cada dos meses, la directora de este colegio se sintió aliviada cuando descubrió que podía crear paquetes de información detallados y muy integrados a partir del material existente utilizando sólo un puñado de sencillas herramientas PDF. Para ella, esto facilitó la creación y el intercambio de contenidos con los miembros del consejo de administración, y redujo al mínimo los trámites administrativos relacionados con estas reuniones.

E-Signing para estudiantes y coordinadores

 
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Una escuela con la que nos conectamos sobre la gestión de documentos en el entorno remoto se alegró de informar de que, aunque la firma electrónica era su mayor reto para pasar a un entorno totalmente digital, podían hacer este cambio con una única herramienta PDF.

Antes de la pandemia, la escuela gestionaba sus documentos en formato papel, solicitando firmas de tinta, tanto internas como para los estudiantes, en documentos de papel. Pero con el cambio a un entorno más digital, el personal administrativo de la escuela tuvo que encontrar rápidamente una solución para que los estudiantes firmaran formularios en PDF y para ayudar a los coordinadores a firmar documentos electrónicamente, un reto que superaron con la herramienta eSign de Smallpdf.

Recursos para escuelas ingeniosas

 
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Una cosa que nos llamó la atención en Smallpdf cuando nos pusimos en contacto con varias escuelas de Estados Unidos fue que, aunque todas ellas se enfrentaron a niveles extremos de incertidumbre y tuvieron que cambiar esencialmente todo su modelo operativo al navegar por el aula remota, ninguna de estas escuelas, profesores, directores o administradores sucumbió a la desesperación o a la inacción.

En todos los casos, las escuelas y sus representantes entraron en acción tan pronto como se dieron cuenta de que cuanto más rápido se haga cambio a la tecnología digital, tendrían más oportunidad de sobrevivir y se reducía sus posibilidades de experimentar contratiempos innecesarios.

En todos los entornos que trabajan con documentos, las herramientas PDF representan el trampolín para pasar de un enfoque orientado al papel a otro digital en el menor tiempo posible. Las escuelas, que son estructuralmente mucho más complejas que la mayoría de las organizaciones, con responsabilidades administrativas, de padres y alumnos, de padres y profesores, y de la misma organización, han tenido que responder a la cuestión central de la gestión de documentos de forma más inteligente. Aprovechar las herramientas PDF adecuadas es lo que les ha llevado hasta allí, y les hará avanzar aún más en el futuro de la educación a distancia.

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Artículo traducido y adaptado por Yasmina

Jennifer Rees
Jen
UX Writer