Como ferramentas digitais podem transformar a administração interna de instituições de ensino

Grande parte da administração interna das instituições de ensino há apenas alguns meses era feita com caneta e papel. Neste artigo, analisamos três cenários em que as escolas tomaram as rédeas da situação e começaram a usar ferramentas PDF para manter seus processos administrativos internos a todo vapor.

Inscrição de 350 alunos durante uma pandemia

Diante de um novo ano letivo, um dos diretores de escola com quem falamos nos contou as suas preocupações sobre conseguir matricular mais de 350 alunos de forma totalmente remota. Felizmente, a escola encontrou a ferramenta ideal para assinar PDFs, que foi a responsável por facilitar todo o processo de matrícula, tornando-se uma das ferramentas centrais da administração da escola dali em diante. Mas como eles fizeram isso?

Preparação de documentos

Se, anteriormente, a escola preparava formulários em papel para a matrícula, agora ela precisava preparar formulários digitais e solicitar assinaturas eletrônicas dos pais e responsáveis. Usando a ferramenta Assinar PDF do Smallpdf, eles puderam carregar um documento Word e convertê-lo em um PDF ou, simplesmente, se um arquivo digital não estivesse disponível, carregar uma versão escaneada do documento em papel existente e criar campos editáveis para que os pais preenchessem o texto antes de assinar.

Tendo assegurado que os campos solicitando informações pessoais, como nome, sobrenome, endereço e números de contato de emergência, fossem editáveis, a escola então carregou o documento na ferramenta Assinar PDF para, então, solicitar o preenchimento das informações e as assinaturas necessárias.

Solicitar assinaturas e mostrar aos pais e responsáveis onde assinar

Uma vez carregado o documento, a escola digitava o endereço de e-mail dos pais ou responsáveis no painel "Signatários" no lado direito da página e simplesmente arrastava e soltava a caixa no local da assinatura, mostrando a cada um onde assinar.

Nota: Os formulários de matrícula escolar devem ter um nível de privacidade, o que, neste caso, significava que o documento não devia ser enviado através de uma ação em massa para que todos os responsáveis assinassem. As escolas e professores devem considerar os requisitos de privacidade de todos os documentos antes de compartilhá-los abertamente com mais de um destinatário.

Embora tenha sido necessário enviar um pedido de assinatura individual a cada família ou pai, a ferramenta Assinar PDF tornou este processo fácil e completamente rastreável.

Compartilhar o documento para assinatura

Com o documento preparado e os signatários acrescentados, o documento estava pronto para ser compartilhado. Tudo o que os administradores tinham que fazer a seguir era apertar um único botão para liberar o documento para assinatura. Os destinatários receberam então um link com instruções para completar e assinar o documento. Uma vez concluído o processo de assinatura, a pessoa que emitiu o pedido e todos os signatários envolvidos receberam um link para uma cópia do documento preenchido diretamente em suas caixas de entrada de e-mail.

Salvar documento concluído

Quando a escola recebeu notificações de que os documentos emitidos para assinatura haviam sido assinados por todas as partes, eles acessaram o link recebido por e-mail do documento preenchido para abri-lo e baixá-lo para seu dispositivo.

Esta escola em particular utilizou o Dropbox para todo o armazenamento de seus documentos, o que não apresentou problemas ao trabalhar com a ferramenta Assinar PDF, já que o Smallpdf vem com uma integração Dropbox. A plataforma também vem com uma integração Google Drive para as escolas que utilizam esta plataforma para armazenamento de documentos.

Gerenciamento de PDFs para reuniões internas de administração e diretoria

Uma escola com a qual falamos descobriu que eles tinham que se adaptar rapidamente a uma forma alternativa de gerenciar e compartilhar documentos internos à medida que o aprendizado à distância se instalava. Esta escola em particular só utilizava ocasionalmente as ferramentas do Smallpdf para converter JPGs em PDFs ou juntar vários PDFs em um só. Mas quando professores e pessoal administrativo começaram a trabalhar remotamente, a familiaridade da escola com estas ferramentas PDF se tornou uma bênção para a gestão interna de documentos.

Preparação de documentos para reuniões de diretoria

Quando pensamos em um ambiente escolar e documentos, o tipo mais comum de documento a ser lembrado é geralmente relacionado ao ensino ou aprendizagem, entre professor e aluno. O que muitas pessoas esquecem, porém, é que por trás de cada sala de aula bem sucedida existe uma vasta e intrincada rede administrativa que mantém as escolas em operantes, atualizadas com as exigências e diretrizes federais e estaduais, e funcionando de acordo com um orçamento anual.

Com tanta coisa acontecendo nos bastidores, não é de se admirar que o pessoal administrativo desta escola tenha ficado encantado quando descobriu que as ferramentas PDF que já tinham poderiam fazer muito mais do que apenas organizar e editar documentos PDF.

Tendo que facilitar e participar de nada menos que três reuniões de diretoria relacionadas à escola a cada dois meses, a diretora desta escola ficou aliviada quando descobriu que poderia criar pacotes informativos detalhados e altamente integrados a partir do material já existente usando apenas um punhado de ferramentas PDF. Para ela, isto tornou a criação e compartilhamento de conteúdo com os membros da diretoria uma tarefa fácil.

Assinatura eletrônica para estudantes e coordenadores

Uma escola com a qual conversamos sobre gerenciamento de documentos no ambiente digital ficou feliz em informar que, embora a assinatura eletrônica fosse seu maior desafio na mudança para o trabalho remoto, eles poderiam enfrentá-la com uma única ferramenta PDF.

Antes da pandemia, a escola usava documentos de papel, solicitando assinaturas à caneta, tanto aos docentes quanto aos responsáveis. Mas com a mudança para um ambiente mais digital, o pessoal administrativo da escola teve que encontrar rapidamente uma solução para conseguir que os alunos assinassem formulários PDF e apoiar os coordenadores na assinatura eletrônica de documentos, um desafio que eles enfrentaram de frente com a ferramenta Assinar PDF de Smallpdf.

Versatilidade para escolas versáteis

Uma coisa que nos chamou a atenção aqui no Smallpdf ao nos conectarmos com várias escolas nos EUA foi que, embora todas as escolas enfrentassem níveis extremos de incerteza e essencialmente tivessem que mudar todo o seu modelo operacional enquanto navegavam pelo ambiente virtual de aprendizagem, nenhuma dessas escolas, professores, diretores ou administradores sucumbiram ao desespero ou à inação.

Em todos os casos, as escolas e seus representantes entraram em ação assim que perceberam que a mudança para o digital o mais rápido possível lhes dava a melhor chance de sobrevivência e diminuía suas chances de experimentar contratempos desnecessários.

Para todas as instituições que lidam com documentos, as ferramentas PDF representam o trampolim que permite a passagem para o digital o mais rápido possível. As escolas, que são estruturalmente muito mais complexas do que a maioria das organizações, com responsabilidades administrativas, pais-alunos, pais-professores, tiveram que responder à questão central da gestão de documentos de forma mais inteligente. Adotar as ferramentas de PDF corretas é o que as trouxe até aqui e vai levá-las ainda mais longe no futuro da educação remota.

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Traduzido e adaptado para o português por Akemi.