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Como as ferramentas digitais podem transformar a administração interna em um ambiente escolar

por Jen

Você também pode ler este artigo em Alemão, Inglês, Espanhol, Francês, Indonésio e Italiano.

Quais ferramentas de PDF as escolas adotaram durante a pandemia para gerenciar a administração e as comunicações internas?

Há apenas alguns anos, grande parte da administração interna das escolas era feita quase exclusivamente com papel e caneta. Neste artigo, analisamos três cenários em que as escolas tomaram as rédeas da situação e aproveitaram as ferramentas de PDF para manter a administração e as comunicações internas.

Matrícula de 350 alunos em uma pandemia

educaçao remota

Diante de um novo ano letivo, um dos diretores de uma escola de ensino médio com quem conversamos nos contou sobre as preocupações que os administradores da escola tinham sobre a possibilidade de matricular mais de 350 alunos para o novo ano letivo, totalmente à distância. Felizmente, a escola encontrou a ferramenta certa de assinatura eletrônica em PDF, que realizaria com perfeição todo o processo de registro e se tornaria uma ferramenta central de PDF na administração da escola. Mas como eles fizeram isso?

Preparação de documentos

Assim como os administradores da escola preparavam documentos impressos para a matrícula no passado, agora eles enfrentaram o desafio de preparar formulários digitais. Além disso, eles também precisavam fazer o upload desses formulários e solicitar assinaturas eletrônicas dos pais. Como usaram a ferramenta de assinatura eletrônica do Smallpdf para essa tarefa, eles tinham a opção de carregar um documento do Word e convertê-lo em PDF ou simplesmente carregar uma digitalização do documento impresso já existente. Essa última opção era bem útil se não houvesse uma versão digital do formulário e economizava o tempo de criar um do zero. A ferramenta eSign também permitiu que os administradores criassem campos editáveis para que os pais preenchessem o texto antes da assinatura eletrônica.

Depois de garantir que os campos de informações, como nome, sobrenome, endereço e números de contato de emergência fossem editáveis, os administradores transferiam ou carregavam o documento na ferramenta eSign, prontos para solicitar informações e as assinaturas necessárias.

Solicitar assinaturas e mostrar aos pais onde assinar

Depois que o documento foi carregado, o professor ou administrador da escola inseriu o endereço de e-mail dos pais ou responsáveis no painel "Signatário” no lado direito da página. A partir daí, eles usaram o recurso "Arrastar e soltar” para colocar uma nota no formulário mostrando a cada um dos pais onde assinar.

Observação: os formulários de matrícula escolar devem ter um nível de privacidade, o que, nesse caso, significa que o documento não deve ser enviado em massa para todos os pais assinarem. As escolas e os professores devem considerar os requisitos de privacidade de todos os documentos antes de compartilhá-los abertamente com mais de um destinatário.

Embora fosse necessário enviar uma solicitação de assinatura individual para cada família ou pai, a ferramenta eSign tornou esse processo simples e totalmente rastreável. Ela também eliminou a necessidade de postar formulários individualmente, o que teria aumentado o custo e o tempo gasto por registro.

Compartilhe o documento para assinatura

Com o documento preparado, os signatários adicionados e informado onde assinar, o arquivo estava pronto para ser compartilhado. Tudo o que os administradores precisavam fazer em seguida era pressionar um único botão para enviar o documento para assinatura. Uma vez feito isso, os destinatários recebiam um link, além de instruções, para completar e assinar o documento por e-mail. Para isso, bastava clicar no link, preencher o formulário e, por fim, criar e colocar a assinatura no eSign. Após a conclusão da assinatura, a pessoa que emitiu a solicitação e todos os signatários envolvidos receberam um link para uma cópia do documento preenchido, diretamente em suas caixas de entrada de e-mail.

Salvar documento concluído

Sempre que os administradores recebiam uma notificação de que o documento emitido para assinatura havia sido assinado por todos, eles seguiam o link para o documento concluído em seu e-mail. Eles verificavam diretamente no documento assinado para verificar se tudo havia sido feito corretamente e, finalmente, fazer o download do formulário de registro assinado para o dispositivo.

Essa escola em particular usava o Dropbox para armazenar todos os seus documentos. Eles se beneficiaram muito com a integração do Smallpdf com o Dropbox, que lhes permitiu exportar diretamente os documentos assinados para o armazenamento do Dropbox, sem precisar fazer o download para o disco local. Para as escolas que trabalham com o Google Drive, uma integração correspondente também permite a importação e exportação direta desse armazenamento em nuvem.

Gerenciamento de PDFs para administração interna e reuniões de diretoria

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Uma escola com a qual conversamos descobriu que teve de se adaptar rapidamente a uma forma alternativa de gerenciar e compartilhar documentos internos à medida que o ensino remoto se consolidava. Essa escola em particular só usava as ferramentas do Smallpdf ocasionalmente para converter JPGs em PDFs ou juntar vários PDFs em um só. Porém, quando os professores e a equipe administrativa começaram a trabalhar remotamente, a familiaridade da escola com essas ferramentas de PDF tornou-se uma vantagem para o gerenciamento de documentos internos.

Preparação de documentos para reuniões de diretoria

Quando pensamos em um ambiente escolar e em documentos, o tipo mais comum de documento que nos vem à mente é aquele que tem a ver com ensino ou aprendizado, ou que é passado entre professor e aluno. No entanto, o que muitas pessoas esquecem é que, por trás de cada sala de aula bem-sucedida, há uma vasta e intrincada rede administrativa que mantém as escolas em funcionamento, atualizadas com as exigências e diretrizes federais e estaduais e funcionando de acordo com um orçamento anual.

Com tanta coisa acontecendo nos bastidores, não é de se admirar que a equipe administrativa dessa escola tenha ficado encantada quando descobriu que as ferramentas de PDF que já possuíam podiam fazer muito mais do que apenas organizar e editar documentos PDF.

Tendo que facilitar e participar de nada menos que três reuniões da diretoria a cada dois meses, a diretora dessa escola ficou aliviada quando descobriu que poderia criar pacotes de informações detalhadas e altamente integradas a partir do material existente usando apenas algumas ferramentas simples de PDF. Para ela, isso tornou a criação e o compartilhamento de conteúdo com os membros do conselho uma tarefa rápida, fácil e reduziu ao mínimo o tempo gasto com questões administrativas relacionadas a essas reuniões do conselho.

Assinatura eletrônica para alunos e coordenadores

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Uma escola com a qual conversamos sobre gerenciamento de documentos em ambiente remoto disse que a assinatura eletrônica era seu maior desafio na mudança para um ambiente totalmente digital. Eles ficaram muito satisfeitos porque, em sua busca para encontrar a ferramenta certa, descobriram que poderiam levar não apenas o processo de assinatura para o espaço digital, mas também mover todo o gerenciamento de documentos com uma única ferramenta de PDF.

Antes da pandemia a escola gerenciava seus documentos no papel, solicitando assinaturas em caneta em documentos impressos, tanto internas quanto dos alunos. Como tudo mudou para um ambiente mais digital, a equipe administrativa da escola teve que encontrar rapidamente uma solução para fazer com que os alunos e pais assinassem formulários em PDF. Ao mesmo tempo, precisavam apoiar os coordenadores na assinatura eletrônica de documentos, um desafio que enfrentaram de frente com a ferramenta eSign do Smallpdf.

Recursos para uma escola criativa

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Uma coisa que nos impressionou no Smallpdf ao nos conectarmos com várias escolas nos Estados Unidos foi que, embora todas as escolas tenham enfrentado níveis extremos de incerteza e, essencialmente, tenham tido que mudar todo o seu modelo operacional ao navegar pela sala de aula remota, nenhuma dessas escolas, professores, diretores ou administradores sucumbiu ao desespero ou à inação.

Em todos os casos as escolas e seus representantes entraram em ação assim que perceberam que a mudança para o digital o mais rápido possível lhes dava a melhor chance de sobrevivência e reduzia as chances de sofrerem contratempos desnecessários.

Em todos os ambientes que precisam lidar com documentos as ferramentas de PDF representam o trampolim para a transição de uma abordagem orientada ao papel para o digital no menor tempo possível. As escolas que são estruturalmente muito mais complexas do que a maioria das organizações com responsabilidades administrativas, entre pais e alunos, entre pais e professores e organizacionais, tiveram que responder à questão central do gerenciamento de documentos de maneira mais inteligente. O aproveitamento das ferramentas de PDF de forma correta foi o que as levou até lá - e as levarão ainda mais longe no futuro da educação remota.

Mesmo que a pandemia e seus efeitos imediatos nas escolas tenham passado, vimos que as soluções vieram para ficar. Para muitos administradores de escolas, voltar a um ambiente totalmente em papel não é nem mesmo uma questão de discussão, pois a transição para o digital os ajudou a encontrar soluções mais eficientes e econômicas para a instituição.

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Traduzido e adaptado para o português por Ariane.

Jennifer Rees
Jen
UX Writer