Un ufficio senza carta può decisamente contribuire a promuovere e garantire la protezione e la sicurezza dei documenti: scopriamo come!
Un ufficio senza carta può decisamente contribuire a promuovere e garantire la protezione e la sicurezza dei documenti: scopriamo come!
I rischi legati ai documenti cartacei
I documenti cartacei sono vulnerabili nei confronti di innumerevoli minacce; possono essere archiviati male o nel posto sbagliato, cestinati per errore, rubati o distrutti da incendi, alluvioni o altri disastri naturali. C’è anche il rischio che vengano conservati in maniera inappropriata, venendo danneggiati dalla temperatura o dal livello di umidità, insieme alle informazioni che contengono.
I documenti fisici possono anche finire nelle mani sbagliate con maggiore probabilità. Il motivo all'origine può essere un semplice e innocente errore di valutazione, come nel caso di un dipendente che per sbaglio lascia documenti in vista, rivelando informazioni potenzialmente sensibili relative all’azienda a chiunque si avvicini alla sua scrivania. In altri casi, invece, la condivisione dei documenti può essere intenzionale.
I vantaggi di un ufficio senza carta
Implementare un sistema paperless elimina la maggior parte dei rischi (se non tutti) associati ai documenti cartacei.
I documenti digitali possono essere archiviati su server criptati e in diversi luoghi; il che rende praticamente impossibile perderli, distruggerli o alterarli, anche solo per sbaglio. Grazie ai tool di protezione tramite password, le aziende possono anche controllare molto meglio quali dipendenti hanno pieno accesso ai documenti digitali, quali hanno un accesso ristretto o non possono accedervi.
I vantaggi della trasformazione digitale sono chiari e possono decisamente contribuire ad aumentare la sostenibilità delle aziende, non solo attraverso la riduzione delle perdite, ma anche offrendo un livello di protezione dei documenti decisamente più alto e prevenendo la perdita o la fuga di informazioni.
Naturalmente, eliminare la carta non elimina automaticamente tutti i rischi. Le buone pratiche in materia di sicurezza, come password solide e strumenti per la gestione dei file affidabili, sono necessarie per assicurarsi che le informazioni sensibili siano adeguatamente protette. Per saperne di più, leggi il nostro articolo Software PDF per le aziende: quali caratteristiche cercare quando si tratta di sicurezza?
Vuoi iniziare a proteggere i tuoi documenti digitali con una password? Dai un’occhiata al tool di Smallpdf per proteggere PDF.
Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana
