Un bureau zéro papier peut contribuer à promouvoir et à garantir la sûreté et la sécurité des documents. Tu es prêt à découvrir comment ?
Un bureau zéro papier peut contribuer à promouvoir et à garantir la sûreté et la sécurité des documents. Tu es prêt à découvrir comment ?
Risques liés aux documents papier
Les documents papier sont exposés à de nombreuses menaces : ils peuvent être perdus ou mal archivés, jetés par accident, volés ou détruits par un incendie, une inondation ou d'autres catastrophes naturelles. Ils risquent également d'être mal stockés, la température et l'humidité pouvant endommager le papier et les informations importantes qu'ils contiennent.
Les documents physiques sont également plus susceptibles de tomber entre de mauvaises mains. Cela peut être dû à une erreur innocente, comme lorsqu'un employé laisse accidentellement des dossiers sur son bureau, révélant ainsi des informations potentiellement sensibles sur l'entreprise à quiconque passe devant son bureau, ou à un partage intentionnel de documents.
Avantages d'un bureau zéro papier
La mise en œuvre d'un système zéro papier élimine la plupart, voire la totalité, de ces risques associés aux documents papier.
Les documents numériques peuvent être stockés sur des serveurs chiffrés et dans plusieurs endroits, ce qui rend pratiquement impossible leur perte, leur destruction ou leur altération, même par accident. Les entreprises peuvent également exercer un contrôle beaucoup plus strict sur les employés qui ont un accès complet, restreint ou nul à un document numérique, grâce à des outils de protection par mot de passe.
Il s'agit là d'avantages évidents de la transformation numérique, qui contribuent largement à la pérennité de l'entreprise, non seulement en limitant les pertes, mais aussi en offrant un niveau bien plus élevé de sécurité des documents et en empêchant la perte ou la fuite d'informations.
Bien sûr, le passage au zéro papier n'élimine pas automatiquement les risques. Des mesures de sécurité, comme des mots de passe forts et des outils de gestion de fichiers fiables, sont nécessaires pour garantir la sécurité des informations confidentielles. Pour en savoir plus à ce sujet, consulte notre article sur les fonctions de sécurité à rechercher lorsque tu investis dans un logiciel PDF.
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Article traduit et adapté en français par Éloïse
