So kannst du XLSX online in PDF umwandeln

Sobald du weißt, welche Option passt, kannst du die folgenden Schritt-für-Schritt-Anweisungen befolgen.

Du hast drei Hauptmöglichkeiten, XLSX online in PDF umzuwandeln: Smallpdf, Excel und Google Sheets. Starte mit Smallpdf, wenn du den schnellsten Weg und die besten Ergebnisse bei der Formatierung willst.

1. XLSX mit Smallpdf in PDF umwandeln (empfohlen)

Der Excel-zu-PDF-Konverter von Smallpdf funktioniert in deinem Browser, sodass du nichts installieren musst. Er verarbeitet sowohl .xlsx- als auch .xls-Dateien und behält Tabellen, Diagramme und Layout bei.

So geht’s:

1. Öffne den Excel-zu-PDF-Konverter auf Smallpdf.

2. Klick auf „Dateien auswählen“ oder zieh deine .xlsx- oder .xls-Datei per Drag & Drop in das Feld.

3. Warte einen Moment, während der Konverter deine Tabelle verarbeitet.

4. Lade dein PDF herunter oder speichere es direkt in Google Drive, Dropbox oder OneDrive.

Nach der Konvertierung kannst du außerdem:

• Klick auf „Komprimieren“, um die Dateigröße zu reduzieren.

• Klick auf „Zusammenführen“, um deine PDF-Datei mit anderen zu kombinieren.

• Klick auf „Schützen“, um ein Passwort hinzuzufügen bevor du die Datei teilst.

Warum diese Methode verwenden:

• Sie ist schnell und funktioniert auf jedem Gerät mit einem Browser.

• Sie kann große Dateien verarbeiten, bis zu mehreren Gigabyte.

• Das Aussehen deiner Tabelle bleibt erhalten, einschließlich Schriftarten, Farben und Rasterlinien.

Wenn du nur gelegentlich konvertierst, kannst du die kostenlose Version von Smallpdf für eine Aufgabe pro Tag nutzen. Für häufige Nutzung oder Stapelkonvertierung kannst du eine 7-tägige Smallpdf Pro-Testversion starten.

2. XLSX in Microsoft Excel in PDF konvertieren

Wenn du bereits ein Microsoft 365-Abonnement hast, kannst du in Excel Online oder in der Desktop-Version direkt als PDF exportieren.

Befolge diese Schritte:

1. Lade deine Excel-Datei in OneDrive hoch, wenn du Excel Online verwenden möchtest.

2. Öffne die .xlsx-Datei in Excel, entweder in deinem Browser oder auf deinem Desktop.

3. Klick auf „Datei“ > „Speichern unter“ oder „Exportieren“ > wähle „PDF“.

4. Passe bei Bedarf die Druckeinstellungen an und klick dann auf „Speichern“.

Beachte dabei folgende Punkte:

• Du musst dich mit einem Microsoft-Konto anmelden, das über ein aktives Abonnement verfügt.

• Du erhältst nur einen einfachen Export ohne integrierte PDF-Bearbeitung oder -Komprimierung.

• Standardmäßig exportiert Excel oft nur das aktive Arbeitsblatt. Prüfe deshalb deinen Druckbereich und die Arbeitsmappeneinstellungen.

Diese Methode ist praktisch, wenn du den ganzen Tag in Excel arbeitest, bietet aber weniger Flexibilität als Smallpdf.

3. XLSX mit Google Sheets in PDF konvertieren

Google Sheets ist eine gute kostenlose Alternative, wenn du deine Tabellen in Google Drive speicherst oder mit anderen zusammenarbeitest.

So klappt die Konvertierung:

1. Lade deine .xlsx-Datei in Google Drive hoch.

2. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle „Öffnen mit“ > „Google Tabellen“.

3. Klick auf „Datei“ > „Drucken“ oder auf das Druckersymbol.

4. Wähle unter „Ziel“ die Option „Als PDF speichern“.

5. Passe Layoutoptionen wie Ränder, Skalierung und Ausrichtung an.

6. Klick auf „Speichern“ und wähle aus, wo du deine PDF-Datei herunterladen möchtest.

Darauf solltest du achten:

• Du musst in einem Google-Konto angemeldet sein.

• Komplexe Formatierungen, Diagramme oder Makros können sich beim Import in Sheets leicht ändern.

• Es gibt keine integrierte Möglichkeit, die PDF-Datei nach dem Export zu bearbeiten.

Nutze diese Methode, wenn du bereits in Google Workspace arbeitest und deine Tabellen nicht allzu komplex sind.

Manchmal sieht ein konvertiertes PDF nicht so aus, wie du es erwartest. Vielleicht siehst du abgeschnittene Spalten, seltsame Seitenumbrüche oder winzigen Text. Mit ein paar kleinen Anpassungen lassen sich die meisten dieser Probleme beheben.

1. Seitenumbrüche und abgeschnittene Spalten korrigieren

Vor der Konvertierung:

• Klick in Excel auf „Ansicht“ > „Seitenumbruchvorschau“, um zu sehen, wie die Seiten aufgeteilt sind.

• Zieh die Seitenumbruchlinien, damit deine Tabellen nicht in der Mitte abgeschnitten werden.

• Wechsle zwischen „Hochformat“ und „Querformat“, je nachdem, wie viele Spalten du hast.

Bei der Verwendung von Smallpdf:

• Stelle sicher, dass deine Tabelle korrekt eingerichtet ist, bevor du sie hochlädst.

• Passe bei Bedarf zuerst den Druckbereich in Excel an und lade die Datei dann erneut bei Smallpdf hoch.

2. Tabellen, Diagramme und Druckbereich sauber halten

Damit sich das PDF auf die richtigen Daten konzentriert:

• Markiere in Excel den gewünschten Bereich und gehe zu „Seitenlayout“ > „Druckbereich“ > „Druckbereich festlegen“.

• Entferne zusätzliche leere Zeilen oder Spalten, die du nicht im PDF haben möchtest.

• Verwende in den Skalierungsoptionen „Blatt auf eine Seite anpassen“ oder „Alle Spalten auf eine Seite anpassen“, wenn das Blatt breit ist.

Mit einer kurzen Vorschau in Excels „Druckvorschau“ oder in der „Druckansicht“ von Google Sheets erkennst du Probleme, bevor du konvertierst.

Bei der Konvertierung von Excel in PDF geht es um Kontrolle und Konsistenz. PDFs sind nützlich, wenn du Folgendes willst:

• Ein festes Layout, das auf jedem Gerät gleich bleibt

• Ein Format, das sich auf fast jedem System auch ohne Excel öffnen lässt

• Schreibgeschützte Inhalte, die sich nicht so leicht versehentlich bearbeiten lassen

• Professionelle Dokumente zum Drucken, Archivieren oder Teilen

• Schutz von Formeln und interner Struktur, während die Endwerte weiterhin sichtbar bleiben

Mit einem PDF stellst du sicher, dass dein Bericht oder Dashboard für alle gleich aussieht, die ihn öffnen.

Viele Tabellenkalkulationen enthalten sensible Informationen wie Budgets, Gehaltsabrechnungen oder Kundendaten. Es ist ganz normal, sich Gedanken über die Sicherheit zu machen, wenn du Dateien online hochlädst.

Smallpdf schützt deine Dateien mit:

• Mit TLS-Verschlüsselung geschützt verschlüsselt Daten während der Übertragung zwischen deinem Browser und unseren Servern.

• Automatisches Löschen von Dateien Dateien werden nach 1 Stunde automatisch gelöscht

• ISO/IEC 27001 ISO/IEC 27001-zertifiziert, ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagement.

• DSGVO-konform, was hilft, deine Datenschutzrechte nach europäischen Datenschutzgesetzen zu schützen.

Wenn du nach der Konvertierung zusätzlichen Schutz brauchst, kannst du PDF schützen verwenden, um deinem neuen PDF ein Passwort hinzuzufügen, bevor du es teilst.

Wenn du mit vielen Berichten oder wiederkehrenden Tabellenkalkulationen arbeitest, kann dir die Stapelkonvertierung viel Zeit sparen. Das bedeutet, mehrere Dateien in einem einzigen Vorgang zu verarbeiten, statt jede einzeln manuell zu konvertieren.

Mit einem Smallpdf Pro-Konto kannst du:

• Einen Ordner mit XLSX- oder XLS-Dateien hochladen und alle Dateien in einem Schritt in PDF konvertieren.

• Die Stapelkonvertierung mit Komprimierung oder Passwortschutz kombinieren.

• Mehr Dateien pro Tag verarbeiten, ohne an die Grenzen des kostenlosen Tarifs zu stoßen.

Du kannst eine kostenlose 7-Tage-Testversion starten, um die Stapelkonvertierung zu testen und zu sehen, wie sie in deinen Workflow passt.