Una oficina libre de papel no sólo facilita el trabajo hibrido, sino que garantiza que las personas que teletrabajan puedan colaborar eficazmente.
Oficina flexible libre de papel
Como hemos aprendido en años recientes, las empresas y los empleados necesitan ser versátiles, ¡ya que nunca sabemos qué puede ocurrir! Trabajar de forma remota es un beneficio clave para muchos empleados de alto nivel, así que, si tu entorno de trabajo aún no lo permite, puede que te estés perdiendo a los mejores talentos a la hora de contratar.
Eliminar el papel en la gestión de documentos permite que los empleados que pasan de la oficina al trabajo remoto, ya sea de forma planificada o de imprevisto, puedan seguir accediendo fácilmente a los documentos que necesitan para trabajar.
También permite una mayor libertad a través del trabajo híbrido, de modo que las personas pueden beneficiarse de diversas situaciones o lugares de trabajo a lo largo de la semana sin tener que preocuparse de los documentos físicos.
Claro que, no hay que olvidarnos de las ramificaciones financieras que una oficina sin papel pone sobre la mesa. Sin entrar en tanto detalle, podemos afirmar con toda seguridad que ahorrarás un montón en hardware (como impresoras), papel, tinta, carpetas, etcétera, etcétera. Al mismo tiempo, el costo de mantener e implementar una oficina libre de papel es comparativamente bajo, con un impresionante ROI (Retorno de la Inversión).
¿Existen otros beneficios?
¡Claro que sí! Con más personas trabajando desde casa, el trabajo libre de papel tiene muchas ventajas adicionales.
Adoptar entornos de oficina sin papel no solo significa tener entornos de trabajo más ordenados en la oficina, sino también en casa, lo cual es particularmente favorable, ya que los espacios personales de muchas personas se convierten en lugares de trabajo, incluso cuando están fuera de casa. El papel tiene el talento de desaparecer con facilidad y existe un gran riesgo de destrucción. Manchas de café, rasgaduras, roturas o simples errores vuelven inservible el documento y obligan a imprimirlo de nuevo.
Las soluciones libres de papel también ofrecen solicitudes de firma más fluidas que ahorran tiempo, recursos y costos. En lugar de imprimir y enviar un acuerdo y luego esperar a que el firmante lo devuelva, puedes simplemente enviar una solicitud de firma electrónica a través de nuestra herramienta en línea eSign. De esta forma, un proceso que normalmente tardaría días podría ser completado en minutos, desde donde sea que estés trabajando. De hecho, las estadísticas muestran que una solicitud regular de firma por correo postal tarda un promedio de 5 días en ser completada, ¡mientras que las firmas electrónicas pueden reducir ese tiempo a solo 36 minutos! Además, puedes ver si el destinatario ha accedido al documento o no, lo que facilita saber si debes o no (y cuando) darles seguimiento.
¿Qué significa todo esto?
Al permitir procesos de trabajo puramente digitales y eliminar las barreras físicas que presenta el papel en lugares de trabajo fluidos, la transformación digital mejora el potencial de sostenibilidad de una empresa, permitiéndole operar completamente en línea.
Esto no solo representa menos desechos y más ahorro en costos, también es la clave para un personal de trabajo que no necesita viajar tanto ni consumir recursos innecesarios de la empresa. Asegúrate de leer nuestro artículo, Las ventajas económicas de prescindir del papel, para más información sobre esta ventaja en particular de una empresa libre de papel.
Por supuesto, no es cuestión de solo decir “Abracadabra” para tener una empresa libre de papel. Necesitas las soluciones digitales adecuadas. Échale un vistazo a nuestra paquetería con más de 20 herramientas que te ayudarán con tus necesidades de documentos, ¡incluso con las firmas digitales!
Artículo adaptado y traducido por Mario.
