Ambientes de trabalho remotos e sem papel

Escritório flexível sem papéis

 

Como vimos nos últimos anos, as empresas e os funcionários precisam ser adaptáveis, pois nunca sabemos o que vai acontecer! Trabalhar remotamente é um benefício importante para muitos funcionários de alto nível, portanto, se o seu ambiente de trabalho ainda não puder vivenciar isso, você pode estar perdendo os melhores talentos no processo de recrutamento.

Tirar o papel da gestão de documentos significa que os funcionários que estão fazendo a transição do escritório para o trabalho remoto, seja ela planejada ou não, podem continuar acessando facilmente os documentos de que precisam para trabalhar.

Há também mais liberdade por meio do trabalho híbrido, pois as pessoas podem se beneficiar de diversas formas durante a semana sem precisar se preocupar com documentos físicos em papel.

E é claro, não devemos nos esquecer dos benefícios financeiros que um escritório sem papel traz. Sem entrar em muitos detalhes, podemos dizer com segurança que você economizará muito em hardware (como impressoras), papel, tinta e assim por diante. Ao mesmo tempo, o custo de implementação e manutenção de um escritório sem papel é comparativamente baixo, com um ROI impressionante.

Existem outros benefícios?

 

Com certeza! Com mais pessoas trabalhando em casa o trabalho sem papel tem muitas vantagens.

Adotar ambientes de escritório sem papéis significa não apenas espaços de trabalho mais organizados no escritório, mas também em casa - o que é particularmente benéfico, já que as áreas de convivência pessoal de muitas pessoas também são espaços de trabalho e até mesmo em viagens. O papel pode se perder e há um grande risco de ser destruído. Pense em manchas de café, rasgos ou erros simples, fazendo com o que o documento fique inútil e exigindo que ele seja impresso novamente.

Os documentos sem papel também permitem assinaturas mais simples que economizam tempo, recursos e custos. Em vez de imprimir e publicar um contrato e depois esperar que o signatário o devolva, basta enviar uma solicitação por meio de uma ferramenta de assinatura eletrônica online. Dessa forma, um processo que normalmente levaria dias pode ser concluído em minutos, independentemente de onde você estiver trabalhando. Na verdade, as estatísticas mostram que uma solicitação de assinatura normal via correio tradicional leva em média 5 dias para ser concluída, enquanto as assinaturas eletrônicas reduzem esse tempo para apenas 36 minutos! Além disso, você pode ver se o destinatário acessou o documento ou não, o que facilita saber se deve ou não (e quando) entrar em contato com ele.

O que isso significa?

 

Ao possibilitar fluxos de trabalho puramente digitais e remover as barreiras físicas do papel em ambientes de trabalho fluidos a transformação digital aumenta a sustentabilidade potencial de uma empresa, permitindo que ela opere de forma totalmente online.

Isso não significa apenas menos desperdício e mais economia de custos, mas também é a chave para uma equipe que não precisa viajar tanto ou consumir recursos desnecessários da empresa. Não deixe de conferir nosso artigo, Os benefícios econômicos de deixar de usar o papel, para saber mais sobre essa vantagem de um escritório sem papel.

É claro que não basta dizer "Pirilim pim pim" e você terá um escritório sem papel. Você precisa das soluções digitais certas. Confira nosso conjunto com mais de 20 ferramentas para te ajudar com todas as suas dúvidas de documentos até mesmo assinaturas eletrônicas!

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.