Les meilleures alternatives à DocuSign : Smallpdf et 5 autres options

DocuSign est très connu, mais il ne convient pas toujours à tous les budgets, volumes ou flux de signature. Si vous avez simplement besoin d’une solution de signature de PDF rapide et fiable — ou si vous souhaitez moins de restrictions et des coûts réduits —, il vaut la peine d’envisager des alternatives.

Dans ce guide, nous comparons Smallpdf à cinq alternatives populaires à DocuSign : Acrobat Sign, PandaDoc, Dropbox Sign, signNow et Zoho Sign. Vous découvrirez en quoi elles diffèrent en termes de tarifs, de limites et de cas d’utilisation concrets, afin que vous puissiez choisir l’option qui correspond réellement à votre façon de signer des documents aujourd’hui.

Commençons par la version courte. Smallpdf figure en tête de liste car c’est l’une des meilleures alternatives gratuites lorsque votre travail porte principalement sur des PDF.

Si vous connaissez déjà votre catégorie, passez directement à la section correspondante ci-dessous. Sinon, la liste de contrôle suivante vous aidera à faire votre choix plus rapidement.

La plupart des regrets liés à un changement viennent des limites et d’un flux de travail mal adapté. Vérifiez ces points avant de vous engager.

• Combien de demandes de signature envoyez-vous par mois ? DocuSign et Zoho Sign associent tous deux de nombreuses formules à des limites d’enveloppes.

• Avez-vous seulement besoin de signer vous-même, ou de recueillir les signatures d’autres personnes ? Il s'agit de workflows différents, avec des tarifs différents.

• Modifiez-vous des PDF tous les jours, ou vous contentez-vous de les signer ? Si vous modifiez, convertissez, compressez ou aplatissez souvent des fichiers, une plateforme PDF tout-en-un peut remplacer des abonnements supplémentaires.

• Avez-vous besoin de pistes d'audit ou d'un certificat d'achèvement ? De nombreuses équipes n’en ont besoin que pour certains documents, pas pour tout.

Pour que cela reste utile, nous nous concentrons sur les facteurs de décision qui comptent le plus pour la plupart des gens :

• Coût de départ (et ce que vous perdez avec la formule la plus basse)

• Limites d'envoi (enveloppes, transactions ou plafonds mensuels)

• Gestion des PDF (modification, conversion, compression et préparation des fichiers)

• Facteurs de confiance (bases de sécurité et indicateurs de conformité)

DocuSign est fiable, largement accepté et conçu autour des demandes de signature, des modèles et du suivi.

Le hic, c'est que de nombreuses formules DocuSign sont soumises à des limites d'enveloppes, ce qui peut sembler contraignant si vous envoyez souvent des documents.

Par exemple, la formule Personal de DocuSign indique cinq enveloppes par mois, et les autres niveaux font référence à des quotas d’enveloppes annuels ou mensuels selon le mode de facturation.

DocuSign est souvent un choix judicieux si :

• Votre équipe utilise déjà les modèles et le routage DocuSign.

• Vous avez besoin d’une expérience de signature bien connue pour des clients externes.

• Vous pouvez prévoir votre volume d'envoi et rester dans les limites de votre forfait.

Nous avons rédigé un guide complet sur comment utiliser DocuSign, que vous pouvez consulter pour en savoir plus.

Si vous payez surtout pour envoyer des demandes de signature et que vous effectuez aussi beaucoup de préparation de PDF, c’est là que les alternatives peuvent prendre l’avantage.

Si votre travail quotidien commence et se termine avec des PDF, Smallpdf est généralement le moyen le plus rapide de signer un PDF et de passer à la suite.

Ce que vous obtenez avec Smallpdf

Smallpdf est une plateforme PDF accessible via un navigateur qui vous permet de signer des PDF et d’effectuer les tâches liées aux PDF qui reviennent généralement avant la signature : compresser la taille d’un fichier, convertir des formats, aplatir des éléments, ou lever les restrictions d'impression.

Vous pouvez signer un PDF en quelques secondes, et vos transferts de fichiers sont protégés par un chiffrement TLS. Par défaut, les fichiers sont supprimés automatiquement de nos serveurs après une heure de traitement, sauf si vous choisissez de les stocker dans votre compte sécurisé.

Signer vous-même ou demander des signatures avec Smallpdf

C’est là que les choses se compliquent souvent, et il est important de bien comprendre la différence.

L’autosignature consiste à ajouter votre propre signature ou vos initiales à un PDF.

Demander des signatures signifie inviter d’autres personnes à signer, suivre l’avancement et récupérer les copies finalisées. 

Smallpdf se connecte à Sign.com pour ce type de workflow basé sur des demandes, avec notamment des limites selon la formule. Par exemple, Sign.com propose une formule gratuite qui autorise quelques documents par mois, avec une utilisation plus élevée sur les formules payantes.

Si vous signez principalement vos propres PDF, Smallpdf vous simplifie la vie. Si vous envoyez beaucoup de demandes, comparez les formules de Sign.com aux limites d’enveloppes de DocuSign avant de faire votre choix.

Avantages de l'utilisation de Smallpdf

Smallpdf constitue une excellente alternative à DocuSign lorsque :

• Vous devez signer rapidement un PDF et passer à autre chose.

• Vous devez également préparer les PDF au même endroit (par exemple, les compresser, les convertir, les aplatir ou les déverrouiller).

• Vous souhaitez un flux de travail web épuré qui fonctionne sur Mac, Windows et les navigateurs mobiles.

Consultez notre Centre de confiance pour découvrir d’autres raisons pour lesquelles des millions de personnes choisissent Smallpdf.

Si votre entreprise travaille déjà dans Acrobat, Acrobat Sign peut donner l’impression d’être la seule option.

Les pages de tarification Adobe pour les entreprises présentent Acrobat comme une offre groupée combinant PDF et signature électronique, avec des formules professionnelles comme Acrobat Standard for teams à 14,99 $ par licence/mois (abonnement annuel, facturé mensuellement).

Avantages de l’utilisation d’Acrobat Sign

Acrobat Sign est souvent choisi par les équipes qui :

• Paient déjà pour Acrobat et veulent signer au sein du même écosystème

• Ont besoin de contrôles plus poussés centrés sur les PDF, en phase avec les workflows Adobe existants

• Ont des exigences de conformité déjà alignées sur les processus Adobe

Points à surveiller

Pour de nombreuses entreprises, le principal inconvénient n’est pas la qualité de la signature. C’est que les structures des forfaits peuvent inclure des plafonds de transactions en fonction de ce que vous achetez et de la manière dont c’est facturé.

Si votre volume de signatures est imprévisible, comparez ces plafonds à ceux des enveloppes DocuSign et à des formules plus simples par utilisateur comme signNow.

PandaDoc est choisi pour les activités que vous effectuez autour de la signature. Pensez aux propositions, aux devis et aux documents liés aux équipes commerciales.

Les tarifs PandaDoc indiquent une formule Launch à partir d’environ 9 $/mois (abonnement annuel), ainsi que des niveaux supérieurs comme Starter et Business à mesure que vous ajoutez des fonctionnalités.

Avantages de l’utilisation de PandaDoc

PandaDoc peut constituer une alternative solide à DocuSign si :

• Vous envoyez des propositions et souhaitez un flux de signature plus fluide.

• La signature s'inscrit chez vous dans un processus documentaire plus large.

• Vous souhaitez une plateforme davantage orientée vente que PDF.

Points à surveiller

Les attentes autour de la formule gratuite varient beaucoup avec PandaDoc, et les fonctionnalités eSign peuvent différer selon les formules. Les documents de PandaDoc décrivent la disponibilité de la signature électronique gratuite selon les conditions de chaque formule. Vérifiez donc les détails de la formule précise avant de vous engager.

Dropbox Sign est une option naturelle si vos documents se trouvent déjà dans Dropbox et que vous souhaitez une signature proche du stockage.

La page des tarifs de Dropbox Sign indique des formules comme Essentials à 17 $ par utilisateur et par mois et Standard à 30 $ par utilisateur et par mois, avec des références à la facturation annuelle selon le niveau choisi.

Avantages de l'utilisation de Dropbox

Dropbox Sign est souvent le bon choix si :

• Votre équipe travaille déjà tous les jours depuis des dossiers Dropbox.

• Vous souhaitez une expérience simple pour envoyer des demandes et en suivre le statut.

• Vous ne voulez pas d’une grande plateforme documentaire, seulement la signature et l’essentiel.

Points à surveiller

Si vous préparez souvent des PDF (modification, fusion, compression, verrouillage, etc.), vous pourriez quand même finir par payer séparément des outils de modification ou de conversion PDF ailleurs. C’est là que Smallpdf peut être une meilleure approche avec un seul abonnement.

signNow est généralement choisi pour son bon rapport entre prix et volume. Il est conçu pour envoyer et recueillir des signatures à grande échelle.

La FAQ sur les tarifs de signNow indique des formules facturées annuellement comme Business à 8 $/utilisateur/mois, Business Premium à 15 $/utilisateur/mois et Enterprise à 30 $/utilisateur/mois.

Avantages de l’utilisation de signNow

signNow peut constituer une alternative sérieuse à DocuSign si :

• Vous envoyez fréquemment des demandes de signature et souhaitez une tarification prévisible par utilisateur.

• Vous recherchez une plateforme avec des fonctionnalités claires d'envoi et de suivi.

• Vous avez besoin d’un workflow assez poussé sans la structure tarifaire de DocuSign.

Points à surveiller

Réfléchissez à la place qu’occupe le nettoyage régulier des PDF dans votre processus avant l’envoi. De nombreuses équipes finissent de toute façon par associer signNow à une plateforme PDF.

Zoho Sign est particulièrement intéressant si vous utilisez déjà les applications Zoho et souhaitez que la couche de signature s’intègre naturellement.

La page des tarifs de Zoho Sign indique clairement une formule gratuite comprenant cinq documents par mois, ainsi que des formules payantes avec davantage d’enveloppes et de fonctionnalités.

Avantages de l’utilisation de Zoho Sign

Zoho Sign est souvent idéal si :

• Vous utilisez déjà les produits Zoho et souhaitez une configuration d'administration cohérente.

• Vous avez des besoins modérés en matière de signature et pouvez rester dans les limites documentaires.

• Vous cherchez une alternative simple, dont le prix n’est pas calqué sur celui de plateformes pensées d’abord pour les grandes entreprises.

Points à surveiller

Le principal point à surveiller est le même que pour DocuSign : des limites de formule liées au volume de documents. Si vos envois augmentent brusquement, vous le sentirez.

Les prix changent, les régions diffèrent et les réductions vont et viennent. Ce tableau vous offre néanmoins une référence rapide à partir des informations publiées sur les formules.

Dans la plupart des cas, les signatures électroniques sont juridiquement valables lorsque vous pouvez démontrer l’intention et l’accord, et lorsque le processus de signature conserve une trace raisonnable de qui a signé et à quel moment.

Une signature numérique est plus spécifique. Elle inclut des protections cryptographiques et une validation d’identité, et elle est souvent utilisée dans des contextes réglementés.

Si vous signez des PDF professionnels standard, la plupart des fournisseurs courants peuvent prendre en charge une signature juridiquement valable. La vraie question est le niveau de preuve d’identité et de piste d’audit dont vous avez réellement besoin.

Si vous hésitez entre plusieurs options, voici les cas de figure les plus courants :

Si vous signez principalement des PDF et que vous les modifiez aussi

Choisissez Smallpdf, car c’est l’une des meilleures alternatives gratuites. Vous pouvez signer et gérer les tâches PDF courantes dans le même workflow, par exemple compresser un fichier pour l’envoyer par e-mail, convertir un document Word en PDF avant de le signer ou aplatir un formulaire pour qu’il s’imprime correctement.

Si vous envoyez beaucoup de demandes de signature chaque mois

Comparez d’abord DocuSign, signNow et Zoho Sign en fonction de leurs limites. DocuSign et Zoho Sign publient des plafonds par enveloppe ou par document, tandis que signNow s’appuie sur des formules par utilisateur avec des fonctionnalités par niveau.

Si vous créez des propositions et souhaitez y joindre des signatures

Regardez du côté de PandaDoc. La plateforme est conçue autour des workflows de proposition, pas seulement autour de l’étape de signature.

Si vos fichiers sont dans Dropbox et que c’est non négociable

Choisissez Dropbox Sign. C’est une façon simple de garder la signature proche du stockage.

Si votre objectif est de faire signer un PDF et de garder votre flux documentaire fluide, Smallpdf est l’option la plus simple pour commencer.

Vous pouvez signer votre PDF en ligne, puis gérer les étapes de nettoyage du PDF qui arrivent généralement juste après, sans passer d’un service à l’autre.

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