Cara Membuat PDF Dapat Dicari Secara Online dengan OCR

Membuat PDF dapat dicari berarti kamu bisa menekan Ctrl + F (di Windows) atau Cmd + F (di Mac), mengetik kata, lalu benar-benar menemukannya. Dalam praktiknya, ini sering berarti mengambil PDF hasil pindaian atau PDF yang hanya berisi gambar lalu menjalankannya melalui OCR agar dokumenmu punya lapisan teks yang sebenarnya.

Dengan Smallpdf, kamu bisa melakukannya di browser, di perangkat apa pun, tanpa perlu menginstal software.

Setelah ini berhasil, kamu bisa memutuskan apakah ingin tetap memakai alur kerja online yang sederhana atau mencoba opsi offline.

PDF yang dapat dicari memiliki dua lapisan: yang kamu lihat, dan lapisan teks tersembunyi di bawahnya. Lapisan teks inilah yang digunakan komputer, alat pencarian, dan pembaca layar.

PDF yang Dapat Dicari vs PDF yang Tidak Dapat Dicari

Kamu bisa memeriksa file kamu dalam beberapa detik:

• Coba pilih teks dengan mouse kamu. Jika seluruh halaman disorot sebagai satu blok, berarti halaman itu hanya berisi gambar.

• Tekan Ctrl atau Cmd + F dan cari kata yang jelas muncul dalam dokumen.

• Jika penampilmu tidak dapat menemukannya, berarti PDF tersebut belum dapat dicari.

PDF yang Dapat Dicari vs PDF yang Tidak Dapat Dicari:

• PDF yang dapat dicari memungkinkan kamu memilih, menyalin, dan mencari teks.

• PDF yang tidak dapat dicari berbasis gambar dan berperilaku seperti foto.

Sebagian besar kontrak, formulir, dan arsip hasil pindaian awalnya berupa PDF yang tidak dapat dicari sampai kamu menjalankan OCR.

Cara Kerja OCR secara Sederhana

OCR, atau Optical Character Recognition, melihat bentuk pada halaman pindaianmu dan mencocokkannya dengan huruf dan angka. Setelah itu, OCR:

• Mempertahankan tampilan halaman asli

• Menambahkan lapisan teks tak terlihat di belakangnya

• Memungkinkan kamu mencari, menyalin, dan menggunakan pembaca layar

Kamu tetap melihat PDF yang familier, tetapi sekarang komputer kamu memahami teks di dalamnya.

OCR Smallpdf bekerja bukan hanya untuk PDF. Kamu bisa mengunggah:

• File PDF

• Gambar JPG

• Gambar PNG

Untuk hasil terbaik:

• Gunakan hasil pindaian dengan 300 DPI atau lebih tinggi.

• Pastikan halaman lurus dan tidak terlalu buram.

Mesin OCR kami mendukung lebih dari 25 bahasa, termasuk:

• Bahasa Inggris, Spanyol, Prancis, Jerman, Italia, Portugis

• Bahasa Belanda dan bahasa Eropa utama lainnya

Memilih bahasa yang tepat meningkatkan akurasi, terutama untuk aksen dan karakter khusus.

Langkah 3: Konversi Teks dari Pindaian

1. Saat diminta, pilih “Convert text from scans” untuk mengaktifkan OCR.

2. Pilih bahasa dokumen kamu jika opsi itu muncul.

3. Mulai konversi dan tunggu sampai pemrosesan selesai.

Langkah 4: Unduh, Konversi Ulang, dan Uji

1. Unduh file Word dengan teks yang sudah dikenali.

2. Jika kamu menginginkan PDF yang dapat dicari, buka Word ke PDF dan konversikan kembali.

3. Buka PDF baru dan tekan Ctrl atau Cmd + F untuk mencari kata.

4. Jika kata tersebut disorot, PDF kamu sekarang dapat dicari.

Alur kerja ini membuat semuanya tetap sederhana: kamu menjadikan dokumen bisa diedit di Word, lalu mengonversinya kembali menjadi PDF yang rapi dan dapat dicari.

Kamu bisa menjalankan OCR secara online di browser atau secara offline dengan software desktop. Keduanya punya kelebihan.

OCR Online dengan Smallpdf

• Berfungsi di browser modern apa pun

• Tidak ada instalasi atau pembaruan yang perlu dikelola

• Tersedia di Windows, macOS, Linux, iOS, dan Android

• Bisa dicoba gratis dengan uji coba Pro 7 hari untuk akses penuh

Software OCR Desktop Offline

• Berfungsi tanpa koneksi internet

• Cocok untuk lingkungan dengan pembatasan ketat

• Sering dibeli sebagai lisensi sekali bayar atau sebagai bagian dari paket

Dalam praktiknya, OCR online ideal jika kamu:

• Ingin konversi cepat untuk sekali pakai

• Bekerja di berbagai perangkat

• Lebih suka tidak menginstal software tambahan

OCR offline bisa membantu jika kamu:

• Menangani file yang sangat sensitif dalam jaringan yang sepenuhnya tertutup

• Punya aturan internal yang ketat untuk tidak mengunggah dokumen apa pun

Kamu juga bisa menggabungkan keduanya: gunakan alat offline untuk arsip internal dan Smallpdf untuk pekerjaan sehari-hari serta kolaborasi.

Berikut gambaran sederhana tentang apa yang kamu dapatkan saat menggunakan Smallpdf untuk membuat PDF searchable dengan OCR online:

• Berfungsi di browser: Ya

• OCR untuk PDF hasil pindaian: Ya

• Jenis file yang didukung: PDF, JPG, PNG

• Bahasa yang didukung: 25+ bahasa utama

• Pemrosesan batch (Pro)

• Kompresi kuat (Pro)

• Penanganan file yang aman: TLS, ISO 27001, GDPR

• Integrasi: Google Drive, Dropbox

Kamu bisa mulai dengan paket gratis, lalu upgrade ke Pro jika kamu memerlukan OCR batch, batas yang lebih tinggi, atau pemrosesan yang lebih cepat.

Setelah OCR selesai, sebaiknya periksa beberapa hal sebelum kamu membagikan atau mengarsipkan file tersebut.

Periksa Apakah Pencarian Berfungsi

• Buka PDF di penampil yang biasa kamu gunakan.

• Tekan Ctrl + F (Windows) atau Cmd + F (Mac).

• Cari kata di tengah paragraf.

• Pastikan kata tersebut ditemukan dan disorot.

Jika kamu bisa memilih dan menyalin satu kalimat ke editor teks, lapisan teksmu sudah siap.

Mengunggah dokumen untuk OCR bisa menimbulkan pertanyaan keamanan, terutama untuk kontrak, file HR, atau catatan hukum. Kami membangun platform kami dengan praktik keamanan yang ketat, termasuk:

• Enkripsi TLS untuk semua transfer file

• Sertifikasi ISO 27001 untuk manajemen keamanan informasi kami

• Kepatuhan terhadap GDPR untuk perlindungan data

• Penghapusan otomatis file dari server kami setelah waktu singkat

• Tidak seorang pun dari pihak kami dapat membaca dokumenmu secara manual

Kamu juga bisa menambahkan kata sandi sebelum kamu membagikan dokumen yang dapat dicari kepada orang lain.

Bahkan dengan alat yang bagus, OCR bisa kesulitan dalam beberapa kasus. Berikut masalah umum dan cara mengatasinya.

1. Pindaian Berkualitas Rendah atau Buram

Masalah: Teks terlihat kabur, dan hasil OCR penuh kesalahan.

Solusi:

• Pindai ulang dokumenmu pada 300 DPI atau lebih tinggi.

• Pastikan halaman rata dan pencahayaannya merata.

• Hindari foto dokumen yang diambil dari sudut miring.

2. Bahasa atau Simbol yang Salah

Masalah: Karakter dengan aksen atau huruf khusus terbaca salah.

Solusi:

• Pilih bahasa dokumen yang benar saat kamu mengaktifkan OCR.

• Jika dokumen menggunakan campuran bahasa, pilih yang dominan terlebih dahulu.

3. Teks Tulisan Tangan Tidak Dikenali

Masalah: Catatan atau tanda tangan tidak muncul di lapisan teks.

Solusi:

• OCR bekerja paling baik pada teks cetak.

• Untuk bagian tulisan tangan yang penting, tambahkan komentar teks secara manual setelah OCR.

• Pertimbangkan untuk tetap menampilkan gambar asli sebagai konteks.

4. Tata Letak dan Kolom yang Kompleks

Masalah: Teks muncul dalam urutan yang salah, atau paragrafnya berantakan.

Solusi:

• Konversikan ke Word terlebih dahulu, lalu sesuaikan tata letaknya secara manual.

• Setelah kamu puas dengan strukturnya, konversikan kembali ke PDF.

5. Halaman yang Diputar atau Miring

Masalah: Hasil OCR rusak atau hilang pada halaman yang diputar.

Solusi:

• Gunakan Putar PDF fitur kami sebelum menjalankan OCR.

• Pastikan semua halaman tegak dan sejajar.

Mengubah PDF yang hanya berisi gambar menjadi dokumen yang dapat dicari menghemat waktu kamu setiap hari. Kamu tidak perlu lagi menggulir halaman demi halaman, bisa menemukan klausul penting dalam hitungan detik, dan membuat file kamu lebih mudah diakses oleh siapa pun yang membutuhkannya.

Buka konverter PDF ke Word kami, aktifkan pengenalan teks dari pindaian, lalu uji pada satu dokumen. Setelah kamu melihat seberapa cepat kamu bisa membuat PDF dapat dicari secara online, kamu bisa menerapkan proses yang sama ke alur kerja dokumen rutinmu.