5 Tipps zur effektiven Beantragung einer Unterschrift

Elektronische Unterschriften sind der Eckpfeiler von Verträgen in jeder Branche auf der Welt und daher für den ordnungsgemäßen Betrieb von Unternehmen, Bildungseinrichtungen und anderen Organisationen unerlässlich. Deshalb ist es wichtig, dass du alle erforderlichen Unterschriften rechtzeitig und für die richtigen Dokumente einholst. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, die dir dabei helfen, digitale und elektronische Unterschriften auf die bestmögliche Weise einzuholen.

Lass den Unterzeichner wissen, was er zu erwarten hat

 

In einer Welt voller E-Mail-Betrügereien (von nigerianischen Prinzen bis hin zu immer überzeugenderen PayPal-Passwortrücksetzungen) sind die Menschen vorsichtiger denn je, bevor sie eine E-Mail überhaupt öffnen, geschweige denn auf einen Link darin klicken. Wenn sie nicht damit rechnen, ist es unwahrscheinlich, dass sie ein Dokument, das du ihnen schickst, öffnen, geschweige denn unterschreiben. Stelle sicher, dass du die Unterzeichner darüber informierst, welches Dokument sie von dir erwarten können und warum sie es unterschreiben sollen. Du kannst sie vorher einfach per Videoanruf, E-Mail oder Slack-Nachricht informieren, dann läuft alles viel reibungsloser!

Sende die Unterschriftsanforderung rechtzeitig ab

 

Manchmal können wir nichts dafür, dass wir eine dringende Unterschriftsanforderung senden müssen. Das kommt vor! Aber wann immer du kannst, solltest du deine Unterschriftenanfragen frühzeitig abschicken. Lasse dir genug Zeit für zusätzliche Verwaltungsaufgaben, die du eventuell selbst erledigen musst. Das minimiert auch den Stress, und wer braucht das nicht?

Lege klare Erwartungen fest, wann du das Dokument unterschrieben haben musst

 

Es ist nicht schön, wenn du eine Unterschriftsanforderung erhältst und nicht weißt, wie viel Zeit du hast, um den Inhalt zu prüfen und das Dokument zu unterschreiben. Wenn möglich, solltest du ein klares Fälligkeitsdatum angeben, bevor du die Unterschriftenanforderung abschickst. So sind alle Beteiligten auf derselben Seite. Das eSign-Tool von Smallpdf verfügt über ein praktisches Nachrichtenfenster, in dem du deine eigene persönliche Notiz hinzufügen kannst. Nutze dies zu deinem Vorteil und notiere das Fälligkeitsdatum!

Biete klare Anweisungen mit der Unterschriftsanforderung

 

Dies ist eng mit der Angabe eines Fälligkeitsdatums bei einer Unterschriftenanfrage verbunden. Du kannst die gleiche Funktion im Smallpdf eSign Tool nutzen, um dem Unterzeichner Anweisungen zu geben, bevor er unterschreibt. Du könntest z. B. daran erinnern, bestimmte Abschnitte des Dokuments zu überprüfen, erklären, welche Absätze Unterzeichner eventuell mit ihren Initialen versehen müssen, oder sie darauf hinweisen, wo das Dokument noch Inhalte wie Namen oder Daten von ihrer Seite benötigt. Mit eSign kannst du den Unterzeichnern sogar zeigen, wo sie unterschreiben sollen, damit es keinen Raum für Fehler gibt.

Vergewissere dich, dass du das richtige Tool für elektronische Unterschriften hast

 

Wenn das Tool, das du benutzt, ineffektiv ist, wird dein Unterschriftserlebnis wahrscheinlich ähnlich ausfallen. Wenn du in das richtige Tool für elektronische Unterschriften investierst, wird die Unterzeichnung für alle Beteiligten viel besser sein. Achte darauf, dass das Tool, das du einsetzt, alle deine Anforderungen erfüllt, den geltenden Sicherheitsvorschriften entspricht und dich unterstützt, wenn du es am meisten brauchst.

Wenn du ein sicheres E-Signatur-Tool suchst, das sowohl für dich als auch für deine Unterzeichner einfach zu bedienen ist, bist du hier genau richtig. Probiere das eSign-Tool von Smallpdf aus und beginne sofort mit dem Unterschreiben.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna