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Einfache Schritte zur Schaffung eines papierlosen Unternehmens

von Jennifer Rees

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Indonesisch, Italienisch, Portugiesisch und Russisch lesen.

Was früher kostspielig und mühsam war, ist heute viel einfacher und spart langfristig Kosten. Hier sind unsere Ratschläge für das papierlose Büro.

Obwohl das papierlose Büro schon lange ein Ziel für Unternehmen ist, wurde es erst mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie zu einer Notwendigkeit. Wir haben eine praktische Liste zusammengestellt, die dir hilft, dein Unternehmen auf den Weg der digitalen Transformation zu bringen.

Entwickle eine papierlose Unternehmenskultur

Jeder Versuch, die Arbeitsweise eines Unternehmens zu verändern, beginnt von innen und von oben nach unten. Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsumgebung kann eine Herausforderung sein, aber mit sorgfältiger Planung und Umsetzung sowie den richtigen Werkzeugen ist sie machbar.

Richte ein Kompetenzteam ein

 

Je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, kann ein Kompetenzteam - oder eine Person - eine wirklich hilfreiche Ressource sein, um den Wandel zu unterstützen und Beratung und Schulung anzubieten. Die Umstellung auf das papierlose Büro erfordert die Digitalisierung und Automatisierung zahlreicher Unternehmensprozesse, was bedeutet, dass du die richtigen Leute brauchst, die mit gutem Beispiel vorangehen und die Mitarbeiter/innen in die neue Software und die neuen Prozesse einweisen.

Umstellung auf papierlose Rechnungen

 

Die Umstellung auf papierlose Rechnungen macht nicht nur die Geschäftsprozesse einfacher, sondern spart auch Kosten. Zu den konkreten Vorteilen der Digitalisierung von Rechnungen gehören:

  • Vermeidung von Säumniszuschlägen aufgrund verlegter, vergessener oder verlorener Rechnungen
  • Verbesserte Sicherheit (Papierrechnungen können Unternehmen anfällig für Diebstahl machen)
  • Kosteneinsparungen bei Porto und Post
  • Zeitersparnis beim Aufspüren von Rechnungen

Papierlose Meetings

 

Eine digitale Plattform zu nutzen, um Papier aus dem Besprechungsraum zu verbannen, mag auf den ersten Blick eine Herausforderung sein, aber digitale Besprechungsunterlagen haben viele Vorteile für alle:

  • Komplexe Tagesordnungen lassen sich in Minutenschnelle erstellen
  • Alle Teilnehmer bleiben über Änderungen der Tagesordnung informiert
  • Material in einer interaktiven Umgebung vorbereiten und aktualisieren
  • Alle Besprechungsinformationen im Voraus zu erhalten
  • Alle Besprechungsnotizen sind in digitaler Form leicht zugänglich

Umstellung auf papierlose Aufgaben und Memos

 

Die Umstellung auf papierlose Aufgabenlisten, Memos und Notizen ist einfach, vor allem, weil es eine Vielzahl cleverer Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt gibt. Die meisten dieser Programme bieten auch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit und Synchronisation mit Teamkollegen.

Mobile-First Arbeitsumgebung

 

Selbst in einem vollständig papierlosen Büro wird manchmal noch Papier verwendet. Das liegt meist an der Kommunikation mit externen Anbietern, Partnern und Kunden, die noch nicht papierlos arbeiten. Der einfachste Weg, der unnötigen Verwendung von Papier Einhalt zu gebieten, ist, den Mitarbeitern eine Möglichkeit zu bieten, Dokumente unterwegs zu digitalisieren. Die Smallpdf Mobile App ist ein besonders nützliches Tool zum Scannen, Bearbeiten, Speichern und Teilen von Dokumenten unterwegs.

Papierlose Unterschriften

 

Das Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden und Speichern von Verträgen ist vielleicht eine der zeitaufwändigsten Aufgaben im Geschäftsleben, aber auch die wichtigste. Der Unterschied im Zeitaufwand zwischen einer herkömmlichen und einer elektronischen Unterschrift beträgt fünf Tage bzw. 37 Minuten.

Das PDF unterschreiben-Tool von Smallpdf ist die Antwort auf den Bedarf an schnellen und einfachen elektronischen und digitalen Unterschriften, die den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Das Tool enthält auch eine Bearbeitungsfunktion, mit der du vor dem Unterschreiben Daten und Text hinzufügen kannst. Außerdem können Nutzer bis zu 100 Unterschriften von Dritten anfordern und den Unterschriftsprozess innerhalb der Software verfolgen. Du solltest dich über die rechtlichen Bestimmungen für elektronische Unterschriften in deinem Land informieren.

In PDF-Software investieren

 

Auch wenn ein Unternehmen vollständig digitalisiert ist, ist es wichtig zu wissen, wie man verschiedene Dateitypen bearbeitet, konvertiert und verwaltet, um das neue papierlose Ökosystem zu erhalten. Noch wichtiger ist es, dafür zu sorgen, dass jeder im Unternehmen die neue PDF-Software leicht verstehen und nutzen kann. Auch wenn PDF-Software früher teuer war, gibt es heute agile und benutzerfreundliche Optionen wie Smallpdf, die sowohl erschwinglich sind als auch wenig oder gar keine Schulung erfordern, um sie zu benutzen.

Bist du bereit, deine Dokumente ohne Tinte und Papier zu unterschreiben?

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

Jennifer Rees
Jennifer Rees
UX Autorin