Comment insérer un PDF dans Excel

Même si vous vous y connaissez déjà un peu en PDF et en documents Excel, vous vous demandez peut-être comment importer un PDF dans un fichier Excel. Même si cela peut sembler compliqué, ce n'est pas forcément le cas.

Il existe trois façons simples d'insérer un PDF dans Excel : 

1. Joindre le PDF comme objet dans votre feuille

2. Créer un lien cliquable pour réduire la taille du fichier

3. Convertir le PDF en données Excel modifiables avec Smallpdf

Chaque méthode suit des étapes claires, et nous allons vous expliquer quand utiliser laquelle, comment résoudre les problèmes courants comme les options de menu grisées, et quoi faire si votre PDF est numérisé ou contient des tableaux.

Si vous voulez plutôt des données modifiables, convertissez le PDF en Excel avec Smallpdf et collez le résultat dans votre classeur.

Lorsque vous ajoutez un PDF dans Excel, vous avez le choix entre l'insérer comme objet visuel ou transformer son contenu en vraies cellules modifiables. Le comportement est très différent une fois le fichier dans votre feuille.

Voici quelques points à garder à l'esprit pour chaque méthode.

Insérer un PDF comme objet ou image

• Le PDF est conservé comme fichier dans votre feuille de calcul.

• Il s'affiche sous forme d'icône ou d'aperçu statique.

• Vous ne pouvez pas modifier le texte ni les tableaux dans Excel.

• Un double-clic ouvre le PDF complet dans votre lecteur.

Idéal pour : Rapports, factures, contrats, fichiers de référence ou tout document que vous avez seulement besoin de consulter

Importer un PDF comme données modifiables

• Cette méthode convertit le contenu du PDF en véritables cellules Excel.

• Les tableaux deviennent des lignes et des colonnes que vous pouvez trier, filtrer et utiliser dans vos calculs.

• Le texte devient modifiable dans Excel.

• Fonctionne mieux si vous utilisez l'outil PDF vers Excel de Smallpdf (surtout pour les PDF numérisés avec OCR).

Idéal pour : Données financières, tableaux, formulaires structurés, relevés numérisés ou tout contenu sur lequel vous devez travailler

Que choisir ?

• Choisissez Insérer si vous avez seulement besoin que le PDF soit visible ou joint dans la feuille.

• Choisissez Importer/Convertir si vous avez besoin que les chiffres, le texte ou les tableaux soient modifiables.

La façon la plus fiable d'intégrer un PDF dans Excel consiste à utiliser la fonction Objet. Cette méthode fonctionne avec toutes les versions d'Excel et crée un objet intégré qui devient partie intégrante de votre feuille de calcul. Voici comment joindre un PDF dans Excel :

1. Ouvrez votre fichier Excel et cliquez sur la cellule où vous souhaitez placer le PDF.

2. Accédez à l'onglet « Insertion » dans le ruban.

3. Dans le groupe « Texte », cliquez sur « Objet ».

4. Dans la boîte de dialogue « Objet », sélectionnez l'onglet « Créer à partir du fichier ».

5. Cliquez sur « Parcourir » et accédez à votre fichier PDF, puis sélectionnez-le.

6. Choisissez d'« Afficher sous forme d'icône » (pour afficher une icône PDF) ou laissez la case décochée (pour afficher un aperçu de la première page).

7. Cochez « Lier au fichier » si vous voulez que le PDF intégré se mette à jour quand l'original change.

8. Cliquez sur « OK » pour insérer votre PDF.

Le PDF apparaît maintenant comme objet intégré dans votre feuille Excel. Double-cliquez dessus à tout moment pour ouvrir le PDF complet dans votre lecteur par défaut.

Une fois le PDF inséré, vous aurez sans doute envie de contrôler son apparence et son comportement dans votre feuille de calcul. Cliquez avec le bouton droit sur l'objet PDF intégré pour accéder à ces options de mise en forme.

• Redimensionner l'objet : Faites glisser les poignées d'angle pour agrandir ou réduire l'icône PDF ou l'aperçu.

• Formater l'objet : Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Formater l'objet » pour accéder aux paramètres avancés comme les bordures, les couleurs et le positionnement.

• Paramètres des propriétés : Choisissez « Déplacer et dimensionner avec les cellules » pour que le PDF bouge lorsque vous insérez ou supprimez des lignes ou des colonnes.

• Changer l'icône : Si vous avez sélectionné « Afficher sous forme d'icône », vous pouvez personnaliser l'icône affichée et ajouter un texte de légende.

• Verrouiller la position : Protégez la feuille pour éviter tout déplacement ou redimensionnement accidentel de votre objet PDF.

Ces options de mise en forme vous aident à créer une feuille de calcul à l'aspect professionnel, dans laquelle votre PDF s'intègre facilement à vos données.

Si vous voulez faire référence à un PDF sans alourdir votre fichier Excel, le mieux est de créer un lien. Cela crée un lien hypertexte cliquable qui ouvre le PDF dans votre lecteur par défaut :

1. Sélectionnez la cellule où vous voulez que le lien vers le PDF apparaisse.

2. Cliquez avec le bouton droit et choisissez « Lien » (ou allez dans « Insertion », puis « Lien »).

3. Cliquez sur « Parcourir pour sélectionner un fichier » et accédez à votre PDF.

4. Sélectionnez votre fichier PDF et cliquez sur « OK ».

5. Personnalisez le texte affiché si nécessaire (par exemple « Voir le rapport » au lieu du nom du fichier).

6. Cliquez sur « OK » pour créer le lien.

Avantages des liens : Votre fichier Excel reste plus léger, et le lien ouvre toujours la version la plus récente de votre PDF. Pensez simplement au fait que les autres utilisateurs devront avoir accès à l'emplacement du fichier PDF pour pouvoir l'ouvrir.

Quand vous avez besoin des données réelles d'un PDF plutôt que de simplement le joindre, la conversion est la meilleure solution. Cette approche transforme les tableaux et le texte du PDF en cellules Excel modifiables que vous pouvez modifier, trier et utiliser dans vos calculs.

Ajouter le contenu de PDF dans des fichiers Excel avec Smallpdf est tout aussi simple que la fonction d'Excel pour insérer un PDF sous forme d'image, voire plus simple. Une fois que vous savez comment ajouter un PDF dans Excel, vous pouvez le faire en trois étapes simples :

1. Accédez à l'outil Smallpdf PDF vers Excel .

2. Glissez-déposez votre PDF pour le convertir en Excel.

3. Téléchargez votre fichier, importez-le dans Google Drive ou Dropbox, ou partagez-le par e-mail.

Smallpdf facilite le travail sur les PDF, y compris la conversion vers et depuis ce format de fichier universel. En plus, nous proposons une technologie OCR de pointe pour convertir les PDF en fichiers Excel modifiables. Vous pouvez ainsi utiliser ce fichier Excel converti et fusionner son contenu avec un autre pour les gérer et les modifier plus facilement.

Idéal pour :

• Rapports financiers avec tableaux et chiffres

• Données qui nécessitent un tri ou des calculs

• Documents numérisés (grâce à notre technologie OCR)

• Quand vous avez besoin de contenu modifiable plutôt que d'un simple affichage

Excel propose quelques méthodes supplémentaires pour importer du contenu PDF, selon vos besoins :

Méthode Power Query (Données > Obtenir des données)

La fonctionnalité Power Query intégrée à Excel peut extraire des tableaux directement depuis des PDF :

1. Allez dans l'onglet « Données » et cliquez sur « Obtenir des données ».

2. Sélectionnez « À partir du fichier », puis « À partir d'un PDF ».

3. Parcourez vos fichiers et sélectionnez votre PDF, puis cliquez sur « Importer ».

4. Dans la fenêtre Navigateur, choisissez le tableau que vous voulez et cliquez sur « Charger ».

Convertir d'abord en image

Si la méthode Objet ne fonctionne pas, essayez d'abord de convertir votre PDF en JPG, puis utilisez « Insertion », puis « Images ». Cela vous donne plus de contrôle sur le placement et la mise en forme de l'image, mais vous perdrez la possibilité d'ouvrir le PDF d'origine.

L'objet inséré ne se met pas à jour lorsque le fichier change

L'intégration place une copie fixe du PDF dans votre classeur. Si vous voulez que le PDF se mette à jour automatiquement, choisissez « Lier au fichier » lors de l'insertion. Toute personne qui ouvre le classeur devra avoir accès à l'emplacement du fichier lié.

Excel détecte le mauvais tableau ou manque des données

Power Query peut détecter plusieurs tableaux sur une seule page. Ouvrez l'onglet « Données », sélectionnez « Obtenir des données », choisissez « À partir du fichier », puis « À partir d'un PDF ». Dans la fenêtre Navigateur, choisissez un autre tableau. Pour les PDF numérisés ou complexes, convertissez d'abord le fichier avec Smallpdf pour obtenir un résultat Excel plus propre.

Les données importées apparaissent brouillées ou mal alignées

Les colonnes irrégulières viennent souvent de PDF avec une mise en page complexe. Convertissez le fichier avec l'outil PDF vers Excel de Smallpdf en utilisant l'OCR afin d'obtenir des lignes plus cohérentes et de réduire le travail de nettoyage.

Le PDF s'importe sous forme d'image au lieu de texte modifiable

Excel ne peut pas extraire de texte à partir de PDF numérisés ou de PDF qui ne contiennent que des images. Convertissez le fichier avec Smallpdf, puis collez les données nettoyées dans votre classeur.

Les données importées se chargent sur la mauvaise feuille

Power Query peut placer les données importées sur une nouvelle feuille. Après le chargement, déplacez le tableau vers la feuille de votre choix ou copiez-collez-le à l'endroit voulu.

Les liens PDF cessent de fonctionner lors du partage du classeur

Les PDF liés dépendent du chemin d'accès du fichier d'origine. Avant de partager votre classeur, choisissez plutôt d'intégrer le PDF ou stockez le fichier dans un emplacement partagé comme OneDrive ou Google Drive, puis créez un lien vers cet emplacement.

Nous proposons une suite de plus de 30 outils PDF gratuits et utiles qui s'intègrent parfaitement à votre flux de travail Excel :

• Excel vers PDF - Reconvertissez des fichiers Excel au format PDF.

• Fusionner PDF - Regroupez plusieurs PDF avant de les insérer.

• Compresser PDF - Réduisez la taille du fichier avant de l'intégrer dans Excel.

• Protéger PDF - Sécurisez les PDF avec un chiffrement par mot de passe.

Nous espérons que vous savez maintenant comment insérer un PDF dans Excel efficacement. Pendant que vous êtes là, consultez aussi nos autres articles de blog sur la façon d'insérer des PDF dans Word et PPT ! Et si vous avez encore besoin d'aide, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail. Nous sommes là pour vous simplifier les PDF.