Cách chèn PDF vào Excel

Ngay cả khi bạn đã biết đôi chút về tài liệu PDF và Excel, có thể bạn vẫn đang thắc mắc cách chèn file PDF vào Excel. Dù nghe có vẻ khó, nhưng thực ra không nhất thiết phải như vậy.

Có ba cách đơn giản để chèn file PDF vào Excel: 

1. Đính kèm PDF dưới dạng đối tượng trong trang tính của bạn

2. Tạo liên kết có thể nhấp để giữ kích thước tệp nhỏ

3. Chuyển đổi PDF thành dữ liệu Excel có thể chỉnh sửa bằng Smallpdf

Mỗi phương pháp đều có các bước rõ ràng, và chúng tôi sẽ giải thích khi nào nên dùng cách nào, cách khắc phục các vấn đề phổ biến như mục menu bị mờ, và phải làm gì nếu PDF của bạn là bản quét hoặc có chứa bảng.

Nếu bạn muốn dữ liệu có thể chỉnh sửa, hãy chuyển đổi PDF sang Excel bằng Smallpdf và dán kết quả vào sổ làm việc của bạn.

Khi bạn đưa PDF vào Excel, bạn sẽ chọn giữa việc đặt tệp dưới dạng đối tượng trực quan hoặc chuyển nội dung của tệp thành các ô Excel thực sự có thể chỉnh sửa. Hai cách này sẽ hoạt động rất khác nhau khi đã nằm trong trang tính của bạn.

Dưới đây là một vài điều cần lưu ý với từng phương pháp.

Chèn PDF dưới dạng đối tượng hoặc hình ảnh

• Cách này giữ PDF dưới dạng một tệp bên trong trang tính của bạn.

• Tệp sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng hoặc bản xem trước tĩnh.

• Bạn không thể chỉnh sửa văn bản hoặc bảng bên trong Excel.

• Nhấp đúp sẽ mở toàn bộ PDF trong trình xem của bạn.

Phù hợp nhất cho: Báo cáo, hóa đơn, hợp đồng, tệp tham khảo hoặc bất kỳ tài liệu nào bạn chỉ cần xem

Nhập PDF dưới dạng dữ liệu có thể chỉnh sửa

• Cách này chuyển nội dung PDF thành các ô Excel thực tế.

• Các bảng sẽ trở thành hàng và cột để bạn có thể sắp xếp, lọc và tính toán.

• Văn bản sẽ có thể chỉnh sửa trong Excel.

• Cách này hoạt động tốt nhất khi bạn dùng công cụ PDF sang Excel của Smallpdf (đặc biệt với PDF được quét có OCR).

Phù hợp nhất cho: Dữ liệu tài chính, bảng biểu, biểu mẫu có cấu trúc, sao kê được quét hoặc bất kỳ nội dung nào bạn cần làm việc cùng

Bạn nên chọn cách nào?

• Chọn Chèn nếu bạn chỉ cần PDF hiển thị hoặc được đính kèm trong trang tính.

• Chọn Nhập/Chuyển đổi nếu bạn cần số liệu, văn bản hoặc bảng có thể chỉnh sửa.

Cách đáng tin cậy nhất để nhúng PDF vào Excel là dùng tính năng Chèn đối tượng. Phương pháp này hoạt động trên mọi phiên bản Excel và tạo ra một đối tượng nhúng trở thành một phần của bảng tính. Dưới đây là cách đính kèm file PDF trong Excel:

1. Mở tệp Excel của bạn và nhấp vào ô nơi bạn muốn đặt PDF.

2. Chuyển đến tab “Chèn” trên thanh công cụ.

3. Trong nhóm “Text”, nhấp vào “Object.”

4. Trong hộp thoại “Object”, chọn tab “Create from File”.

5. Nhấp vào “Browse” và tìm đến tệp PDF của bạn, sau đó chọn tệp đó.

6. Chọn xem có “Hiển thị dưới dạng biểu tượng” (hiển thị biểu tượng PDF) hay để trống (hiển thị bản xem trước của trang đầu tiên).

7. Chọn “Link to file” nếu bạn muốn PDF nhúng được cập nhật khi tệp gốc thay đổi.

8. Nhấp vào “OK” để chèn PDF của bạn.

PDF giờ đây sẽ xuất hiện dưới dạng đối tượng nhúng trong trang tính Excel của bạn. Hãy nhấp đúp vào đó bất cứ lúc nào để mở toàn bộ PDF trong trình xem mặc định.

Sau khi chèn PDF, bạn sẽ muốn kiểm soát cách tệp hiển thị và hoạt động trong bảng tính. Nhấp chuột phải vào đối tượng PDF nhúng để truy cập các tùy chọn định dạng này.

• Thay đổi kích thước đối tượng: Kéo các tay nắm ở góc để phóng to hoặc thu nhỏ biểu tượng hay bản xem trước PDF của bạn.

• Định dạng đối tượng: Nhấp chuột phải và chọn “Format Object” để truy cập các cài đặt nâng cao như đường viền, màu sắc và vị trí.

• Cài đặt thuộc tính: Chọn “Move and size with cells” để PDF di chuyển khi bạn chèn hoặc xóa hàng/cột.

• Thay đổi biểu tượng: Nếu bạn đã chọn “Hiển thị dưới dạng biểu tượng”, bạn có thể tùy chỉnh biểu tượng sẽ hiển thị và thêm văn bản chú thích.

• Khóa vị trí: Bảo vệ trang tính để tránh vô tình di chuyển hoặc thay đổi kích thước đối tượng PDF của bạn.

Những tùy chọn định dạng này giúp bạn tạo một bảng tính trông chuyên nghiệp hơn, trong đó PDF hòa vào dữ liệu một cách liền mạch.

Nếu bạn muốn tham chiếu tới một PDF mà không làm tệp Excel của mình nặng hơn, dùng liên kết là cách phù hợp. Cách này tạo ra một siêu liên kết có thể nhấp để mở PDF trong trình xem mặc định của bạn:

1. Chọn ô nơi bạn muốn liên kết PDF xuất hiện.

2. Nhấp chuột phải và chọn “Link” (hoặc vào “Insert”, rồi chọn “Link”).

3. Nhấp vào “Browse for File” và tìm đến PDF của bạn.

4. Chọn tệp PDF của bạn và nhấp vào “OK.”

5. Tùy chỉnh văn bản hiển thị nếu cần (ví dụ: “Xem báo cáo” thay cho tên tệp).

6. Nhấp vào “OK” để tạo liên kết.

Lợi ích của việc liên kết: Tệp Excel của bạn sẽ nhẹ hơn, và liên kết luôn mở phiên bản PDF mới nhất. Chỉ cần nhớ rằng người khác sẽ cần quyền truy cập vào vị trí lưu PDF để mở tệp.

Khi bạn cần dữ liệu thực tế từ một PDF thay vì chỉ đính kèm tệp, chuyển đổi là lựa chọn tốt nhất. Cách này biến bảng và văn bản trong PDF thành các ô Excel có thể chỉnh sửa để bạn có thể sửa, sắp xếp và tính toán.

Việc thêm nội dung PDF vào tệp Excel bằng Smallpdf cũng dễ như cách chèn PDF vào Excel dưới dạng hình ảnh trong Excel — thậm chí còn dễ hơn. Khi hiểu cách đưa PDF vào Excel, bạn có thể hoàn thành việc này chỉ trong ba bước đơn giản:

1. Truy cập công cụ Smallpdf PDF sang Excel .

2. Kéo và thả PDF của bạn để chuyển đổi sang Excel.

3. Tải xuống tệp của bạn, tải lên Google Drive hoặc Dropbox, hoặc chia sẻ qua email.

Smallpdf giúp việc làm việc với PDF trở nên dễ dàng hơn, bao gồm chuyển đổi định dạng tệp sang và từ định dạng phổ biến này. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp công nghệ OCR hàng đầu để chuyển đổi PDF thành các tệp Excel có thể chỉnh sửa. Nhờ đó, bạn có thể dùng tệp Excel đã chuyển đổi này và chỉ cần hợp nhất nội dung của nó với tệp khác để quản lý và chỉnh sửa dễ dàng.

Phù hợp nhất cho:

• Báo cáo tài chính có bảng và số liệu

• Dữ liệu cần sắp xếp hoặc tính toán

• Tài liệu được quét (nhờ công nghệ OCR của chúng tôi)

• Khi bạn cần nội dung có thể chỉnh sửa thay vì chỉ xem

Excel cung cấp thêm một vài phương pháp để nhập nội dung PDF, tùy theo nhu cầu cụ thể của bạn:

Phương pháp Power Query (Dữ liệu > Lấy dữ liệu)

Power Query tích hợp sẵn trong Excel có thể trích xuất bảng trực tiếp từ PDF:

1. Chuyển đến tab “Dữ liệu” và nhấp vào “Lấy dữ liệu.”

2. Chọn “Từ tệp”, sau đó chọn “Từ PDF”.

3. Duyệt và chọn PDF của bạn, rồi nhấp vào “Import.”

4. Trong cửa sổ Navigator, chọn bảng bạn muốn và nhấp vào “Load.”

Chuyển đổi sang hình ảnh trước

Nếu phương pháp Object không hoạt động, hãy thử chuyển PDF sang JPG trước, rồi dùng “Insert” và “Pictures”. Cách này cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn với vị trí và định dạng hình ảnh, dù bạn sẽ không thể mở PDF gốc nữa.

Chèn đối tượng không cập nhật khi tệp thay đổi

Việc nhúng sẽ đặt một bản sao cố định của PDF bên trong sổ làm việc của bạn. Nếu bạn muốn PDF tự động cập nhật, hãy chọn “Link to file” khi chèn. Bất kỳ ai mở sổ làm việc cũng sẽ cần quyền truy cập vào vị trí của tệp được liên kết.

Excel phát hiện sai bảng hoặc bỏ sót dữ liệu

Power Query có thể phát hiện nhiều bảng trên cùng một trang. Mở tab “Dữ liệu”, chọn “Lấy dữ liệu”, chọn “Từ tệp”, rồi chọn “Từ PDF”. Trong cửa sổ Navigator, hãy chọn một bảng khác. Với các PDF được quét hoặc phức tạp, hãy chuyển đổi tệp bằng Smallpdf trước để có kết quả Excel sạch hơn.

Dữ liệu nhập vào bị xáo trộn hoặc lệch vị trí

Các cột không đều thường bắt nguồn từ PDF có định dạng phức tạp. Hãy chuyển đổi tệp bằng công cụ PDF sang Excel của Smallpdf với OCR để tạo các hàng nhất quán hơn và giảm công dọn dẹp.

PDF được nhập dưới dạng hình ảnh thay vì văn bản có thể chỉnh sửa

Excel không thể trích xuất văn bản từ các PDF được quét hoặc chỉ chứa hình ảnh. Hãy chuyển đổi tệp bằng Smallpdf, rồi dán dữ liệu đã được làm sạch vào sổ làm việc của bạn.

Dữ liệu nhập vào được tải vào sai trang tính

Power Query có thể đưa dữ liệu đã nhập vào một trang tính mới. Sau khi tải xong, hãy chuyển bảng sang trang tính bạn muốn hoặc sao chép và dán vào nơi bạn cần.

Liên kết PDF ngừng hoạt động khi chia sẻ sổ làm việc

Các PDF được liên kết phụ thuộc vào đường dẫn tệp gốc. Trước khi chia sẻ sổ làm việc, hãy chuyển sang nhúng PDF hoặc lưu tệp ở vị trí dùng chung như OneDrive hoặc Google Drive rồi liên kết tới vị trí dùng chung đó.

Chúng tôi có bộ hơn 30 công cụ PDF miễn phí và hữu ích, hoạt động hoàn hảo với quy trình làm việc Excel của bạn:

• Excel sang PDF - Chuyển đổi tệp Excel trở lại định dạng PDF.

• Gộp PDF - Kết hợp nhiều PDF trước khi chèn chúng.

• Nén PDF - Giảm kích thước tệp trước khi nhúng vào Excel.

• Bảo vệ PDF - Bảo mật PDF bằng mã hóa mật khẩu.

Chúng tôi hy vọng giờ đây bạn đã biết cách chèn file PDF vào file Excel một cách hiệu quả. Trong lúc ở đây, hãy xem thêm các bài viết blog khác về cách chèn PDF vào Word và PPT nữa! Và nếu bạn vẫn cần trợ giúp, hãy gửi email cho chúng tôi. Chúng tôi ở đây để giúp việc dùng PDF trở nên dễ dàng hơn.