Công cụ chuyển Word sang Excel miễn phí

Chỉ cần vậy là xong. Mọi bảng trong tài liệu của bạn giờ đều có thể chỉnh sửa, sắp xếp và sẵn sàng để sử dụng. Rất phù hợp nếu bạn cần trích xuất bảng từ Word để phân tích hoặc báo cáo.

Để chuyển Word sang Excel, bạn có thể dùng một công cụ chuyển đổi trực tuyến như Smallpdf (một công cụ chuyển đổi tài liệu trực tuyến miễn phí), sao chép và dán bảng trực tiếp hoặc lưu tài liệu dưới dạng văn bản thuần túy rồi nhập qua tab Dữ liệu của Excel. 

Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất mà bạn sẽ muốn chuyển tệp DOCX sang bảng tính Excel:

• Ai đó gửi cho bạn một báo cáo hoặc ghi chú học tập dưới dạng DOCX qua email, nhưng bạn cần trích xuất dữ liệu từ Word để có thể sắp xếp, lọc hoặc tính tổng các con số trong Excel.

• Bạn đã tạo một hóa đơn đơn giản trong Word nhưng giờ cần theo dõi nó trong bảng tính.

• Bạn đã ghi nhanh một bảng trong Word rồi sau đó mới nhận ra lẽ ra nên dùng Excel ngay từ đầu.

• Bạn cần phân tích dữ liệu hiện đang mắc kẹt trong định dạng tài liệu Word. 

Khả năng linh hoạt chuyển đổi định dạng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Với Smallpdf, việc này chỉ mất vài giây.

Nếu bạn thích làm việc trực tiếp trong Microsoft Office, có một vài cách thủ công mà bạn có thể thử. Những cách này hiệu quả nhất khi tài liệu Word của bạn có bảng được cấu trúc rõ ràng.

Đây là cách nhanh nhất nếu bạn đang xử lý một bảng đơn giản:

1. Mở tài liệu Word của bạn và chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp vào bộ chọn bảng (mũi tên bốn chiều) ở góc trên bên trái.

2. Sao chép bảng bằng Ctrl+C (hoặc Cmd+C trên Mac).

3. Mở Excel và nhấp vào ô A1 (hoặc vị trí bất kỳ mà bạn muốn bảng bắt đầu).

4. Dán bằng Ctrl+V (hoặc Cmd+V trên Mac).

5. Dùng nút Tùy chọn dán xuất hiện để chọn “Giữ định dạng nguồn” hoặc “Khớp định dạng đích.”

Cách này rất hiệu quả với các bảng cơ bản, dù sau đó bạn có thể cần chỉnh lại độ rộng cột và định dạng.

Với các tài liệu phức tạp hơn hoặc khi thao tác sao chép-dán không hoạt động tốt:

1. Mở tài liệu Word của bạn và vào “Tệp > Lưu dưới dạng”

2. Đổi menu thả xuống “Lưu dưới dạng” thành “Văn bản thuần túy (.txt).”

3. Lưu tệp vào màn hình nền hoặc vị trí bạn muốn.

4. Mở Excel và chuyển đến tab Dữ liệu trên thanh công cụ.

5. Nhấp vào “Từ Văn bản/CSV” hoặc “Từ Văn bản (Cũ)” (hoặc “Lấy Dữ liệu > Từ Tệp > Từ Văn bản/CSV” trong các phiên bản mới hơn).

6. Chọn tệp văn bản bạn đã lưu rồi nhấp vào “Nhập.”

7. Dùng Trình hướng dẫn nhập văn bản của Excel để xác định cách dữ liệu được phân tách thành các cột (tab, dấu phẩy, khoảng trắng).

8. Xem trước kết quả và nhấp vào “Tải” để nhập dữ liệu. 

Cách này cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách dữ liệu được cấu trúc, đặc biệt hữu ích với các tài liệu có định dạng không nhất quán.

Dù Word và Excel đều thuộc bộ công cụ Microsoft, nhưng chúng không thực sự “ăn ý” khi nói đến dữ liệu bảng. Word hoạt động theo mô hình tài liệu—được thiết kế cho dòng văn bản, đoạn văn và bố cục trực quan. Excel thì dùng mô hình dữ liệu xoay quanh ô, hàng và cột với các mối quan hệ cụ thể.

Word không được tạo ra để cấu trúc hàng và cột theo cách Excel làm, và Excel cũng không biết cách diễn giải ngữ nghĩa bảng được lưu trong tài liệu Word.

Smallpdf đóng vai trò như một bộ chuyển đổi trung gian.

Trước tiên, chúng tôi chuyển tài liệu Word của bạn thành PDF để ghi lại bố cục bảng rõ ràng hơn. Sau đó, chúng tôi dùng OCR (nhận dạng ký tự quang học) để quét và phân tích cấu trúc bảng, rồi chuyển nó thành các ô Excel thực sự. Công cụ OCR của chúng tôi được huấn luyện chuyên biệt để nhận diện đường viền bảng, ranh giới ô và mối quan hệ dữ liệu. Rất đơn giản, bạn sẽ có một bảng tính có thể sử dụng mà gần như không cần làm gì thêm.

Để giúp công cụ OCR của chúng tôi mang lại kết quả sạch nhất có thể:

• Hãy dùng phông chữ không chân như Arial hoặc Calibri để nhận diện ký tự rõ hơn.

• Đảm bảo bảng của bạn có đường viền hiển thị rõ và cỡ chữ ít nhất là 11 pt.

• Tránh dùng màu nền hoặc chữ màu xám nhạt vì chúng có thể làm giảm độ chính xác.

• Nếu tài liệu của bạn có nhiều bảng, mỗi bảng thường sẽ được thêm vào một trang tính riêng trong cùng một tệp Excel.

Ngay cả khi tệp nguồn rất tốt, bạn vẫn nên kiểm tra lại bảng tính sau khi chuyển đổi để đảm bảo mọi thứ đều hiển thị đúng như mong muốn.

Khi dữ liệu bảng trong Word đã ở định dạng Excel, bạn sẽ có thêm rất nhiều khả năng quản lý dữ liệu mà Word đơn giản là không có:

• Công thức và phép tính: Thêm các hàm SUM, AVERAGE và các hàm khác để tự động phân tích dữ liệu.

• Sắp xếp và lọc: Sắp xếp dữ liệu theo bất kỳ cột nào, lọc theo tiêu chí cụ thể hoặc tạo chế độ xem tùy chỉnh.

• Dung lượng dữ liệu không giới hạn: Excel có thể xử lý các tập dữ liệu lớn hơn nhiều so với bảng trong Word.

• Bảng tổng hợp và biểu đồ: Tạo bản tóm tắt và báo cáo trực quan từ dữ liệu đã chuyển đổi của bạn.

Những tính năng này khiến Excel trở thành lựa chọn tự nhiên khi bạn cần làm nhiều hơn là chỉ hiển thị dữ liệu cơ bản.

Nếu bạn đang xử lý các tệp nhạy cảm (như báo cáo công việc, dữ liệu tài chính hoặc bất cứ thứ gì bạn không muốn rơi vào tay người khác), Smallpdf là một lựa chọn an toàn. Tất cả tệp đều được mã hóa trong quá trình tải lên và tải xuống, và chúng tôi xóa mọi thứ khỏi máy chủ sau 1 giờ kể từ khi bạn hoàn tất.

Chúng tôi cũng tuân thủ GDPR, nghĩa là quyền riêng tư của bạn được bảo vệ trong suốt quá trình. Muốn xem đầy đủ thông tin? Bạn sẽ tìm thấy mọi chi tiết tại Trung tâm Tin cậy của chúng tôi.

Smallpdf hoàn toàn miễn phí cho tối đa hai lần chuyển đổi mỗi ngày, rất phù hợp nếu bạn chỉ thỉnh thoảng mới cần dùng. Nhưng nếu bạn làm việc với nhiều tài liệu hoặc thường xuyên thực hiện việc này, việc nâng cấp lên Pro sẽ mở khóa thêm một vài quyền lợi hữu ích.

Bạn sẽ có thể chuyển đổi hàng loạt tệp cùng lúc và lưu trữ chúng an toàn trong không gian đám mây Smallpdf của mình. Với Pro, bạn có thể truy cập trọn bộ công cụ của chúng tôi, như PDF sang Excel, Nén PDF, và Chỉnh sửa PDF, mà không có giới hạn hay thời gian chờ. 

Bắt đầu dùng thử miễn phí để truy cập tất cả công cụ của Smallpdf.